ساماندهي الكترونيكي اسناد آرشيوي

Monday, December 31, 2018 Posted by admin under General  ARCHIVE 

1.امور مقدماتي و ايجاد ساختار آرشيو الكترونيكي:

همانند ايجاد آرشيو فيزيكي بايد تمامي مدارك و مستندات كاغذي ابتدا به صورت الكترونيكي در آمده و سپس در آرشيو ويژه خود ذخيره سازي و نگهداري شوند. بديهي است تجزيه و تحليل اسناد و طراحي ساختار الكترونيكي، اولين گام در پياده سازي آرشيو الكترونيكي بوده و طراحي مناسب آن تأثير به سزائي در كارآيي و بهره برداري از آرشيو الكترونيكي خواهد داشت.
آنچه مسلم است در ساماندهي اسناد الكترونيكي، بايد مباني مديريت نگهداري اسناد، در كنار سامانه هاي مديريت اسناد در نظر گرفته شود. شناسايي اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداري و کيفيت اسناد، انتخاب تجهيزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعيين سطوح دسترسي، تعيين فيلدهاي جستجو، حداقل نيازمندي هاي نرم افزار مديريت اسناد نخستين مرحله ساماندهي الكترونيكي اسناد است. با توجه به تجربيات كشورهاي پيشرو در زمين? استفاده از فنّاوري اطلاعات در ساختارهاي سازماني، امكانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوري آ نها در ايجاد خدمات الكترونيكي، ضرورت برنامه ريزي عملياتي تبديل ساختار سنتي نگهداري اطلاعات به سامانه هاي پيشرفته بايگاني الكترونيكي احساس مي شود.
تعيين كليه كليدواژه هاي دسترسي به اسناد؛
تعيين فضاي ذخيره سازي الكترونيكي و نحو? دسترسي كاربران به فضاي آرشيو الكترونيكي؛
چگونگي فهرست بندي يا طبقه بندي موضوعي اسناد؛
تعيين روش حفاظت از اسناد.

2. آماده سازي و پاکسازي اسناد:

آماده سازي و پاك سازي اسناد شامل بازکردن تا خوردگي اسناد، ترميم پارگي، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است كه انجام اين مراحل باعث تسريع امر اسکن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده سازي بايگاني الكترونيكي به ترتيب چيدمان زونكن ها و   فقط در مورد اسنادي انجام مي شود كه مقرر است عمليات اسکن بلافاصله روي آن صورت گيرد.

3. اسکن اسناد (تصويربرداري):

اسکن اسناد شامل تصويربرداري مطلوب از تمامي برگه هاي پرونده ها و نقشه ها با تجهيزات مناسب و كارا است. انتخاب اين تجهيزات جهت انجام امور اسکن فقط زماني ميسر بوده که انواع مختلف پرونده هاي واحدهاي ذيربط سازمان موردِ شناسايي دقيق و کامل قرار گيرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارك از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآيند اسکن اسناد توجه به نكات زير ضروري است:
? با توجه به اينكه براي مديريت پرونده ها از نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد الكترونيكي استفاده خواهد شد، وضوح پرونده ها براي اسنادي كه قرار است تبديل به متن شوند (OCR شوند) 300dpi  و براي اسنادي كه قرار نيست OCR شوند 200dpi  خواهد بود.
? در بخش تصويربرداري، اسکن اسناد به ترتيب كد محل بايگاني انجام مي شود. در اين بخش بر روي تمامي اسناد هنگام تصويربرداري، عمليات تميزكاري اوليه، ابتدا به صورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصي اسکنرها و در صورت نياز به تنظيم بيشتر، به صورت دستي به وسيله اپراتور انجام مي گيرد تا كيفيت مطلوب به دست آيد. بايد توجه شود كه وضوح پروند هها براي كليه اسناد در محدوده هاي مختلف dpi است.
? با توجه به نوع اسناد، از نظر كيفيت و ساير مشخصات ظاهري، قالب اسکن ممکن است تغيير کند. مي توان اسناد را به صورت سياه و سفيد اسکن کرد. درصورتي كه در برخي از اسنادي كه كيفيت ظاهري خوبي ندارند ريزش اطلاعات رخ دهد، اسکن بايد به صورت خاكستري اجرا شود. البته قالب خاكستري باعث افزايش قابل تِوجه حجم پرونده و زمان اجراي كار مي شود، ولي براي حفظ اطلاعات ضروري است. همچنين در سازمان هاي  مختلف با توجه به نياز مي توان اسناد را به صورت رنگي اسکن كرد
? درصورتي كه اسنادي از قبيل نقشه و يا دستورالعمل وجود دارند كه بسيار فرسوده و ناخوانا هستند، بايد ضمن فهرست برداري، براي احياء آنها در كارگروه هاي تخصصي تصميم گيري شود.
? به منظور تشخيص اوراق اسکن شده از ساير اوراق، بر روي هر يك از اوراق اسکن شده شماره و يا علامت مشخصي درج شود. اين امر در بسياري از موارد به صورت خودكار توسط اسکنرهاي حرف هاي انجام مي شود.
پس از انجام عمليات تصويربرداري، كلي?ي اقلام جداشده در مرحله آماده سازي مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتيب اوليه، بايگاني مي شود. بنابراين سازمان بايد به صورت دوره اي فرايند تصويربرداري اسناد را موردِبررسي قرار دهد.
 

4. اصلاح و ويرايش تصاوير و بهينه سازي پرونده ها:

پس از اسکن مدارك و مستندات كاغذي و تبديل آ نها به پرونده هاي الكترونيكي موردِنظر، بايد ابتدا اين پرونده ها با اصل سند موردِمقايسه و تطبيق قرارگرفته و در صورت نياز، مجدداً اسکن شود. براي حصول كيفيت مطلوب اسکن موردِ نظر و جلوگيري از ريزش اطلاعات بايد دستگاه هاي اسکن به طور دقيق تنظيم شده باشد . 
 
 
? چرخاندن تصاوير به شكل صحيح. به منظور استفاده از قابليت OCR بايد اسناد و مدارك در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نياز چرخش اسناد لازم و ضروري است. 
 

5. ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشيو):

با هدف سهولت و تسريع بازيابي اطلاعات و دستيابي كاربران به اسناد موردِ نياز، بايد اطلاعات مربوط به فيلدهاي اطلاعاتي اسناد در نرم افزار مديريت اسناد و آرشيو الکترونيکي وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهي فيزيكي فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات بايد بر اساس آن انجام شود. در اين مرحله از ساماندهي الکترونيکي بايد جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده در نرم افزار مديريت اسناد تعيين و همچنين سطوح دسترسي كاربران به هر سند مشخص شود. نكته قابل تِوجه اينجاست كه سازمان بايد رويكردي را براي ورود اطلاعات انتخاب كند تا با حداقل زمان، امكان ورود حداكثر اطلاعات وجود داشته باشد.

 

6. OCR اسناد:

OCR  عبارت اند از تبديل تصوير ديجيتالي شده به پرونده ها قابل پِردازش به صورت متن است. عمليات OCR امكان جستجوي تمام متن را فراهم مي آورد.

7. كنترل كيفي:

  چنانچه فعاليت هاي فوق توسط پيمانكاران بيروني انجام مي شود لازم است به منظور اطمينان از صحت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي، كنترل هاي لازم صورت گيرد. براي اين منظور تمام مراحل كاري ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايد توسط دستگاه نظارت آن شركت و ناظر پروژه بررسي و صحت آن تأييد شود. 

8. تهيه نسخ پشتيبان:

بدون شِك يكى از بزرگترين چالش هاى پيش رِوى اسناد الكترونيكي، نابودى اينگونه پيشينه ها به دلايل مختلف ازجمله ويروسى شدن پرونده ها و يا خطاى عمدى و سهوى انساني است. بديهى است با توجه به خطرات متعددى كه اسناد الكترونيكي را تهديد مي كند، چاره اى جز تهية نسخه هاى ثانويه و يا پيشتيبان نداريم. خوشبختانه با پيشرفت فنّاوري هاى رايانه اى، امروزه به سرعت مشكل فضاى فيزيكى براى ذخيره سازى حجم انبوهى ازداده هاي الكترونيكى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداري از اطلاعات بايگاني الكترونيكي پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مديريت اسناد بايد به صورت دوره اي از بانك اطلاعاتي بايگاني الكترونيكي، سه نسخ? پشتيبان تهيه شود كه يك نسخه بايد به گروه مديريت اسناد و دو نسخ? ديگر در يك محل امن نگهداري شود. بهتر است هر روز از پرونده هاي اضافه شده يا تغييرداده شده نسخ? پشتيبان تهيه شود زيرا در مرحله بعدي يعني ويرايش پرونده ها، امكان از بين رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتيباني از قبل تهيه شده باشد.
تهية نسخة پشتيبان الكترونيكي، فقط محدود به اسنادى نمى شود كه از ابتدا به صورت الكترونيكي توليد شده اند. امروزه بسيارى از آرشيوهاى ملى در جهان، اقدام به تهية نسخة الكترونيكي از اسنادكاغذى خود كرده اند. نسخه هاى الكترونيكي، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهيه مي شوند، بلكه امكان ارائه خدمات بهتر به كاربران آرشيوها و همچنين اشاعة اطلاعات و اشتراك گذاري آنها را در سطح جهانى فراهم مي كند. با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هايي از قبيل رطوبت، آتش سوزي، آفات و حشرات موذي و ميدان هاي الكترومغناطيس، تهيه ريز فيلم از اسناد مذكور، امري لازم و ضروري است كه مزايايي از قبيل حجم كم، طول عمر بالا، قابليت تبديل مجدد به پرونده الکترونيکي يا کاغذ را به همراه دارد.
 

Tagged EDMS  DMS  SCAN  OCR  DataEntry  Backup  1 Comments