<< Previous Post
Next Post >>



چه چيزي را آرشيو نکنيم آسيب مي بينيم

Tuesday, January 1, 2019 Posted by admin under General 

اغلب اوقات موارد پيش پا افتاده اي در روند فعاليت روزانه براي ما پيش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نخواهد کرد که حتي ممکن است اين موارد به ظاهر کم اهميت. يکي از اين موارد ، مديريت و سازماندهي اسناد و مدارک است که امروز در اکثر سازمانها از اهميت و ضرورت آن غفلت مي شود . در بسياري از موارد حتي پس از گذشت چند سال ، زماني که از طرف مراکز مميزي و يا رسيدگي ، اسنادي از يک سازمان درخواست مي شود ، يا براي اثبات عدم اعتبار يک ادعاي حقوقي از ما نياز به ارائه اسناد مرتبط داريم ، متوجه اهميت و ضرورت وجود سامانه مديريت اسناد خواهيم شد. حفظ و  نگه داري، طبقه بندي، سازماندهي و آرشيو کردن اسناد و در صورت لزوم امحاي به موقع اين مدارک و اسناد لازمه دسترسي مناسب به اسناد است.

اغلب اوقات موارد پيش پا افتاده اي در روند فعاليت روزانه براي ما پيش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نخواهد کرد که حتي ممکن است اين موارد به ظاهر کم اهميت. يکي از اين موارد ، مديريت و سازماندهي اسناد و مدارک است که امروز در اکثر سازمانها از اهميت و ضرورت آن غفلت مي شود . در بسياري از موارد حتي پس از گذشت چند سال ، زماني که از طرف مراکز مميزي و يا رسيدگي ، اسنادي از يک سازمان درخواست مي شود ، يا براي اثبات عدم اعتبار يک ادعاي حقوقي از ما نياز به ارائه اسناد مرتبط داريم ، متوجه اهميت و ضرورت وجود سامانه مديريت اسناد خواهيم شد. حفظ و  نگه داري، طبقه بندي، سازماندهي و آرشيو کردن اسناد و در صورت لزوم امحاي به موقع اين مدارک و اسناد لازمه دسترسي مناسب به اسناد است.

آيا واقعا کسب و کار ما نياز به استراتژي آرشيو اسناد دارد ؟

ممکن است تصور کنيم  که استفاده از سيستم مديريت اسناد و سازماندهي مدارک مختص به ارگان ها و سازمان هاي بزرگي است  که داراي ميليون ها سند و بايگاني هاي بسيار وسيع هستند . ولي اگر ما صاحب يک کسب و کار کوچک هم باشيم به ازاي هر مدرکي که در سازمان ما توليد مي شود مي بايست برنامه اي براي آرشيو و دسترسي به آن داشته باشيم . و اين اساس مديريت اسناد است. در هر صورت چنانچه در مسير رشد و توسعه هستيد شما نيازمند به يک سياست جامع بايگاني مدارک و اسناد در قالب يک استراتژي سازمان يافته ايد که همزمان با کسب و کار شما رشد کند. طبيعي است که با رشد کسب و کار شما ، فرايندهاي بيشتري به سازمانتان اضافه خواهد شد و به تبع آن اسناد مختلفي به مجموعه آرشيو سازماني شما مي پيوندد.

اگر بر اساس اين تفکر و استراتژي در جهت رشد و توسعه شرکت گام برداريم ممکن است دچار اشتباه شويم چون ما از روش ارزان و کم هزينه تري استفاده کرده ايم و باعث صرفه جويي در منابع شده ايم. ولي اين روش نه تنها باعث کمتر شدن هزينه ها نمي شود بلکه باعث تاخير در دسترسي به فايل هاي خود و همچنين اضافه کردن هزينه هاي پنهان متعدد و تحميل هزينه هاي اجباري ديگر به شرکت خود شده ايم. در يک تحقيقات نظرسنجي در سال 2012 تحت عنوان(Document Management Survay : In House Or Off-Site ) درباره اين موضوع صورت پذيرفت. نتايج اين تحقيقات نشان داد 65 درصد از کسب و کار هاي کوچک و متوسط نيز براي پرهيز از اين هزينه هاي سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد  به استفاده از سيستم هاي جامع مديريت اسناد و مدارک به صورت الکترونيکي و ديجيتال روي آورده اند.

آيا براي ايجاد مديريت اسناد وقت کافي دارم ؟


يکي از قوانين مهم در بهره وري ، اختصاص زمان و هزينه در کوتاه مدت براي کاهش زمان و هزينه در بلند مدت است.  ساماندهي اسناد و ايجاد آرشيو الکترونيک از اسناد و مدارک ، استفاده از نرم افزار مديريت اسناد در کنار سيستمهاي مانند اتوماسيون اداري، با کاهش هزينه و زمان در بلند مدت رابطه مستقيم داشته و روز به روز ابعاد جديد تري را در بر مي گيرد. اگر بخواهيم نتيجه اين نوشته را در يک جمله خلاصه کنيم ، بايد بگوييم براي توليد و آرشيو حتي يک سند نيز مي بايست برنامه داشت .

 

Tagged --no tags-- 0 Comments

share the love!



comments

there are no comments for this post. be the first to post one!


post your comment

name (*) - required
email address (*) - required
site address
your comment (*) - required

(*) - required


<< Previous Post
Next Post >>