آرشيو تحت وب - کلود

Monday, January 7, 2019 Posted by admin under General 

شبكه وب، در سال 1980ميلادي به منظور تبادل اطلاعات و داده ها توسط تيم برنزلي ايجاد شد و نام وب يک را به خود گرفت. با  پيشرفت هاي تكنولوژي و محدوديتهاي وب ورژن يک، وب ديگري متولد شد که آن را وب دو ناميدند. وب دو به علت  ويژگيهاي منحصر به خود ازجمله قابليت توجه کاربران و به اشتراک گذاري دانسته ها و اطلاعات خود بسيار سريع مورد استقبال کاربران  قرار گرفت. نخستين بار در سال 2006 پيتر ون گاردنر3 در همايش سالانه انجمن آرشيويست هاي آمريكا تلفيق  قابليت هاي وب دو با آرشيو را مطرح کرد و عنوان نمود با استفاده از اين ابزار مي توان به سهولت به مديريت منابع آرشيو پرداخت چرا که اين موقعيت را  به کاربران خواهد داد تا منابع آرشيوي خود مانند عكس ها، منابع و اسناد مهم را در اختيار مراکز آرشيوي قرار داده و با ديگران به اشتراک بگذارند لذا به تدريج شاهد تولد اصطلاح جديدي به نام آرشيويست 2 در اين حرفه خواهيم بود. برخي ازکشورهاي پيشرفته از اين قابليت براي خدمات مراکز آرشيوي خود بهره برده اند از جمله اين  نمونه ها ، Archives Hub، ANW(Archives Network Wales)، Archives 4 All (برنامه کنسرسيوم آرشيوي انگلستان) و Scottish Archival Network را مي توان نام برد.


آرشيو آنلاين

Archives Hub:
ايجاد اين آرشيو در سال 1999 در انگلستان مطرح گرديد و با عنوان پروژهاي يک ساله و با مشارکت 15 مرکز آرشيوي آغاز به فعاليت نمود. پس از يک سال با حمايت چند مرکز آرشيوي و دانشگاهي در انگلستان به طرحي ملي تبديل شد. هم اکنون اين مرکز به عنوان شبكه اي از مراکز آرشيوي موجود در انگلستان امكان دسترسي به آرشيو بيش از 150 مرکز دانشگاهي و دانشكده اي اين کشور را فراهم کرده است. در اين آرشيو از نرم افزار ويژه اي استفاده  مي شود و با استفاده از آن مي توان داده هايي مانند متن و تصوير يا پرونده هاي صوتي را به اين آرشيو افزود و امكان ويرايش در آن نيز وجود دارد. آرشيو هاب اولين مجموعه آرشيوي دنياست که از استانداراد (Z 39-50) بهره برده است .

ANW - Archives Network Wales:
اين شبكه از سال 2003م. آغاز به کار کرده است و توسط شوراي اسناد و آرشيو ولز حمايت مي شود و طرحي است که طي آن منابع و اسناد موجود در مراکز اسناد و آرشيو، موزه ها و کتابخانه ها و دانشگاههاي ولز جمع آوري و به شكل آنلاين در اختيار کاربران قرار مي گيرد. مراکز مشارکت کننده در اين پروژه اين امكان را دارند تا بتوانند در هر زمان اطلاعات خود را بر روي سايت اضافه و يا  ويرايش کنند. از ديگر امكانات اين سايت تخصيص قسمت هايي براي ارايه نظرات و مطالب کاربران است.
 

شرکت دانش هم آرا  با بومي سازي فناوري هاي مبتني بر web و به طور خاص سيستمهاي مديريت اسناد تلاش نموده است ضمن حفظ استانداردهاي موجود در EDMS نيازهاي سازماني شرکتهاي و موسسات بزرگ را پاسخ دهد . و در اين مسير سعي نموده است امکانات لازم براي گامهاي ايجاد آرشيو را فراهم نمايد .


Tagged Cloud  EDMS  DMS  0 Comments

تعريف سند و انواع سند

Wednesday, January 16, 2019 Posted by admin under General 

مدرک تلفظ مي‌شود  /mædræk/ يا سند تلفظ مي‌شود  /sænæd/ عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري که به وسيله اشخاص حقيقي  يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد.بنا به تعريف قانون مدني ايران  درماده 1284 ، "نوشته‌اي است که در مقام دعوي و دفاع قابل استناد باشد." [1] هر سندي نوشته‌است، اما هر نوشته‌اي سند نيست؛ همچنانکه ماده 1285 قانون مدني ، شهادتنامه را سند ندانسته‌ است.

 

واژه

معني سند در دانشنامه‌هاي ايراني چنين آمده است :

  • فرهنگ معين  : نوشته‌اي که قابل استناد باشد، مهر و امضاي قاضي و حکم و فرمان پادشاهي و چک و دست نوشته و مکتوبي که بدان اختيار شغل و مُلکي را به کسي بدهند.

تعريف ها

از ديدگاه حقوق اسلامي

يکي از معاني مشهور سند در اصطلاح و فقه اسلامي ، رُوات يک حديث است. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است که آنرا لفظ حديث گويند و معني سند به طريق متن براي آن است که دانسته شود حديث، برگرفته از قول چه کسي است." [2]

از ديدگاه قوانين مالي ايران

در قوانين مالي ايران  سند به صورت کلي تعريف نشده است، بلکه بر حسب مورد تعريف گرديده‌است. ماده 16 قانون محاسبات عمومي (مکتوب 21 سفر 1329): "بودجه دولت سندي است که معاملات دخل و خرج مملکتي براي مدت معيني در آن پيش‌بيني و تثبيت مي‌گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند، که عبارت است از يکسال شمسي."

ديدگاه اصول حسابداري

"هر نوشته‌اي که ذمه سازمان يا شخص حقيقي يا حقوقي را که به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله‌است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد کالا يا خدمات و يا حاکي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حکايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يکي از مقاصد, سند محسوب مي‌شود." [3]

قانون سازمان اسناد ملي ايران

در دوران قاجار به خصوص از زمان 'فتحعلي شاه'، اسناد به صورت آرشيو اداره بيوتات در دربار، نگهداري و در زمان ناصرالدين شاه ، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دفتر ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد . وزارت خارجه ايران در سال 1278 توانست با پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را با رعايت اصول صحيح حفظ و نگهداري اسناد انسجام بخشد. در سال 1345، لايحه تاسيس ' سازمان اسناد ملي ايران ' ارائه شد، در روز هفدهم ارديبهشت ماه، سال 1349 ، مجلس شوراي ملي، قانون تاسيس اين سازمان را تصويب كرد.اسناد ملي عبارت است از: "کليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي که در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده‌است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد." [4] [1]

از ديدگاه علم کتابداري

"هر نوع نوشته ي خطي، چاپي، عکسي يا به صورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را که بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرک" گويند." انواع سند:

انواع سند

انواع سند از نظر چرخه زندگي

  1. سند جاري: اسنادي که مورد مراجعه مستمر باشند.

  2. سند نيمه جاري: اسنادي که گاه گاهي مورد مراجعه قرار مي‌گيرند.

  3. سند راکد : اسنادي که مورد مراجعه ايجاد کننده آنها قرار نمي‌گيرد .

انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است که در هر سند براي اداره ي ايجاد کننده و بايگاني وجود دارد. [نيازمند منبع ] بنا بر اين تعريف هر سند مي‌تواند داراي ارزشهاي اداري و بايگاني باشد.

  1. ارزش اوليه(اداري يا استنادي) : ارزش از نظر ايجاد کننده آن که از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و...

  2. ارزش ثانويه (بايگاني يا اطلاعاتي) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويست‌ها.

زماني که کليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي که منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و کامل شود و در صورتي که در مراجع قضايي  و قانون مطرح نبوده و همچنين موردنياز دستگاه يا فرد ايجاد کننده آن نباشد "ارزش اوليه سند" پايان مي‌يابد و سند داراي "ارزش ثانويه" مي‌گردد. [نيازمند منبع ]

انواع سند از نظر اعتبار قانوني

  1. سند رسمي: طبق ماده 1287 قانون مدني سند رسمي عبارت است از سندي که در اداره ثبت اسناد و املاک و يا دفاتر اسناد رسمي  يا در نزد ساير مأمورين در حدود صلاحيت آنهاو بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند مثل سندي که در دفترخانه ها  تنظيم مي شوند و شناسنامه، گواهينامه، احکام استخدام و...

از ويژگيهاي اسناد رسمي در آيين دادرسي دادگاهها و مراجع رسيدگي کننده ي غير دادگستري اين است که نميتوان نسبت به اين اسناد, اظهار انکار يا ترديد کرد و تنها ميتوان مدعي جعلي بودن شد. همچنين از ديگر ويژگيهاي اين اسناد, قابليت اجراي مفاد اين اسناد از راه حاکميت دولتي از قبيل دواير اجرايي اداره ي ثبت اسناد و املاک است. [5]

  1. سند عادي: برابر ماده 1289 قانون مدني غير از اسناد مذکور در ماده 1287 ساير اسناد, عادي است به عبارت ديگر, سند عادي عبارت است از سندي که از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت مامورين رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتي نظير دفتر روزنامه ، دفتر دارايي ، دفتر کل . اگر چه اسناد تجارتي ياد آوري شده در بالا, داراي تشريفاتي تقريباً مشابه سند رسمي ميباشند, از آن جهت که شماره گذاري و پلمپ آنها توسط مإمورين رسمي دولتي انجام ميپذيرد, ولي اين اسناد نيز سند رسمي محسوب نشده پس سند عادي هستند.

انواع سند از نظر درجه حساسيت

اسناد, از حيث اهميت در نگهداري و انتشار, (از کم به زياد) شامل طبقات زير ميشود:

  1. اسناد عادي

  2. اسناد محرمانه

  3. اسناد سري

  4. اسناد به کلي سري

در هر سامانه اي, دايره ي شمول هر يک از طبقات فوق, متغير است. ممکن است به جهت اهميت موضوع برخي از اسناد, تصدي در بايگاني آنها يا انتشار آنها توسط قانون يا آييننامه اي محدود شده باشد. براي نمونه در سال 1365 خورشيدي, آييننامه اجرايي قانون انتشارات اسناد طبقه بندي شده توسط هيإت وزيران از نمونه ي آييننامه هايي است که انتشار اسناد را مطابق با همين طبقه بندي مذکور در فوق, محدود ميکند. [6]

انواع سند از حيث محتوا و موضوع

اسناد و مدارک از حيث محتوا و موضوع به گروههاي گوناگون قابل تقسيم مي‌باشند. با وجود اين که در هر يک از اين اسناد, به موضوع ويژه اي پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانشهاي انساني با يکديگر اسناد مربوط به يک موضوع مي‌تواند در ساير بخشها مورد استفاده قرار گيرد.از نظر موضوعي اسناد تنوع گسترده اي را در بر مي‌گيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است :

  1. اسناد اداري : سند اداري سندي است که داراي ارزش ادراري بوده و سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمانهاي اداري کشور و در حيطه وظايف و مسؤوليتهاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمانها ايجاد و تنظيم مي‌گردد. اين اسناد با توجه به خدمتي که ارائه مي‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم مي‌شود.

اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌هاي معمولي و يا اسنادي است که براي انجام امور شخصي کارکنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد مي‌گردد، که اين گونه اسناد به سرعت کامل مي‌شوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش مي‌گردند. اسناد بلند مدت اداري نيز نظير اساسنامه‌ها، قوانين، آيين نامه‌ها، قراردادها که در برگيرنده سياستها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليتهاي کلي سازمان مي‌باشد.

  1. اسناد مالي: يک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالي مي‌باشند. اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز مي‌گردند و بيشتر شامل اسناد بودجه مي‌شوند که چگونگي اختصاص هزينه‌ها به امور متفاوت سازماني را نشان مي‌دهند، نظير پرونده ضمانت مالي افراد، پرونده‌ها هزينه‌ها به اشکال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و ساير تعهدات مالي سازمان که اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يک فعاليت معين را نشان مي‌دهد.

  1. اسناد علمي و فني: اسنادي که داراي ارزشهاي علمي و فني بوده و شامل مقادير معتنابهي از اطلاعات تخصصي و فني مي‌باشند که در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشهاي مربوط به انجام پروژه‌هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمانها.

  1. اسناد قانوني : قانون به قواعدي گفته مي‌شود که يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در مجلس شوراي اسلامي وضع شده و يا از راه همه پرسي به تصويب مي‌رسد. [7] همان گونه که ملاحظه مي‌شود واژه قانون مفهوم ويژه‌اي دارد که با تصميمات قوه مجريه  متفاوت بوده پس بنا بر اين آنها را نبايد به جاي هم بکار برد. بر همين اساس است که برخي از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصميماتي که مقامات صلاحيتدار در حدود وظايف و به حکم قانون اتخاذ مي‌کنند، مثل آئين نامه‌هاي دولتي، بخشنامه‌ها به جاي کلمه قانون از متون قانوني يا اسناد قانوني استفاده مي‌کنند. اسناد قانوني اسناد لازم‌الاجراي هستند که در اختيار مدير قرار داشته و کليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. با اين همه, همه ي متون و اسناد قانوني از اعتبار يکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبي بين متون قانوني يا اسناد قانوني وجود دارد مانند:

  • قانون اساسي

  • قانون عادي

  • تصويب نامه‌هاي (مصوب دولت يا کميسيونهاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس)

  • عهدنامه‌هاي بين‌المللي

  • آئين نامه‌هاي دولتي

  1. اسناد تاريخي: کليه پرونده‌ها و سوابق پس از طي مرحله جاري و نيمه جاري چنانچه داراي يکي از ارزشهاي پيش گفته باشند اسناد تاريخي محسوب مي‌گردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه پژوهشگران قرار مي‌گيرند مانند عهدنامه ترکمنچاي ، فرمان صدور مشروطيت  و...

  1. اسناد فرهنگي: اسنادي که حاوي نکات فرهنگي بوده و يا ايجاد کننده اين اسناد از چهره‌ها و شخصيت‌هاي فرهنگي باشد اين اسناد عرصه‌هاي متنوع هنر را از شعر، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر مي‌گيرند.

  1. اسناد سياسي: اسنادي هستند که توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوي سياستها و خط و مشي‌هاي سياسي يک کشور از نظر داخلي و خارجي مي‌باشند نظير پروتکلها، معاهدات، قراردادهاي بين‌المللي، يادداشتهاي سياسي، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره که بيانگر نحوه برقراري روابط بين کشورها و استراتژي‌هاي سياسي دولت مي‌باشد. اسناد سياسي از نظر ماهوي ممکن است يک طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلام جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين‌المللي. در حدود قانون اساسي کشورها تشريفات خاصي براي لازم‌الاجرا شدن معاهدات بين‌المللي پيش بيني شده‌است. بر اساس اصل 77  قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران :

"معاهدات بين‌المللي در صورتي لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شوراي اسلامي ارائه و در آنجا به تصويب مجلس برسد يعني در صورت مطابقت با قانون اساسي و مصالح کشور به تشخيص مجلس رسميت و اعتبار پيدا مي‌کند."

  1. اسناد نظامي: اسنادي هستند که حاوي جهت‌گيريها و سياست‌گذاريهاي نظامي کشورها در راستاي تأمين امنيت ملي، منطقه‌اي و بين‌المللي بوده و مبتني بر اصول قانون اساسي آن کشورها مي‌باشند اين اسناد از آنجايي که در برگيرنده معاهدات نظامي بين‌المللي نيز هستند لذا مي‌توانند جزء اسناد سياسي نيز محسوب شوند مانند اسناد همکاريها و مشارکتهاي نظامي و دفاعي کشورها.

  1. اسناد اقتصادي، عمراني:اسنادي که داراي ارزش اقتصادي مي‌باشند و فعاليتهاي کشور را در امر توسعه اقتصادي بيان مي‌کنند.

بايگاني اسناد

بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته مي‌شود:

  1. مجموعه روشهاي علمي و استاندارد (نحوه تشکيل پرونده، تنظيم بازرگاني، کدگذاري، دستيابي به پرونده، تفکيک پرونده‌ها به جاري، نيمه جاري و راکد و...)

  2. محل نگهداري و حفظ اسناد

  3. مجموعه پرونده‌هاي موجود در بايگاني

انواع بايگاني

  • بايگاني جاري: به روشهاي مورد عمل در مورد پرونده‌هاي جاري و محل حفظ و نگهداري اسنادي است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند است.

  • بايگاني نيمه جاري: محل نگهداري اسنادي است که گهگاهي مورد استفاده دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده قرار مي‌گيرد محل آن در دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند و دور از اسناد جاري است و با همان روش بايگاني جاري، بايگاني نيمه جاري نيز عمل مي‌نمايد.

  • بايگاني راکد: محل نگهداري اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بايگاني جاري و نيمه جاري در اين بايگاني استفاده‌اي ندارد. در واقع اين بايگاني مورد استفاده اداره ايجاد کننده و محقق نمي‌باشد و فقط در اين محل پرونده‌ها از نظر آرشيوي و امحايي مورد ارزشيابي قرار مي‌گيرند. به "بايگاني راکد" انبار "پيش آرشيوي" نيز مي‌گويند. معمولاً اين حل در جاهايي که زمين ارزانتر است ساخته مي‌شود مثل انبار پيش آرشيوي آرشيو فرانسه در پاريس در حومه پاريس در محلي به نام "فونتن بلو" مي‌باشد و يا در انگلستان به آن "Limbo" يا " مکان فراموش شده " مي‌گويند. اين محل در واقع محل کار "ارزشيابان" مي‌باشد.

ارزشيابي اسناد

تشخيص ارزش اسناد (اداري و آرشيوي) را از اوراق زائد, ارزشيابي مي‌گويند. اوراقي که فاقد ارزشهاي اوليه و ثانويه باشند اوراق زائد هستند.

انواع ارزشيابي

  1. ارزشيابي اداري : با توجه به قوانين و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاکم بر دستگاه ايجاد کننده سند ارزش اسناد داراي و مدت زمان اعتبار آن (جدول زماني) مشخص مي‌شود.

  2. ارزشيابي آرشيوي: با توجه به محتواي اسناد در زمينه‌هاي سياسي، فرهنگي، اقتصادي، قضايي، نظامي، اجتماعي و... و نياز پژوهشگران اسناد ارزشيابي مي‌شوند.

 

Tagged Document  EDMS  DMS  0 Comments

ترفندهايي حياتي براي دارندگان پرينتر رنگي

Monday, January 28, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

حذف خطوط اضافي

مشکل:
عکسي را چاپ کرده‌ايد ولي مي‌بينيد که در آن خطوط اضافي ديده مي‌شوند. اين خطوط از کجا آمده‌اند و چگونه از بين مي‌روند؟

راه حل:
در هنگام چاپ و عکس بيشترين تعداد سوزن‌هاي جوهرافشان به کار گرفته مي‌شوند. اگر همه آنها درست نباشند، حاصل سريعا مشهود خواهد بود که چشم سريعا به آنها پي خواهد برد. اين مشکل وقتي بيشتر خواهد شد که به جاي برگه معمولي از برگه‌هاي مخصوص عکس که چند لايه بوده و جوهر به صورت کنترل شده به آنها وارد مي‌شود، استفاده کنيد. ايجاد خطوط اضافي را به روش زير مي‌توانيد از بين ببريد:
قبل از چاپ عکس، تستي از سوزن‌هاي جوهرافشان بر روي کاغذ معمولي به عمل آوريد. براي اين منظور مي‌توانيد توسط گزينه‌هاي زير اقدام کنيد:
 
Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General->Print Test page

به برگه تستي چاپ شده نگاهي بياندازيد،اگر خطوط داراي حفره‌هايي بودند، مجبوريد که سوزنهاي جوهرافشان را پاک کنيد و سپس دوباره تست کنيد. "البته فراموش نکنيد که تمام اين کارها را قبل از تست کردن بر روي برگه چاپي مخصوص عکس که گران مي‌باشد انجام دهيد."

 



با وجود پاک کردن سوزن‌ها هنوز کيفيت چاپ بد است. چکار بايد کرد؟

مشکل:

از پرينتر جوهري خود تنها گاهي وقت‌ها استفاده مي‌کنيد. متاسفانه هنگام استفاده چنان کيفيت بدي به شما مي‌دهد که حتي نمي‌توانيد متوجه چيزي بر روي صفحه چاپ شده شويد. مطمئنا بخاطر مخزن‌هاي خالي از جوهر نمي‌باشد چرا که آنها را امتحان کرده‌ايد.

راه حل:
در آن دسته از چاپگرهاي جوهري که مغزي و هد چاپگر يک قسمت واحد را تشکيل مي‌دهند، مشکل خشک شدن جوهر در هد چاپگر در حالتي که از دستگاه زياد استفاده نشود، ديده مي‌شود.اگر ميزان کثيفي سوزن‌هاي چاپگر از يک حد مخصوص گذشته باشد،ديگر حتي با پاک کردن سوزن‌ها نيز کاري از دست شما ساخته نيست.در بهترين حالت، کارتريج مورد نظر را از دستگاه خارج کرده و هد چاپگر را با دستمال تميز و خيسي پاک کنيد.براي خيس کردن دستمال از آب معدني استفاده کنيد، چرا که مواد درون آب لوله مي‌توانند دوباره باعث گرفتگي سوزن‌ها شوند. اگر اين کار هم به شما کمک نکرد،با مسئوليت خودتان مي‌توانيد کمي خشن‌تر پيش برويد:
دستکاري و پاکسازي دروني با مواد پاک کننده شيشه يا نگه داشتن هد چاپگر در آب گرم.
سوزن‌هاي جوهرافشان به علت گرما خود را کمي باز کرده و جوهر خشک شده نيز از بين مي‌رود.


هد چاپگر را شخصا پاک کنيد

مشکل:
فرض کنيم که در چاپگر شما کارتريج و هد چاپگر از هم جدا مي‌باشند و به جز آن هم اجازه بيرون آوردن هد از چاپگر به شما داده نمي‌شود. بسيار کثيف شده است و مي‌خواهيد آنرا تميز کنيد. اما به سوزن‌ها دسترسي نداريد.

راه حل:
بعضي از هدهاي چاپگر‌ها مثلا در گروه Epson-Stylus در دستگاه به صورت پايدار نصب شده‌اند و پيشنهاد هم نمي‌کنيم آنها را باز کنيد. اما باز هم راهي براي تميز کردن هد از همه کثيفيها وجود دارد. ولي قبل از آن بايد از حالتي که در آن ايستاده است خارج شود، چرا که در غير اينصورت هيچ امکان حرکتي براي آن نخواهد بود. براي باز کردن اين قفل، پرينتر را روشن کرده و به محض خارج شدن هد پرينتر از مکان ايستاده خود، پرينتر را از برق بکشيد. اکنون ديگر هد چاپگر قابل تکان دادن است.

اکنون دستمال تميز و خيسي را زير هد کشيده و با يک دست آن را محکم نگه داشته و با دست ديگر هد را به جهات مختلف حرکت دهيد. اگر وقت داشتيد مکان اوليه در پرينتر که هد را از آنجا برداشتيد، نيزتميز کنيد. بنا به تجربه ما، در اين مکان نيز بخشي از جوهرهاي خشک شده که با گردو خاک نيز مخطوط شده است وجود دارند.
هنگامي که همه چيز را تميز کرديد، سيم برق را به پريز وصل کنيد. چاپگر دوباره روشن مي‌شود براي اطمينان مي‌توانيد برگه‌اي را به صورت تست چاپ کنيد.


اگر بيش از حد با جوهر اقتصادي رفتار کنيد، برايتان گران تمام مي‌شود

مشکل:
وقت تميز کردن هد چاپگر را نداشته و به اين علت مجبور به خريدن فشنگ‌هاي جديد شده‌ايد. البته با اينکه هنوز هم جوهر در کارتريج قديمي شما وجود داشته است. مي‌خواهيد مانع از تکرار اين موضوع شويد.

راه حل:
کمتر صرفه‌جويي کرده و بيشتر چاپ کنيد تا بتوانيد در جوهر صرفه‌جويي کنيد. کمي عجيب به نظر مي‌رسد اما درست است.
دليل:
 کسي که کم چاپ مي‌کند،به احتمال زياد به جوهر بيشتري نياز خواهد داشت چرا که با هر بار پاک کردن هد و سوزنها، مقداري جوهر نيز تلف مي‌شود.اگر جوهر از زمان چاپ قبلي در سوزن‌هاي جوهرافشان خشک شده باشد،حتي ممکن است که احتياج به چند بار پاک کردن باشد تا بتوانيد کيفيت مطلوب را در چاپ خود ببينيد.
ناگفته نماند که چاپگرهاي جوهري در حقيقت صرفه‌جو نيستند.بلکه جوهر زيادي را هم مصرف مي‌کنند تا بتوانند سوزن‌ها را دوباره خالي کنند. شما در صورتي که مرتبا از پرينتر خود استفاده کنيد، مانع از اين عمل مي‌شويد. حتي چاپ صفحاتي از اينترنت نيز کافي است،خوبي اين صفحات اين است که با توجه به وجود عکس و متن، ترکيب عالي براي تميز نگه داشتن سوزن‌ها خواهيد داشت.


مسير عبور هد چاپگر

مشکل:
شما از چاپ پرينتر خود راضي نيستيد.حروف کشيده شده به نظر مي‌رسند،عکس‌ها ظرافت مورد نظر را ندارند و خطوط بسيار کثيف هستند.

راه حل:
 اگر چنين چيزهايي براي شما مهم است در بيشتر وقت‌ها مسير گذاري هد چاپگر به شما کمک مي‌کند. بنا به مدل پرينتري که استفاده مي‌کنيد در گزينه‌هاي زير مراجعه کنيد:

Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General

بيشتر مدل‌ها احتياج به چند برگ کاغذ A4 براي اين کار دارند. براي مثال مدل Epson Stylus C86 چهار صفحه A4 را احتياج خواهد داشت تا عمل alignment را انجام دهد. برگه‌ها هم بدون هيچ مشکلي هم در رو و هم در پشت به چاپ مي‌رسند . اين کار باعث صرفه‌جويي در مصرف کاغذ مي‌شود.

مرجع خبر : باشگاه خبرنگاران


Tagged Printer  DMS  0 Comments

سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

Wednesday, January 23, 2019 Posted by admin under General 

تکنولوژي هاي مرتبط با سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد براي ذخيره و قابل استفاده كردن دانش آشكار در سازمان‌ها ايجاد شده است از اين رو مي‌تواند گام اوليه‌اي براي مديريت دانش در سازمان‌ها باشد . سيستم آرشيو الکترونيک اسناد مركب از تكنولوژي‌هاي گوناگوني هستند كه تركيبات گوناگون اين تكنولوژي‌ها مي‌تواند براي ايجاد يك سيستم مديريت اطلاعات يكپارچه شوند.  مي‌توان با تركيب نرم‌افزارهاي متنوع برنامه‌هاي كاربردي با هم و با فراهم آوردن يك رابط مشترك براي آنها  از طريق desktop ، راه حلي عالي را براي مديريت اسناد سازمان‌ها و به عبارتي آرشيو الکترونيک اسناد فراهم آورد.

در اين نوشتار به تکنولوژي هاي مرتبط با سيستمهاي آرشيو الکترونيک اسناد خواهيم پرداخت :

تكنولوژي‌هاي مرتبط با  EDMS ( سيستم آرشيو الکترونيک اسناد )

  • خدمات  پايگاه داده‌ (Database Services)
  • Storage Device Drivers
  • ECM Application Services
  • تكنولوژي‌هاي هسته در EDMS

           1. تصويربرداري از اسناد  Document Imaging  (اسکن اسناد)         
           2. تكنولوژي هاي خدمات سند/ كتابخانه Document/Library services technologies
           3. گردش كار Workflow
           4. مديريت ركوردها record management

  • تكنولوژي مديريت گزارشات خبره ERM technologies
  • پردازش فرم‌ها Forms Processing
  • Optical, Mark and Intelligent Character Recognition (OCR/ICR
    براي راه‌اندازي يك سيستم آرشيو الکترونيک اسناد  (مديريت اسناد )EDMS  حداقل بايد از يكي از چهار تكنولوژي‌ هسته شامل: تصوير برداري از اسناد (اسکن مدارک )،  خدمات سند/ كتابخانه، گردش كار و مديريت ركوردها استفاده‌كرد. انتخاب تكنولوژي حمايت شده توسط EDMS   با توجه به نيازهاي سازماني كه كاربر نهايي سيستم است، تعيين مي شود. 

تکنولوژي اسکن اسناد 
تكنولوژي هاي تصويربرداري: اسکن اسناد  (Document Imaging )

تكنولوژي هاي تصويربرداري كاربران را قادر مي‌سازند تا اسناد چاپي را اسكن و وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد كرده و در فرمت ديجيتالي ذخيره كنند.

اين تكنولوژي‌ها كاربران را قادر مي‌سازند تا متاديتا را نمايه و به سيستم وارد كنند. مولفه هاي اصلي سيستم‌هاي تصويربرداري اسناد عبارتند از:


  ورود اطلاعات (input)

ورود اطلاعات از طريق اسكنر صورت مي‌گيرد. ايستگاه‌هاي اسكن براي تبديل نسخه چاپي به فرمت ديجيتالي به منظور ذخيره و مديريت بعدي در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد، مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

قابليت‌هاي مورد نياز تكنولوژي اسكن اسناد

توانايي براي پردازش دسته اي (bache) و منفرد اسكن و نمايه اسناد
توانايي براي پشتيباني از اسكن مجدد اسناد (re-scanning)
توانايي براي پشتيباني از اسكن ساده و دوطرفه اسناد
توانايي براي ست‌كردن صفحه اي كه هنگام اسكن اسناد به صورت دسته اي يا در اسكن  اسناد طولاني جدا مي شود.
استاندارد وضوح(Resolution)
استاندارد آرشيو جورجيا در مورد وضوح :
  قابليت اسكنر براي اسكن در  وضوحي مطابق با  كيفيت مورد نياز تصاوير در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد. براي اسناد متني حداقل 200dpi   و براي طرح هاي  مهندسي نقشه ها و ديگر اسناد حداقل 300 dpi 
استاندارد آرشيو ملي كبك كانادا در مورد استانداردهاي وضوح :
براي اسناد اداري متني، حداقل وضوح 300 dpi  است كه وضوح بالايي را براي خواندن و دستكاري در صورت لزوم فراهم مي‌آورد و فرمت هاي مختلف اسناد را پوشش مي‌دهد.
باركدها و داده ها در چك باكس:300 dpi
(Optical character recognition) OCR  300dpi 
چارت‌هاي جغرافيايي، نقشه ها ، طراحي ها و اسناد خاص: 300 – 400 dpi   يا بيشتر، بسته به تست هايي كه انجام مي‌شود.

 كنترل كيفيت براي اسكن و نمايه‌سازي اسناد
براي تعريف كنترل كيفيت اسكن و نمايه سازي، كاربر بايد بتواند:

  • بررسي و تاييد اعتبار فرايند اسكن و نمايه سازي
  • امكان اسكن مجدد تصاوير با كيفيت پايين
  • وارسي قابليت خوانايي هر صفحه از سند
  • وارسي نمايه سازي درست هر سند
  • وارسي درستي شمارش صفحات براي هر سند
  • وارسي سطح امنيت مناسب براي هرسند

آزمودن كنترل كيفيت اسكن اسناد (Quality Control Testing)، توصيه شده توسط دپارتمان حمل و نقل فلوريدا
هر روز در آغاز اسكن ، ابتدا بايد از اولين سندي كه وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد شده ، پرينت گرفته شود در صورتي كه نسخه پرينت گرفته شده خوانا است سپس اسكن مي ‌تواند ادامه پيدا كند. همچنين بايد كيفيت نسخه الكترونيكي مشاهده شده روي مانيتور با نسخ اصلي و پرينت اسناد مقايسه شود. در صورت وجود مشكل در پرينتر و يا اسكنر مشكل برطرف شود. از نسخه آزمايشي چاپ شده براي مقايسه با تصويرآزمايشي روي صفحه استفاده مي شود. تصوير روي مانيتور با نسبت يك به يك ،براي اجتناب از كاهش وضوح، مشاهده مي‌شوند. 


گاهي جدا از آزمون روزانه اسكن، نياز به آزمودن آن در طول روز وجود دارد. اين در صورتي است كه : تعميرات روي تجهيزات اسكن انجام  شده باشد، تنظيمات اسكنر تغيير كرده باشد يا تغيير در نسب سخت افزار يا نرم‌افزار اسكنر انجام شده باشد. آزمودن کنترل کيفيت اسناد براي يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد امري ضروري است.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged SCAN  OCR  DMS  0 Comments

آرشيو و اسناد چيست؟

Tuesday, January 22, 2019 Posted by admin under General 

آرشيو اسناد توسط سازمان هاي خصوصي، سازمان هاي دولتي، خانواده ها و افراد براي کسب وکار و يا فعاليت هاي شخصي شان در همه زمان‌ها انجام ميشود. آرشيو بخشي از اسناد که استفاده روزمره‌گي ندارند به دليل ارزش تاريخي آنها مي باشد.
مردم  در هر سني که باشند، به نوشتن نامه، نگه داشتن خاطرات و مجلات، گرفتن عکس، حفظ دريافتي ها و پرداختي هاي پولشان، انتقال حقوق مربوط به اموال و ... مي پردازند و اين نوع اسناد مي تواند يک آرشيو را تشکيل بدهند .آنها معمولاً به اين دليل حفظ شده اند که مردم قطعاً براي دريافت يک گزارش قديمي از مدرسه و يا اطلاع از هزينه هاي خود را در ماه گذشته به اين اسناد ذخيره شده مراجعه مي کنند.
 بسياري از آرشيوها به يک سازمان آرشيو براي نگهداري بلند مدت منتقل شده است. يک منبع منحصر به فرد و غير قابل تعويض از اطلاعات در مورد گذشته در اصل ( حافظه سازمان ) است. بدون آرشيو هيچ حس واقعي از تاريخ وجود ندارد.
آرشيو اسناد چيزي است که ما ( شواهد اوليه) مي ناميم. اطلاعات خامي که مورد استفاده انواع محققان براي جستجو در مورد گذشته است.
چه کساني به ايجاد آرشيو مي پردازند؟
آرشيو توسط بسياري از گروه هاي مختلف ايجاد شده است، براي مثال :

•اشخاص حقيقي
•کسب و کار و صنعت
•مدارس
•سازمان هاي خيريه
•ادارات دولتي
•شوراها
•و ...

آرشيو از چه مواردي تشکيل شده است؟

اکثر اسناد در هر دو کاغذ و يا کاغذ پوست (که از پوست حيوانات ساخته شده است) نوشته شده است. با اين حال ممکن است در قالب الکترونيکي نيز باشد.
به عنوان مثال، ايميل و اسناد بر روي کامپيوتر شما نيز آرشيو اسنادي است که امروزه جايگزين اسناد کاغذي مي باشد.
انواع آرشيو:
آرشيو مي تواند در فرمت هاي مختلف مورد استفاده قرار بگيرد:

  • فايل ها ( يک پوشه حاوي تعداد زيادي از صفحات که يا به صورت دستي نوشته شده و يا تايپ شده است)
  • کتاب ها (گاهي اوقات با اتصالات تزئيني و حروف طلا نگاشته شده اند )
  • اسناد و مدارک فردي (مانند نامه ها)
  • نوار
  • ميکروفيلم
  • ايميل
  • فيلم سينمايي
  • سي دي
  • عکس
  • نقشه ها
  • طرح ها
  • اسناد الکترونيکي

چه تفاوتي بين آرشيو و اسناد است؟

آرشيو گاهي اوقات به عنوان پرونده "ناميده" مي شود اما اسناد با دقت بيشتري مورد استفاده قرار ميگيرد .اسناد در حال حاضر نيز مورد استفاده قرار مي گيرد. اسناد معمولا براي حفظ دائم انتخاب شده و به يک سازمان آرشيو منتقل مي شود.

چرا آرشيوها را حفظ ميکنيم؟

براي يادگيري در مورد گذشته، براي نوشتن يک کتاب تاريخ، پيدا کردن اتفاقي که در گذشته اتفاق افتاده و يا در مورد يک شخصيت در تاريخ که ناچار به مراجعه به آرشيو هستيد تا بدين روش به تجزيه و تحليل شواهد و تصميم گيري در مورد شواهد بپردازيد. از آنجا که مورخان هميشه نمي توانند از شاهداني که در آن زمان زندگي مي کردند سوال نمايند، آرشيو غالباٌ تنها منبع از شواهد است که مي تواند مورد استفاده قرار گيرد و به ما در مورد گذشته اطلاع دهد.
بدون دانستن از جامعه ما، کشور ما و خودمان به عنوان فرد تشکيل دهنده اجتماع ما احساس هويت کمتري ميکنيم.

Tagged ARCHIVE  DOCUMENTS  0 Comments


<< Previous Page