ترفندهايي حياتي براي دارندگان پرينتر رنگي

Monday, January 28, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

حذف خطوط اضافي

مشکل:
عکسي را چاپ کرده‌ايد ولي مي‌بينيد که در آن خطوط اضافي ديده مي‌شوند. اين خطوط از کجا آمده‌اند و چگونه از بين مي‌روند؟

راه حل:
در هنگام چاپ و عکس بيشترين تعداد سوزن‌هاي جوهرافشان به کار گرفته مي‌شوند. اگر همه آنها درست نباشند، حاصل سريعا مشهود خواهد بود که چشم سريعا به آنها پي خواهد برد. اين مشکل وقتي بيشتر خواهد شد که به جاي برگه معمولي از برگه‌هاي مخصوص عکس که چند لايه بوده و جوهر به صورت کنترل شده به آنها وارد مي‌شود، استفاده کنيد. ايجاد خطوط اضافي را به روش زير مي‌توانيد از بين ببريد:
قبل از چاپ عکس، تستي از سوزن‌هاي جوهرافشان بر روي کاغذ معمولي به عمل آوريد. براي اين منظور مي‌توانيد توسط گزينه‌هاي زير اقدام کنيد:
 
Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General->Print Test page

به برگه تستي چاپ شده نگاهي بياندازيد،اگر خطوط داراي حفره‌هايي بودند، مجبوريد که سوزنهاي جوهرافشان را پاک کنيد و سپس دوباره تست کنيد. "البته فراموش نکنيد که تمام اين کارها را قبل از تست کردن بر روي برگه چاپي مخصوص عکس که گران مي‌باشد انجام دهيد."

 



با وجود پاک کردن سوزن‌ها هنوز کيفيت چاپ بد است. چکار بايد کرد؟

مشکل:

از پرينتر جوهري خود تنها گاهي وقت‌ها استفاده مي‌کنيد. متاسفانه هنگام استفاده چنان کيفيت بدي به شما مي‌دهد که حتي نمي‌توانيد متوجه چيزي بر روي صفحه چاپ شده شويد. مطمئنا بخاطر مخزن‌هاي خالي از جوهر نمي‌باشد چرا که آنها را امتحان کرده‌ايد.

راه حل:
در آن دسته از چاپگرهاي جوهري که مغزي و هد چاپگر يک قسمت واحد را تشکيل مي‌دهند، مشکل خشک شدن جوهر در هد چاپگر در حالتي که از دستگاه زياد استفاده نشود، ديده مي‌شود.اگر ميزان کثيفي سوزن‌هاي چاپگر از يک حد مخصوص گذشته باشد،ديگر حتي با پاک کردن سوزن‌ها نيز کاري از دست شما ساخته نيست.در بهترين حالت، کارتريج مورد نظر را از دستگاه خارج کرده و هد چاپگر را با دستمال تميز و خيسي پاک کنيد.براي خيس کردن دستمال از آب معدني استفاده کنيد، چرا که مواد درون آب لوله مي‌توانند دوباره باعث گرفتگي سوزن‌ها شوند. اگر اين کار هم به شما کمک نکرد،با مسئوليت خودتان مي‌توانيد کمي خشن‌تر پيش برويد:
دستکاري و پاکسازي دروني با مواد پاک کننده شيشه يا نگه داشتن هد چاپگر در آب گرم.
سوزن‌هاي جوهرافشان به علت گرما خود را کمي باز کرده و جوهر خشک شده نيز از بين مي‌رود.


هد چاپگر را شخصا پاک کنيد

مشکل:
فرض کنيم که در چاپگر شما کارتريج و هد چاپگر از هم جدا مي‌باشند و به جز آن هم اجازه بيرون آوردن هد از چاپگر به شما داده نمي‌شود. بسيار کثيف شده است و مي‌خواهيد آنرا تميز کنيد. اما به سوزن‌ها دسترسي نداريد.

راه حل:
بعضي از هدهاي چاپگر‌ها مثلا در گروه Epson-Stylus در دستگاه به صورت پايدار نصب شده‌اند و پيشنهاد هم نمي‌کنيم آنها را باز کنيد. اما باز هم راهي براي تميز کردن هد از همه کثيفيها وجود دارد. ولي قبل از آن بايد از حالتي که در آن ايستاده است خارج شود، چرا که در غير اينصورت هيچ امکان حرکتي براي آن نخواهد بود. براي باز کردن اين قفل، پرينتر را روشن کرده و به محض خارج شدن هد پرينتر از مکان ايستاده خود، پرينتر را از برق بکشيد. اکنون ديگر هد چاپگر قابل تکان دادن است.

اکنون دستمال تميز و خيسي را زير هد کشيده و با يک دست آن را محکم نگه داشته و با دست ديگر هد را به جهات مختلف حرکت دهيد. اگر وقت داشتيد مکان اوليه در پرينتر که هد را از آنجا برداشتيد، نيزتميز کنيد. بنا به تجربه ما، در اين مکان نيز بخشي از جوهرهاي خشک شده که با گردو خاک نيز مخطوط شده است وجود دارند.
هنگامي که همه چيز را تميز کرديد، سيم برق را به پريز وصل کنيد. چاپگر دوباره روشن مي‌شود براي اطمينان مي‌توانيد برگه‌اي را به صورت تست چاپ کنيد.


اگر بيش از حد با جوهر اقتصادي رفتار کنيد، برايتان گران تمام مي‌شود

مشکل:
وقت تميز کردن هد چاپگر را نداشته و به اين علت مجبور به خريدن فشنگ‌هاي جديد شده‌ايد. البته با اينکه هنوز هم جوهر در کارتريج قديمي شما وجود داشته است. مي‌خواهيد مانع از تکرار اين موضوع شويد.

راه حل:
کمتر صرفه‌جويي کرده و بيشتر چاپ کنيد تا بتوانيد در جوهر صرفه‌جويي کنيد. کمي عجيب به نظر مي‌رسد اما درست است.
دليل:
 کسي که کم چاپ مي‌کند،به احتمال زياد به جوهر بيشتري نياز خواهد داشت چرا که با هر بار پاک کردن هد و سوزنها، مقداري جوهر نيز تلف مي‌شود.اگر جوهر از زمان چاپ قبلي در سوزن‌هاي جوهرافشان خشک شده باشد،حتي ممکن است که احتياج به چند بار پاک کردن باشد تا بتوانيد کيفيت مطلوب را در چاپ خود ببينيد.
ناگفته نماند که چاپگرهاي جوهري در حقيقت صرفه‌جو نيستند.بلکه جوهر زيادي را هم مصرف مي‌کنند تا بتوانند سوزن‌ها را دوباره خالي کنند. شما در صورتي که مرتبا از پرينتر خود استفاده کنيد، مانع از اين عمل مي‌شويد. حتي چاپ صفحاتي از اينترنت نيز کافي است،خوبي اين صفحات اين است که با توجه به وجود عکس و متن، ترکيب عالي براي تميز نگه داشتن سوزن‌ها خواهيد داشت.


مسير عبور هد چاپگر

مشکل:
شما از چاپ پرينتر خود راضي نيستيد.حروف کشيده شده به نظر مي‌رسند،عکس‌ها ظرافت مورد نظر را ندارند و خطوط بسيار کثيف هستند.

راه حل:
 اگر چنين چيزهايي براي شما مهم است در بيشتر وقت‌ها مسير گذاري هد چاپگر به شما کمک مي‌کند. بنا به مدل پرينتري که استفاده مي‌کنيد در گزينه‌هاي زير مراجعه کنيد:

Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General

بيشتر مدل‌ها احتياج به چند برگ کاغذ A4 براي اين کار دارند. براي مثال مدل Epson Stylus C86 چهار صفحه A4 را احتياج خواهد داشت تا عمل alignment را انجام دهد. برگه‌ها هم بدون هيچ مشکلي هم در رو و هم در پشت به چاپ مي‌رسند . اين کار باعث صرفه‌جويي در مصرف کاغذ مي‌شود.

مرجع خبر : باشگاه خبرنگاران


Tagged Printer  DMS  0 Comments

سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

Wednesday, January 23, 2019 Posted by admin under General 

تکنولوژي هاي مرتبط با سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد براي ذخيره و قابل استفاده كردن دانش آشكار در سازمان‌ها ايجاد شده است از اين رو مي‌تواند گام اوليه‌اي براي مديريت دانش در سازمان‌ها باشد . سيستم آرشيو الکترونيک اسناد مركب از تكنولوژي‌هاي گوناگوني هستند كه تركيبات گوناگون اين تكنولوژي‌ها مي‌تواند براي ايجاد يك سيستم مديريت اطلاعات يكپارچه شوند.  مي‌توان با تركيب نرم‌افزارهاي متنوع برنامه‌هاي كاربردي با هم و با فراهم آوردن يك رابط مشترك براي آنها  از طريق desktop ، راه حلي عالي را براي مديريت اسناد سازمان‌ها و به عبارتي آرشيو الکترونيک اسناد فراهم آورد.

در اين نوشتار به تکنولوژي هاي مرتبط با سيستمهاي آرشيو الکترونيک اسناد خواهيم پرداخت :

تكنولوژي‌هاي مرتبط با  EDMS ( سيستم آرشيو الکترونيک اسناد )

  • خدمات  پايگاه داده‌ (Database Services)
  • Storage Device Drivers
  • ECM Application Services
  • تكنولوژي‌هاي هسته در EDMS

           1. تصويربرداري از اسناد  Document Imaging  (اسکن اسناد)         
           2. تكنولوژي هاي خدمات سند/ كتابخانه Document/Library services technologies
           3. گردش كار Workflow
           4. مديريت ركوردها record management

  • تكنولوژي مديريت گزارشات خبره ERM technologies
  • پردازش فرم‌ها Forms Processing
  • Optical, Mark and Intelligent Character Recognition (OCR/ICR
    براي راه‌اندازي يك سيستم آرشيو الکترونيک اسناد  (مديريت اسناد )EDMS  حداقل بايد از يكي از چهار تكنولوژي‌ هسته شامل: تصوير برداري از اسناد (اسکن مدارک )،  خدمات سند/ كتابخانه، گردش كار و مديريت ركوردها استفاده‌كرد. انتخاب تكنولوژي حمايت شده توسط EDMS   با توجه به نيازهاي سازماني كه كاربر نهايي سيستم است، تعيين مي شود. 

تکنولوژي اسکن اسناد 
تكنولوژي هاي تصويربرداري: اسکن اسناد  (Document Imaging )

تكنولوژي هاي تصويربرداري كاربران را قادر مي‌سازند تا اسناد چاپي را اسكن و وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد كرده و در فرمت ديجيتالي ذخيره كنند.

اين تكنولوژي‌ها كاربران را قادر مي‌سازند تا متاديتا را نمايه و به سيستم وارد كنند. مولفه هاي اصلي سيستم‌هاي تصويربرداري اسناد عبارتند از:


  ورود اطلاعات (input)

ورود اطلاعات از طريق اسكنر صورت مي‌گيرد. ايستگاه‌هاي اسكن براي تبديل نسخه چاپي به فرمت ديجيتالي به منظور ذخيره و مديريت بعدي در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد، مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

قابليت‌هاي مورد نياز تكنولوژي اسكن اسناد

توانايي براي پردازش دسته اي (bache) و منفرد اسكن و نمايه اسناد
توانايي براي پشتيباني از اسكن مجدد اسناد (re-scanning)
توانايي براي پشتيباني از اسكن ساده و دوطرفه اسناد
توانايي براي ست‌كردن صفحه اي كه هنگام اسكن اسناد به صورت دسته اي يا در اسكن  اسناد طولاني جدا مي شود.
استاندارد وضوح(Resolution)
استاندارد آرشيو جورجيا در مورد وضوح :
  قابليت اسكنر براي اسكن در  وضوحي مطابق با  كيفيت مورد نياز تصاوير در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد. براي اسناد متني حداقل 200dpi   و براي طرح هاي  مهندسي نقشه ها و ديگر اسناد حداقل 300 dpi 
استاندارد آرشيو ملي كبك كانادا در مورد استانداردهاي وضوح :
براي اسناد اداري متني، حداقل وضوح 300 dpi  است كه وضوح بالايي را براي خواندن و دستكاري در صورت لزوم فراهم مي‌آورد و فرمت هاي مختلف اسناد را پوشش مي‌دهد.
باركدها و داده ها در چك باكس:300 dpi
(Optical character recognition) OCR  300dpi 
چارت‌هاي جغرافيايي، نقشه ها ، طراحي ها و اسناد خاص: 300 – 400 dpi   يا بيشتر، بسته به تست هايي كه انجام مي‌شود.

 كنترل كيفيت براي اسكن و نمايه‌سازي اسناد
براي تعريف كنترل كيفيت اسكن و نمايه سازي، كاربر بايد بتواند:

  • بررسي و تاييد اعتبار فرايند اسكن و نمايه سازي
  • امكان اسكن مجدد تصاوير با كيفيت پايين
  • وارسي قابليت خوانايي هر صفحه از سند
  • وارسي نمايه سازي درست هر سند
  • وارسي درستي شمارش صفحات براي هر سند
  • وارسي سطح امنيت مناسب براي هرسند

آزمودن كنترل كيفيت اسكن اسناد (Quality Control Testing)، توصيه شده توسط دپارتمان حمل و نقل فلوريدا
هر روز در آغاز اسكن ، ابتدا بايد از اولين سندي كه وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد شده ، پرينت گرفته شود در صورتي كه نسخه پرينت گرفته شده خوانا است سپس اسكن مي ‌تواند ادامه پيدا كند. همچنين بايد كيفيت نسخه الكترونيكي مشاهده شده روي مانيتور با نسخ اصلي و پرينت اسناد مقايسه شود. در صورت وجود مشكل در پرينتر و يا اسكنر مشكل برطرف شود. از نسخه آزمايشي چاپ شده براي مقايسه با تصويرآزمايشي روي صفحه استفاده مي شود. تصوير روي مانيتور با نسبت يك به يك ،براي اجتناب از كاهش وضوح، مشاهده مي‌شوند. 


گاهي جدا از آزمون روزانه اسكن، نياز به آزمودن آن در طول روز وجود دارد. اين در صورتي است كه : تعميرات روي تجهيزات اسكن انجام  شده باشد، تنظيمات اسكنر تغيير كرده باشد يا تغيير در نسب سخت افزار يا نرم‌افزار اسكنر انجام شده باشد. آزمودن کنترل کيفيت اسناد براي يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد امري ضروري است.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged SCAN  OCR  DMS  0 Comments

آرشيو و اسناد چيست؟

Tuesday, January 22, 2019 Posted by admin under General 

آرشيو اسناد توسط سازمان هاي خصوصي، سازمان هاي دولتي، خانواده ها و افراد براي کسب وکار و يا فعاليت هاي شخصي شان در همه زمان‌ها انجام ميشود. آرشيو بخشي از اسناد که استفاده روزمره‌گي ندارند به دليل ارزش تاريخي آنها مي باشد.
مردم  در هر سني که باشند، به نوشتن نامه، نگه داشتن خاطرات و مجلات، گرفتن عکس، حفظ دريافتي ها و پرداختي هاي پولشان، انتقال حقوق مربوط به اموال و ... مي پردازند و اين نوع اسناد مي تواند يک آرشيو را تشکيل بدهند .آنها معمولاً به اين دليل حفظ شده اند که مردم قطعاً براي دريافت يک گزارش قديمي از مدرسه و يا اطلاع از هزينه هاي خود را در ماه گذشته به اين اسناد ذخيره شده مراجعه مي کنند.
 بسياري از آرشيوها به يک سازمان آرشيو براي نگهداري بلند مدت منتقل شده است. يک منبع منحصر به فرد و غير قابل تعويض از اطلاعات در مورد گذشته در اصل ( حافظه سازمان ) است. بدون آرشيو هيچ حس واقعي از تاريخ وجود ندارد.
آرشيو اسناد چيزي است که ما ( شواهد اوليه) مي ناميم. اطلاعات خامي که مورد استفاده انواع محققان براي جستجو در مورد گذشته است.
چه کساني به ايجاد آرشيو مي پردازند؟
آرشيو توسط بسياري از گروه هاي مختلف ايجاد شده است، براي مثال :

•اشخاص حقيقي
•کسب و کار و صنعت
•مدارس
•سازمان هاي خيريه
•ادارات دولتي
•شوراها
•و ...

آرشيو از چه مواردي تشکيل شده است؟

اکثر اسناد در هر دو کاغذ و يا کاغذ پوست (که از پوست حيوانات ساخته شده است) نوشته شده است. با اين حال ممکن است در قالب الکترونيکي نيز باشد.
به عنوان مثال، ايميل و اسناد بر روي کامپيوتر شما نيز آرشيو اسنادي است که امروزه جايگزين اسناد کاغذي مي باشد.
انواع آرشيو:
آرشيو مي تواند در فرمت هاي مختلف مورد استفاده قرار بگيرد:

  • فايل ها ( يک پوشه حاوي تعداد زيادي از صفحات که يا به صورت دستي نوشته شده و يا تايپ شده است)
  • کتاب ها (گاهي اوقات با اتصالات تزئيني و حروف طلا نگاشته شده اند )
  • اسناد و مدارک فردي (مانند نامه ها)
  • نوار
  • ميکروفيلم
  • ايميل
  • فيلم سينمايي
  • سي دي
  • عکس
  • نقشه ها
  • طرح ها
  • اسناد الکترونيکي

چه تفاوتي بين آرشيو و اسناد است؟

آرشيو گاهي اوقات به عنوان پرونده "ناميده" مي شود اما اسناد با دقت بيشتري مورد استفاده قرار ميگيرد .اسناد در حال حاضر نيز مورد استفاده قرار مي گيرد. اسناد معمولا براي حفظ دائم انتخاب شده و به يک سازمان آرشيو منتقل مي شود.

چرا آرشيوها را حفظ ميکنيم؟

براي يادگيري در مورد گذشته، براي نوشتن يک کتاب تاريخ، پيدا کردن اتفاقي که در گذشته اتفاق افتاده و يا در مورد يک شخصيت در تاريخ که ناچار به مراجعه به آرشيو هستيد تا بدين روش به تجزيه و تحليل شواهد و تصميم گيري در مورد شواهد بپردازيد. از آنجا که مورخان هميشه نمي توانند از شاهداني که در آن زمان زندگي مي کردند سوال نمايند، آرشيو غالباٌ تنها منبع از شواهد است که مي تواند مورد استفاده قرار گيرد و به ما در مورد گذشته اطلاع دهد.
بدون دانستن از جامعه ما، کشور ما و خودمان به عنوان فرد تشکيل دهنده اجتماع ما احساس هويت کمتري ميکنيم.

Tagged ARCHIVE  DOCUMENTS  0 Comments

نرم افزار مديريت آرشيو و مزاياي آن

Monday, January 21, 2019 Posted by admin under General 

لايه ذخيره سازي داده ها بدون محدوديت بايگاني

داده ها و اطلاعات سرمايه هر شرکت را تشکيل مي دهند. ذخيره سازي داده ها و اطلاعات براي زماني که مورد نياز بخش فن آوري اطلاعات ( IT ) و ديگر بخش هاي سازمان است انجام مي گردد و اين مسئله نشانگر آن است که آرشيو اسناد، کارآمد و کاملاً ضروري است. وظيفه نرم افزار مديريت آرشيو ذخيره سازي آرشيو به صورتي است که است که آنها را به صورت يکپارچه به ويندوز و يا سيستم لينوکس پيوند مي دهد.

مزاياي استفاده از نرم افزار مديريت آرشيو :

مقياس پذيري
نرم افزار مديريت آرشيو با توجه به متوسط يا بزرگ بودن شرکت آزادانه قابل مقياس پذيري از چند ترابايت به پتابايت است.

سخت افزار مستقل
نرم افزار مديريت آرشيو به شما اجازه استفاده هاي مختلف از قطعات سخت افزاري از همه توليد کنندگان عمده را مي دهد.

مقرون به صرفه بودن
شما فقط براي ظرفيت مورد نياز و ظرفيت دوره مورد نياز به عنوان افزايش ذخيره سازي، پرداخت انجام مي دهيد. در برخي ديگر از نرم افزارهاي مديريت اسناد هزينه بر اساس امکانات خريداري شده و بدون در نظر گرفتن حجم استفاده شده اين پرداخت صورت مي گردد.

رابط کاربري باز
نرم افزار آرشيو مديريت قابل ارائه يک رابط فايل سيستم استاندارد، با استفاده از CIFS و يا NFS جهت برقراري ارتباط با آرشيو است. بر خلاف ديگر سيستم هاي بايگاني، هيچ API اختصاصي براي دسترسي به داده ها مورد نياز نيست.

نرم افزار مستقل
نرم افزار مديريت آرشيو سازگاري با محصولات نرم افزاري موجود و آينده را از توليد کنندگان نرم افزار مستقل (ISV) براي DMS، ايميل، فايل، صوتي، تصويري، PACS، مهندسي و برنامه هاي کاربردي ديگر تضمين مي کند. ليست برنامه هاي استفاده شده در سازمان ها به طور مداوم در حال گسترش يافتن است و يکي از برتري هاي نرم افزار مديريت اسناد تطبيق  با نرم افزارهاي مختلف سازمان ارزيابي مي گردد.

 شفافيت
نرم افزار مديريت آرشيو با حفظ ساختار دايرکتوري فايل سيستم استاندارد به کاربران امکان دسترسي به داده ها را دقيقا به همان شيوه اي که قبلا انجام مي دادند، مي دهد. برنامه هاي کاربردي به همان صورتي که درگذشته بودند به طور مستقيم به اين آرشيو متصل اند.

Storage Pools
سيستم هاي مبتني بر ديسک سريعترند و يا نوار مغناطيسي؟ نرم افزار آرشيو مديريت باعث مي شود هر دو گزينه آزادانه در دسترس تان باشد و به شما توانايي ترکيب رسانه آرشيو خود براي ايجاد يک راه حل مناسب ذخيره سازي صرف نظر از ترکيب؛ ديسک / ديسک، ديسک / نوار، نوار / نوار، ديسک / نوار / ديسک، ديسک / نوار / نوار، و غيره را مي دهد.

امنيت داده ها
بوسيله نرم افزار مديريت ارشيو با ذخيره داده ها به صورت محلي و يا از راه دور ديگر نگران داده هاي مورد نيازتان نباشيد.


مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged CIFS  0 Comments

اهميت به کارگيري سيستم مديريت اسناد

Saturday, January 19, 2019 Posted by admin under General 

اسناد چه بصورت الکترونيکي و چه بصورت کاغذي، يک بخش اساسي از هر شرکت هستند. مديريت اسناد و اطلاعات براي کسب و کارهاي گوناگون يک فعاليت چالش برانگيز مي باشد. بر اين اساس با توجه به ماهيت فعاليت يک سازمان، راه حل مديريت اسناد (Document Manager – DM-) جهت ذخيره و بازاريابي اسناد کاغذي و الکترونيکي مي تواند مفيد واقع شود.


در اين مقاله 7 مزيت سيستم مديريت اسناد مورد بحث قرار مي گيرد:

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد
2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات
3-مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
4-بازيابي آسان
5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد
6-پشتيبان گيري بهتر
7-مزاياي ناملموس ديگر

اين موارد در ذيل بررسي ميگردد.

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد

نظر به افزايش هزينه املاک تجاري، طبيعتاً هزينه ذخيره اسناد کاغذي به علت نياز به  فضاي مناسب نيز افزايش مي يابد. در اين شرايط استفاده از نرم افزار مديريت اسناد (  DMS )، نياز به فايل هاي پرحجم اسناد که دارايي هاي با ارزش سازمان مي باشند را کاهش داده و به اين روش سبب آزاد نمودن فصاي اداري ارزشمند شرکت و يا سازمان مي گردد.
در اين زمينه حتي اسنادي که بايد نگهداري شوند، به عنوان نسخه سخت در مکانهايي با ارزش ريالي کمتر مانند يک انبار يا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداري مي گردند.


2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات

امنيت اسناد براي بسياري از شرکت ها حياتي مي باشد، دراين زمينه DMS کنترل بهتري براي اسناد فراهم مي کند. در نرم افزار مديريت اسناد، دسترسي ها را مي توان در سطوح يا گروه هاي کاري تعيين نمود. همچنينDMS  زنجيره اي از مميزي ها براي مشاهده يک سند هنگامي که به آن دسترسي پيدا شده است را فراهم مي آورد و همچنين اين قابليت را فراهم مي نمايد که با رعايت دسترسي هاي موجود، آنرا ويرايش نمود.
اسناد مديريت شده در نرم  افزار بسيار قابل رديابي مي باشد و حتي مي توان با زدن بر چسب هايي قابليت هشدار خودکار براي آنها ايجاد نمود.

3- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان

رعايت الزامات سازمان براي اسناد خاص مي توانند بسيار پيچيده باشد. عدم تطبيق با اين الزامات مي تواند به جريمه، لغو مجوز و در برخي موارد مسئوليت کيفي منجر شود. معمولاً مقررات کشوري شامل دستورالعمل هاي امنيتي سخت مي باشد. DMS خطر عدم رعايت الزامات دسترسي را کاهش مي دهد. در برنامه مديريت اسناد الزامات برنامه دخيره سازي مي گردد و به عنوان مثال اين موارد مي توانند اتوماتيک باشد و اسناد جديد به راحتي طبقه بندي و نگهداري شوند.


4- بازيابي آسان

جستجو و بازيابي اسناد مي تواند بسيار  وقت گير باشد و همه ما مي دانيم زمان بسيار ارزشمند است و به عبارتي معادل پول است. بر اساس آمار منتشر  شده توسط PWC  ( شرکت پرايس واتر هاوس کوپر ) ميانگين هزينه هاي بر اساس زمان صرف شده جهت مديريت اسناد کاغذي عبارتند از:
   1 - سازمان جهت حق الزحمه بايگاني نمودن يک سند 20 دلار و براي پيدا نمودن اسنادي که به اشتباه بايگاني شده اند 120 دلار و همچنين 220 دلار براي توليد  مجدد اسناد گم شده بايد پرداخت مي نمايد.
   2-  7.5% از تمام اسناد گمشده و %3  ديگر به اشتباه بايگاني شده اند.
   3- کارمندان حرفه اي %5 الي %15 از زمان خود براي مطالعه اطلاعات صرف ميکنند که متاسفانه %50  اين زمان را بايد براي جستجوي اسناد در نظر بگيرند.
      نرم افزار مديريت اسنادي که براي شرکت شما سفارشي سازي شده باشد، يک ابزار بسيار قدرتمند براي مديريت و صرفه جويي در زمان مي باشد. DMS هاي   قدرتمند شناسايي اسناد مرتبط با يک کلمه يا عبارت را امکان پذير مي نمايند و به عبارت ديگر قابليت جستجوي تمام متن را ارائه مي نمايند. در نرم افزار مديريت اسناد قابليت تعريف شناسنامه اسناد براي يک فايل يا پوشه وجود دارد. يکپارچگي با ديگر نرم افزارهاي کاربردي سازمان، مي تواند دسترسي به اطلاعات مهم را تسهيل نمايد. DMS فرصت دسترسي به اسناد را از راه دور فراهم مي نمايد و به عبارت ديگر تا زماني که دسترسي به اينترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه اي قابل دسترسي مي باشند.


5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد

با استفاده از DMS، به اشتراک گذاري و بازيابي اسناد بسيار آسانتر صورت مي گيرد و دسترسي به اسناد ذخيره شده از منابع گوناگون، امکان پذير است. همچنين اسکن اسناد قابليت اشتراک گذاري از طريق نرم افزارهاي اينترنتي و يا ايميل را فراهم مي نمايد. نرم افزارهاي مديريت اسناد شفافيت بيشتري را براي برنامه هاي شرکت و يا سازمان فراهم مي نمايند که اين امر سبب نظارت بهتر بر اجراي فعاليت ها مي شود.
بوسيله نرم افزار مديريت اسناد دسترسي مجاز به کاربران خارجي امکان پذير و قابل نظارت است. يکي از بخش هاي مهم نرم افزار مديريت اسناد امکان کنترل ورژن هاي مختلف يک سند است که در اين بخش ويرايش هاي قديمي تر يک سند قابل بازيابي مي باشند. اين ويژگي براي زماني که بخش هاي مختلف بروي يک سند کار مي کنند و يا اسنادي که دسترسي يا تغييرات روي آنها امکان پذير نيست، بسيار مهم است.

6-پشتيبان گيري بهتر

نرم افزار مديريت اسناد  شامل يک برنامه پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات مي باشد. با در اختيار داشتن يک آرشيو ديجيتال به عنوان پشتيبان اسناد، اسناد کاغذي از آتش، سيل و بلاياي ديگر محافظت مي شوند. بوسيله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش هاي گوناگون قابل رديابي مي باشند.
همچنين به علت اينکه تصاوير اسناد در مرکز داده ها ذخيره شده است، پس از مشاهده، گم و يا جايجا نمي شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بايگاني شوند و قراردادن اسناد بر اساس يک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام مي گيرد و به عبارت ديگر در نرم افزار مديريت اسناد، کليه اسناد ديجيتالي شده و در محل مورد نظر آرشيو مي گردد.

7- مزاياي ناملموس ديگر

برخي ديگر از مزيت هاي نرم افزار مديريت اسناد عبارتند از:
7-1: انعطاف پذيري
7-2: رقابت پذيري
7-3: بهبود روابط با مشتري
7-4: آرامش خاطر
زمان ارزشمند است و زمان ذخيره شده سود قطعي شما از DMS  است که اغلب به طور مستقيم به معني افزايش بهره وري مي باشد.
بوسيله بازيابي سند سريع تر و کارآمدتر مي تواند روحيه کارکنان افزايش يافته و سبب افزايش رضايت مشتري شود. همچنين راه حل هاي مديريت اسناد قابل سفارشي براي پاسخگويي به نيازهاي در حال تغيير هر شرکت لازم مي باشد.
سيستم مديريت اسناد شامل مزاياي بسياري براي کسب و کارهاي گوناگون مي باشد. يک راه حل مديريت اسناد طراحي مي تواند از طريق بهبود فرآيندهاي کسب و کار و افزايش بهره وري به شما در مديريت و توسعه کسب و کارکمک نمايد.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا

 


Tagged DMS  0 Comments


<< Previous Page