<< Previous Post
Next Post >>



اهميت به کارگيري سيستم مديريت اسناد

Saturday, January 19, 2019 Posted by admin under General 

اسناد چه بصورت الکترونيکي و چه بصورت کاغذي، يک بخش اساسي از هر شرکت هستند. مديريت اسناد و اطلاعات براي کسب و کارهاي گوناگون يک فعاليت چالش برانگيز مي باشد. بر اين اساس با توجه به ماهيت فعاليت يک سازمان، راه حل مديريت اسناد (Document Manager – DM-) جهت ذخيره و بازاريابي اسناد کاغذي و الکترونيکي مي تواند مفيد واقع شود.


در اين مقاله 7 مزيت سيستم مديريت اسناد مورد بحث قرار مي گيرد:

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد
2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات
3-مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
4-بازيابي آسان
5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد
6-پشتيبان گيري بهتر
7-مزاياي ناملموس ديگر

اين موارد در ذيل بررسي ميگردد.

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد

نظر به افزايش هزينه املاک تجاري، طبيعتاً هزينه ذخيره اسناد کاغذي به علت نياز به  فضاي مناسب نيز افزايش مي يابد. در اين شرايط استفاده از نرم افزار مديريت اسناد (  DMS )، نياز به فايل هاي پرحجم اسناد که دارايي هاي با ارزش سازمان مي باشند را کاهش داده و به اين روش سبب آزاد نمودن فصاي اداري ارزشمند شرکت و يا سازمان مي گردد.
در اين زمينه حتي اسنادي که بايد نگهداري شوند، به عنوان نسخه سخت در مکانهايي با ارزش ريالي کمتر مانند يک انبار يا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداري مي گردند.


2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات

امنيت اسناد براي بسياري از شرکت ها حياتي مي باشد، دراين زمينه DMS کنترل بهتري براي اسناد فراهم مي کند. در نرم افزار مديريت اسناد، دسترسي ها را مي توان در سطوح يا گروه هاي کاري تعيين نمود. همچنينDMS  زنجيره اي از مميزي ها براي مشاهده يک سند هنگامي که به آن دسترسي پيدا شده است را فراهم مي آورد و همچنين اين قابليت را فراهم مي نمايد که با رعايت دسترسي هاي موجود، آنرا ويرايش نمود.
اسناد مديريت شده در نرم  افزار بسيار قابل رديابي مي باشد و حتي مي توان با زدن بر چسب هايي قابليت هشدار خودکار براي آنها ايجاد نمود.

3- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان

رعايت الزامات سازمان براي اسناد خاص مي توانند بسيار پيچيده باشد. عدم تطبيق با اين الزامات مي تواند به جريمه، لغو مجوز و در برخي موارد مسئوليت کيفي منجر شود. معمولاً مقررات کشوري شامل دستورالعمل هاي امنيتي سخت مي باشد. DMS خطر عدم رعايت الزامات دسترسي را کاهش مي دهد. در برنامه مديريت اسناد الزامات برنامه دخيره سازي مي گردد و به عنوان مثال اين موارد مي توانند اتوماتيک باشد و اسناد جديد به راحتي طبقه بندي و نگهداري شوند.


4- بازيابي آسان

جستجو و بازيابي اسناد مي تواند بسيار  وقت گير باشد و همه ما مي دانيم زمان بسيار ارزشمند است و به عبارتي معادل پول است. بر اساس آمار منتشر  شده توسط PWC  ( شرکت پرايس واتر هاوس کوپر ) ميانگين هزينه هاي بر اساس زمان صرف شده جهت مديريت اسناد کاغذي عبارتند از:
   1 - سازمان جهت حق الزحمه بايگاني نمودن يک سند 20 دلار و براي پيدا نمودن اسنادي که به اشتباه بايگاني شده اند 120 دلار و همچنين 220 دلار براي توليد  مجدد اسناد گم شده بايد پرداخت مي نمايد.
   2-  7.5% از تمام اسناد گمشده و %3  ديگر به اشتباه بايگاني شده اند.
   3- کارمندان حرفه اي %5 الي %15 از زمان خود براي مطالعه اطلاعات صرف ميکنند که متاسفانه %50  اين زمان را بايد براي جستجوي اسناد در نظر بگيرند.
      نرم افزار مديريت اسنادي که براي شرکت شما سفارشي سازي شده باشد، يک ابزار بسيار قدرتمند براي مديريت و صرفه جويي در زمان مي باشد. DMS هاي   قدرتمند شناسايي اسناد مرتبط با يک کلمه يا عبارت را امکان پذير مي نمايند و به عبارت ديگر قابليت جستجوي تمام متن را ارائه مي نمايند. در نرم افزار مديريت اسناد قابليت تعريف شناسنامه اسناد براي يک فايل يا پوشه وجود دارد. يکپارچگي با ديگر نرم افزارهاي کاربردي سازمان، مي تواند دسترسي به اطلاعات مهم را تسهيل نمايد. DMS فرصت دسترسي به اسناد را از راه دور فراهم مي نمايد و به عبارت ديگر تا زماني که دسترسي به اينترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه اي قابل دسترسي مي باشند.


5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد

با استفاده از DMS، به اشتراک گذاري و بازيابي اسناد بسيار آسانتر صورت مي گيرد و دسترسي به اسناد ذخيره شده از منابع گوناگون، امکان پذير است. همچنين اسکن اسناد قابليت اشتراک گذاري از طريق نرم افزارهاي اينترنتي و يا ايميل را فراهم مي نمايد. نرم افزارهاي مديريت اسناد شفافيت بيشتري را براي برنامه هاي شرکت و يا سازمان فراهم مي نمايند که اين امر سبب نظارت بهتر بر اجراي فعاليت ها مي شود.
بوسيله نرم افزار مديريت اسناد دسترسي مجاز به کاربران خارجي امکان پذير و قابل نظارت است. يکي از بخش هاي مهم نرم افزار مديريت اسناد امکان کنترل ورژن هاي مختلف يک سند است که در اين بخش ويرايش هاي قديمي تر يک سند قابل بازيابي مي باشند. اين ويژگي براي زماني که بخش هاي مختلف بروي يک سند کار مي کنند و يا اسنادي که دسترسي يا تغييرات روي آنها امکان پذير نيست، بسيار مهم است.

6-پشتيبان گيري بهتر

نرم افزار مديريت اسناد  شامل يک برنامه پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات مي باشد. با در اختيار داشتن يک آرشيو ديجيتال به عنوان پشتيبان اسناد، اسناد کاغذي از آتش، سيل و بلاياي ديگر محافظت مي شوند. بوسيله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش هاي گوناگون قابل رديابي مي باشند.
همچنين به علت اينکه تصاوير اسناد در مرکز داده ها ذخيره شده است، پس از مشاهده، گم و يا جايجا نمي شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بايگاني شوند و قراردادن اسناد بر اساس يک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام مي گيرد و به عبارت ديگر در نرم افزار مديريت اسناد، کليه اسناد ديجيتالي شده و در محل مورد نظر آرشيو مي گردد.

7- مزاياي ناملموس ديگر

برخي ديگر از مزيت هاي نرم افزار مديريت اسناد عبارتند از:
7-1: انعطاف پذيري
7-2: رقابت پذيري
7-3: بهبود روابط با مشتري
7-4: آرامش خاطر
زمان ارزشمند است و زمان ذخيره شده سود قطعي شما از DMS  است که اغلب به طور مستقيم به معني افزايش بهره وري مي باشد.
بوسيله بازيابي سند سريع تر و کارآمدتر مي تواند روحيه کارکنان افزايش يافته و سبب افزايش رضايت مشتري شود. همچنين راه حل هاي مديريت اسناد قابل سفارشي براي پاسخگويي به نيازهاي در حال تغيير هر شرکت لازم مي باشد.
سيستم مديريت اسناد شامل مزاياي بسياري براي کسب و کارهاي گوناگون مي باشد. يک راه حل مديريت اسناد طراحي مي تواند از طريق بهبود فرآيندهاي کسب و کار و افزايش بهره وري به شما در مديريت و توسعه کسب و کارکمک نمايد.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا

 


Tagged DMS  0 Comments

share the love!



comments

there are no comments for this post. be the first to post one!


post your comment

name (*) - required
email address (*) - required
site address
your comment (*) - required

(*) - required


<< Previous Post
Next Post >>