<< Previous Post
Next Post >>



چگونه اسناد خود را سازماندهي نماييم؟

Tuesday, January 8, 2019 Posted by admin under General 

سازماندهي اسناد در بايگاني قابل دسترس و قابل استفاده، با يک ساختار برچسبي که بتواند در طول زمان با آرشيوتان رشد و سازگاري داشته باشد از اهميت بالايي برخوردار است.
نوع و حجم اسناد از سازماني به سازمان ديگر متفاوت است بنابراين از دادن برچسب هاي صحيح به فايل هاي سندتان مطمئن باشيد و به طور مداوم چک کنيد تا در موارد نياز بتوانيد به سهولت به سند مدنظرتان دسترسي بيابيد و سازماندهي اسناد را انجام دهيد.
شما ممکن است فايل هاي سند خود را به اين صورت سازماندهي کنيد :

  • شخص
  • زماني(1960،1970،1980)
  • رويدادها ( تعطيلات ، تولد ، فارغ التحصيلي )
  • فعاليت (مدارس، شغل و سازمان ها)
  • براي جمع آوري کاغذ ( تمبر، کارت هاي بيس بال)
  • اسناد مالي (وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها، صورت حساب و يا اسناد مالي)
  • اسناد و مدارک شخصي (شناسنامه، سند ازدواج ، گذرنامه و / يا مدارک مهاجرت ، اطلاعات پزشکي ، وصيت نامه و ساير مدارک قانوني )
  • مکاتبات (به عنوان مثال نامه ها، کارت پستال ها، يادداشت ها )
  • مجلات و يا خاطرات
  • پوستر و آثار هنري
  • کتاب و مجلات
  • بريده اخبار و روزنامه ها
  • انواع کاغذ و مقوا نشانه
  • مقالات مذهبي


بهترين راه قبل از تصميم به آرشيو اسناد اين است که ببينيد اسناد در چه گروهي قرار ميگيرند و سپس فايل مورد نظر را در ليست مربوطه قرار دهيد و فايل هاي مرتبط با آن را در زيرگروه هاي فايل اصلي بگذاريد. همانطور که مي بينيد ترتيب آرشيو ها از انعطاف پذيري  بالايي در نامگذاري برخوردارند.
تذکر مفيد در سازماندهي اسناد : کليدي براي ايجاد ساختار نامگذاري است که در "سطح بالا"  براي توصيف دسته قابل استفاده است که در طول زمان قابل انعطاف است. براي مثال، اگر شما برچسب يک فايل يا باکس را " اسناد مالي "  قرار داديد مي توانيد اسناد وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها و صورتحساب را در آن بخش از آرشيو خود قرار دهيد و به جاي داشتن برچسب جداگانه براي هر يک از اين انواع از مقالات شما قادر به اضافه کردن و يا حذف اسناد در بخش اسناد مالي آرشيو خود در هر زمان و بدون نياز به تغيير نام بخش هستيد.

Tagged --no tags-- 0 Comments

share the love!



comments

there are no comments for this post. be the first to post one!


post your comment

name (*) - required
email address (*) - required
site address
your comment (*) - required

(*) - required


<< Previous Post
Next Post >>