نرم افزار مديريت آرشيو و مزاياي آن

Monday, January 21, 2019 Posted by admin under General 

لايه ذخيره سازي داده ها بدون محدوديت بايگاني

داده ها و اطلاعات سرمايه هر شرکت را تشکيل مي دهند. ذخيره سازي داده ها و اطلاعات براي زماني که مورد نياز بخش فن آوري اطلاعات ( IT ) و ديگر بخش هاي سازمان است انجام مي گردد و اين مسئله نشانگر آن است که آرشيو اسناد، کارآمد و کاملاً ضروري است. وظيفه نرم افزار مديريت آرشيو ذخيره سازي آرشيو به صورتي است که است که آنها را به صورت يکپارچه به ويندوز و يا سيستم لينوکس پيوند مي دهد.

مزاياي استفاده از نرم افزار مديريت آرشيو :

مقياس پذيري
نرم افزار مديريت آرشيو با توجه به متوسط يا بزرگ بودن شرکت آزادانه قابل مقياس پذيري از چند ترابايت به پتابايت است.

سخت افزار مستقل
نرم افزار مديريت آرشيو به شما اجازه استفاده هاي مختلف از قطعات سخت افزاري از همه توليد کنندگان عمده را مي دهد.

مقرون به صرفه بودن
شما فقط براي ظرفيت مورد نياز و ظرفيت دوره مورد نياز به عنوان افزايش ذخيره سازي، پرداخت انجام مي دهيد. در برخي ديگر از نرم افزارهاي مديريت اسناد هزينه بر اساس امکانات خريداري شده و بدون در نظر گرفتن حجم استفاده شده اين پرداخت صورت مي گردد.

رابط کاربري باز
نرم افزار آرشيو مديريت قابل ارائه يک رابط فايل سيستم استاندارد، با استفاده از CIFS و يا NFS جهت برقراري ارتباط با آرشيو است. بر خلاف ديگر سيستم هاي بايگاني، هيچ API اختصاصي براي دسترسي به داده ها مورد نياز نيست.

نرم افزار مستقل
نرم افزار مديريت آرشيو سازگاري با محصولات نرم افزاري موجود و آينده را از توليد کنندگان نرم افزار مستقل (ISV) براي DMS، ايميل، فايل، صوتي، تصويري، PACS، مهندسي و برنامه هاي کاربردي ديگر تضمين مي کند. ليست برنامه هاي استفاده شده در سازمان ها به طور مداوم در حال گسترش يافتن است و يکي از برتري هاي نرم افزار مديريت اسناد تطبيق  با نرم افزارهاي مختلف سازمان ارزيابي مي گردد.

 شفافيت
نرم افزار مديريت آرشيو با حفظ ساختار دايرکتوري فايل سيستم استاندارد به کاربران امکان دسترسي به داده ها را دقيقا به همان شيوه اي که قبلا انجام مي دادند، مي دهد. برنامه هاي کاربردي به همان صورتي که درگذشته بودند به طور مستقيم به اين آرشيو متصل اند.

Storage Pools
سيستم هاي مبتني بر ديسک سريعترند و يا نوار مغناطيسي؟ نرم افزار آرشيو مديريت باعث مي شود هر دو گزينه آزادانه در دسترس تان باشد و به شما توانايي ترکيب رسانه آرشيو خود براي ايجاد يک راه حل مناسب ذخيره سازي صرف نظر از ترکيب؛ ديسک / ديسک، ديسک / نوار، نوار / نوار، ديسک / نوار / ديسک، ديسک / نوار / نوار، و غيره را مي دهد.

امنيت داده ها
بوسيله نرم افزار مديريت ارشيو با ذخيره داده ها به صورت محلي و يا از راه دور ديگر نگران داده هاي مورد نيازتان نباشيد.


مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged CIFS  0 Comments

اهميت به کارگيري سيستم مديريت اسناد

Saturday, January 19, 2019 Posted by admin under General 

اسناد چه بصورت الکترونيکي و چه بصورت کاغذي، يک بخش اساسي از هر شرکت هستند. مديريت اسناد و اطلاعات براي کسب و کارهاي گوناگون يک فعاليت چالش برانگيز مي باشد. بر اين اساس با توجه به ماهيت فعاليت يک سازمان، راه حل مديريت اسناد (Document Manager – DM-) جهت ذخيره و بازاريابي اسناد کاغذي و الکترونيکي مي تواند مفيد واقع شود.


در اين مقاله 7 مزيت سيستم مديريت اسناد مورد بحث قرار مي گيرد:

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد
2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات
3-مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
4-بازيابي آسان
5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد
6-پشتيبان گيري بهتر
7-مزاياي ناملموس ديگر

اين موارد در ذيل بررسي ميگردد.

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد

نظر به افزايش هزينه املاک تجاري، طبيعتاً هزينه ذخيره اسناد کاغذي به علت نياز به  فضاي مناسب نيز افزايش مي يابد. در اين شرايط استفاده از نرم افزار مديريت اسناد (  DMS )، نياز به فايل هاي پرحجم اسناد که دارايي هاي با ارزش سازمان مي باشند را کاهش داده و به اين روش سبب آزاد نمودن فصاي اداري ارزشمند شرکت و يا سازمان مي گردد.
در اين زمينه حتي اسنادي که بايد نگهداري شوند، به عنوان نسخه سخت در مکانهايي با ارزش ريالي کمتر مانند يک انبار يا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداري مي گردند.


2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات

امنيت اسناد براي بسياري از شرکت ها حياتي مي باشد، دراين زمينه DMS کنترل بهتري براي اسناد فراهم مي کند. در نرم افزار مديريت اسناد، دسترسي ها را مي توان در سطوح يا گروه هاي کاري تعيين نمود. همچنينDMS  زنجيره اي از مميزي ها براي مشاهده يک سند هنگامي که به آن دسترسي پيدا شده است را فراهم مي آورد و همچنين اين قابليت را فراهم مي نمايد که با رعايت دسترسي هاي موجود، آنرا ويرايش نمود.
اسناد مديريت شده در نرم  افزار بسيار قابل رديابي مي باشد و حتي مي توان با زدن بر چسب هايي قابليت هشدار خودکار براي آنها ايجاد نمود.

3- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان

رعايت الزامات سازمان براي اسناد خاص مي توانند بسيار پيچيده باشد. عدم تطبيق با اين الزامات مي تواند به جريمه، لغو مجوز و در برخي موارد مسئوليت کيفي منجر شود. معمولاً مقررات کشوري شامل دستورالعمل هاي امنيتي سخت مي باشد. DMS خطر عدم رعايت الزامات دسترسي را کاهش مي دهد. در برنامه مديريت اسناد الزامات برنامه دخيره سازي مي گردد و به عنوان مثال اين موارد مي توانند اتوماتيک باشد و اسناد جديد به راحتي طبقه بندي و نگهداري شوند.


4- بازيابي آسان

جستجو و بازيابي اسناد مي تواند بسيار  وقت گير باشد و همه ما مي دانيم زمان بسيار ارزشمند است و به عبارتي معادل پول است. بر اساس آمار منتشر  شده توسط PWC  ( شرکت پرايس واتر هاوس کوپر ) ميانگين هزينه هاي بر اساس زمان صرف شده جهت مديريت اسناد کاغذي عبارتند از:
   1 - سازمان جهت حق الزحمه بايگاني نمودن يک سند 20 دلار و براي پيدا نمودن اسنادي که به اشتباه بايگاني شده اند 120 دلار و همچنين 220 دلار براي توليد  مجدد اسناد گم شده بايد پرداخت مي نمايد.
   2-  7.5% از تمام اسناد گمشده و %3  ديگر به اشتباه بايگاني شده اند.
   3- کارمندان حرفه اي %5 الي %15 از زمان خود براي مطالعه اطلاعات صرف ميکنند که متاسفانه %50  اين زمان را بايد براي جستجوي اسناد در نظر بگيرند.
      نرم افزار مديريت اسنادي که براي شرکت شما سفارشي سازي شده باشد، يک ابزار بسيار قدرتمند براي مديريت و صرفه جويي در زمان مي باشد. DMS هاي   قدرتمند شناسايي اسناد مرتبط با يک کلمه يا عبارت را امکان پذير مي نمايند و به عبارت ديگر قابليت جستجوي تمام متن را ارائه مي نمايند. در نرم افزار مديريت اسناد قابليت تعريف شناسنامه اسناد براي يک فايل يا پوشه وجود دارد. يکپارچگي با ديگر نرم افزارهاي کاربردي سازمان، مي تواند دسترسي به اطلاعات مهم را تسهيل نمايد. DMS فرصت دسترسي به اسناد را از راه دور فراهم مي نمايد و به عبارت ديگر تا زماني که دسترسي به اينترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه اي قابل دسترسي مي باشند.


5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد

با استفاده از DMS، به اشتراک گذاري و بازيابي اسناد بسيار آسانتر صورت مي گيرد و دسترسي به اسناد ذخيره شده از منابع گوناگون، امکان پذير است. همچنين اسکن اسناد قابليت اشتراک گذاري از طريق نرم افزارهاي اينترنتي و يا ايميل را فراهم مي نمايد. نرم افزارهاي مديريت اسناد شفافيت بيشتري را براي برنامه هاي شرکت و يا سازمان فراهم مي نمايند که اين امر سبب نظارت بهتر بر اجراي فعاليت ها مي شود.
بوسيله نرم افزار مديريت اسناد دسترسي مجاز به کاربران خارجي امکان پذير و قابل نظارت است. يکي از بخش هاي مهم نرم افزار مديريت اسناد امکان کنترل ورژن هاي مختلف يک سند است که در اين بخش ويرايش هاي قديمي تر يک سند قابل بازيابي مي باشند. اين ويژگي براي زماني که بخش هاي مختلف بروي يک سند کار مي کنند و يا اسنادي که دسترسي يا تغييرات روي آنها امکان پذير نيست، بسيار مهم است.

6-پشتيبان گيري بهتر

نرم افزار مديريت اسناد  شامل يک برنامه پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات مي باشد. با در اختيار داشتن يک آرشيو ديجيتال به عنوان پشتيبان اسناد، اسناد کاغذي از آتش، سيل و بلاياي ديگر محافظت مي شوند. بوسيله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش هاي گوناگون قابل رديابي مي باشند.
همچنين به علت اينکه تصاوير اسناد در مرکز داده ها ذخيره شده است، پس از مشاهده، گم و يا جايجا نمي شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بايگاني شوند و قراردادن اسناد بر اساس يک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام مي گيرد و به عبارت ديگر در نرم افزار مديريت اسناد، کليه اسناد ديجيتالي شده و در محل مورد نظر آرشيو مي گردد.

7- مزاياي ناملموس ديگر

برخي ديگر از مزيت هاي نرم افزار مديريت اسناد عبارتند از:
7-1: انعطاف پذيري
7-2: رقابت پذيري
7-3: بهبود روابط با مشتري
7-4: آرامش خاطر
زمان ارزشمند است و زمان ذخيره شده سود قطعي شما از DMS  است که اغلب به طور مستقيم به معني افزايش بهره وري مي باشد.
بوسيله بازيابي سند سريع تر و کارآمدتر مي تواند روحيه کارکنان افزايش يافته و سبب افزايش رضايت مشتري شود. همچنين راه حل هاي مديريت اسناد قابل سفارشي براي پاسخگويي به نيازهاي در حال تغيير هر شرکت لازم مي باشد.
سيستم مديريت اسناد شامل مزاياي بسياري براي کسب و کارهاي گوناگون مي باشد. يک راه حل مديريت اسناد طراحي مي تواند از طريق بهبود فرآيندهاي کسب و کار و افزايش بهره وري به شما در مديريت و توسعه کسب و کارکمک نمايد.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا

 


Tagged DMS  0 Comments

چيست؟ OCR

Tuesday, January 8, 2019 Posted by admin under General 

OCR مخفف Optical Character Recognition و يا Optical Character Reader مي باشد و آن در واقع نرم افزار متن خواني است که براي تشخيص و بازيابي الفبا و نوشته هاي دست نويس يا تايپ شده طراحي شده است که در نرم افزار هايبايگاني اسناد و مدارک و نيز براي خدمات اسکن مدارک و اسناد کاربرد بسزايي دارد.

پس با اين تکنولوژي مي توان متن هاي دست نويس يا متوني را كه قبلا با ماشين تحرير تايپ شده و يا نوشته هاي چاپ شده را به صورت خودکار به متن هاي کامپيوتري تبديل نموده و در آن ذخيره کرد. يعني تبديل تصاوير کلمات به کدهاي کلمات (قابل ذخيره در داخل کامپيوتر) و مي دانيم هر متني که در کامپيوتر ذخيره شد مي توان روي آن پردازش هاي دلخواه انجام داد. مثلا آن را مي توان ويرايش کرد. يا به عنوان مثال يکي از کاربردهاي آن را مي توان تبديل حروف و نوشته هاي خطي، به خط بريل (مخصوص نابينايان) دانست و به اين ترتيب همه نوشته هاي بشر توسط نابينايان قابل خوانده شدن است.

البته استفاده از OCR تنها براي تبديل تصوير متون تايپ شده به متن تايپي نيست. بلكه هر جا شما عكسي داسته باشيد كه در قسمتي از آن حرف يا شماره اي وجود داشته باشد، سيستم OCR آن را تشخيص مي دهد. به عنوان مثال مي توان از آن در دوربين هاي هوشمند سرعت سنج جاده ها استفاده کرد. دوربين سرعت سنج؛ به صورت مستمر؛ سرعت خودرو ها را اندازه گيري مي کند و بعد از شناسائي خودروي متخلف، از پلاك خودرو عكس مي گيرد و حالا با استفاده از همين سيستم OCR و بدون دخالت انسان مي توان شماره پلاك ماشين را شناسايي كرده و در سيستم ذخيره نمود و يا آن را به مركز پليس اطلاع داد.

بعد از آنكه تصوير حاوي متن را اسكن مي كنيم رايانه پردازشي را بر روي تصوير انجام مي دهد. ابتدا تصوير را به قسمت ها يا Partitionهاي مجزا تقسيم مي كند. بعد با استفاده از الگوريتم هاي پردازش تصوير و هوش مصنوعي حروف كاراكترهايي را از درون متن استخراج مي كند. اما ممكن است متن شما هنگام عكسبرداري چرخيده باشد. در نتيجه كامپيوتر عكس را چند درجه مي چرخاند و باز عمل قبل را بر روي آن انجام مي دهد و نتيجه را به دست مي آورد. البته در اكثر موارد كار به همين راحتي كه گفته مي شود نيست و کلي عمليات پيچيده ديگر بايد روي تصوير انجام بگيرد.

مقاله مرتبط: چگونه اسناد خود را سازماندهي نماييم؟

 انواع OCR

در خط هاي ديگر؛ به ويژه زبان هايي كه با حروف لاتين نوشته مي شوند؛ سالهاست كه از OCR استفاده مي شود. اما در ايران چند سالي است كه استفاده از آن شروع شده است. OCR چند نوع است OCR براي متون تايپي و OCR براي متون دست نويس. يعني نوعي که يك متن قبلا تايپ شده (مثل كتاب يا روزنامه را مي توان وارد كامپيوتر کرد و نوعي که متن دست نويس را مي تواند بخواند).

متن هاي دست نويس هم به دو صورت گسسته و پيوسته وجود دارند: متن دست نويس پيوسته مثل همان چيزهايي است كه ما هر از گاهي كه دلمان تنگ مي شود روي كاغذ مي نويسيم، يا يك نامه، يا يك شعر و غيره. اما متن دست نويس گسسته همان نوشته هايي است كه حروف آن جدا از هم و به صورت گسسته نوشته شده اند مثل نام و نام خانوادگي كه در فرم هاي آزمون ثبت نام،‌ به صورت هر حرف داخل يك كادر نوشته مي شوند يا مثل اعداد.

 

خوشبختانه در طراحي نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا  Keydoc Pro با اضافه کردن ويژگي OCR  انگليسي و فارسي توانسته ايم سازمان ها، نهاد ها،ارگان ها و شرکت هاي مختلف را از خريد نرم افزارهاي جانبي OCR و با پشتيباني محدود

 به صورت مجزا مبرا کنيم و باعث کاهش هزينه ها در نظر گرفته شده براي اسکن اسناد و مدارک، سازماندهي و مديريت هر چه بهتر اسناد و نيز تهيه يک آرشيو الکترونيکي ديجيتال از فايل ها و اسناد بايگاني شده به صورت گسترده در سطح وسيعي با کمترين دغدغه هاي ذهني و مالي براي مديران باشيم.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged OCR  0 Comments

چگونه اسناد خود را سازماندهي نماييم؟

Tuesday, January 8, 2019 Posted by admin under General 

سازماندهي اسناد در بايگاني قابل دسترس و قابل استفاده، با يک ساختار برچسبي که بتواند در طول زمان با آرشيوتان رشد و سازگاري داشته باشد از اهميت بالايي برخوردار است.
نوع و حجم اسناد از سازماني به سازمان ديگر متفاوت است بنابراين از دادن برچسب هاي صحيح به فايل هاي سندتان مطمئن باشيد و به طور مداوم چک کنيد تا در موارد نياز بتوانيد به سهولت به سند مدنظرتان دسترسي بيابيد و سازماندهي اسناد را انجام دهيد.
شما ممکن است فايل هاي سند خود را به اين صورت سازماندهي کنيد :

  • شخص
  • زماني(1960،1970،1980)
  • رويدادها ( تعطيلات ، تولد ، فارغ التحصيلي )
  • فعاليت (مدارس، شغل و سازمان ها)
  • براي جمع آوري کاغذ ( تمبر، کارت هاي بيس بال)
  • اسناد مالي (وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها، صورت حساب و يا اسناد مالي)
  • اسناد و مدارک شخصي (شناسنامه، سند ازدواج ، گذرنامه و / يا مدارک مهاجرت ، اطلاعات پزشکي ، وصيت نامه و ساير مدارک قانوني )
  • مکاتبات (به عنوان مثال نامه ها، کارت پستال ها، يادداشت ها )
  • مجلات و يا خاطرات
  • پوستر و آثار هنري
  • کتاب و مجلات
  • بريده اخبار و روزنامه ها
  • انواع کاغذ و مقوا نشانه
  • مقالات مذهبي


بهترين راه قبل از تصميم به آرشيو اسناد اين است که ببينيد اسناد در چه گروهي قرار ميگيرند و سپس فايل مورد نظر را در ليست مربوطه قرار دهيد و فايل هاي مرتبط با آن را در زيرگروه هاي فايل اصلي بگذاريد. همانطور که مي بينيد ترتيب آرشيو ها از انعطاف پذيري  بالايي در نامگذاري برخوردارند.
تذکر مفيد در سازماندهي اسناد : کليدي براي ايجاد ساختار نامگذاري است که در "سطح بالا"  براي توصيف دسته قابل استفاده است که در طول زمان قابل انعطاف است. براي مثال، اگر شما برچسب يک فايل يا باکس را " اسناد مالي "  قرار داديد مي توانيد اسناد وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها و صورتحساب را در آن بخش از آرشيو خود قرار دهيد و به جاي داشتن برچسب جداگانه براي هر يک از اين انواع از مقالات شما قادر به اضافه کردن و يا حذف اسناد در بخش اسناد مالي آرشيو خود در هر زمان و بدون نياز به تغيير نام بخش هستيد.

Tagged --no tags-- 0 Comments

بهترين نرم افزار مديريت اسناد و مدارک

Sunday, January 6, 2019 Posted by admin under General 

نرم افزار مديريت اسناد و مدارک  براي کسب و کار هاي مختلف با توجه به نوع و تنوع  نيازشان متفاوت است. ما با تحقيق و بررسي ده ها نوع از نرم افزارهاي مديريت اسناد، بهترين قايليت ها را براي انواع مختلف کسب و کار ارائه خواهيم کرد.


نرم افزار مديريت اسناد براي کسب وکارهاي کوچک، متوسط و سازمان ها:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا با دقت همه نيازهاي کسب و کارهاي گوناگون را برآورده ساخته است. مهمتر از همه ذکر اين مورد حائز اهميت است که نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا صرف نظر از نوع کامپيوتري که آن سازمان استفاده مي کند مي تواند در تمام بخش هاي سازمان ها به کار گرفته شود. نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا  داراي يک سيستم خود ميزباني است که با هر دو ويندوز و رايانه هاي مک و نيز يک راه حل مبتني بر cloud که بدون نياز به نصب سرور و يا تعمير و نگهداري، کار مي کند. نکته قابل توجه اين است که هر دو گزينه دقيقا همانند هم و با ارائه ويژگي هاي مشابه کار مي کنند. نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا ( KEYDOC ) با ويژگي هاي متمايز، کاربري آسان و خدمات ويژه به مشتريان ارائه شده است.

کاربري آسان:


کسب و کارهاي کوچک تمايل دارند که نرم افزار مديريت اسناد، قابليت استفاده بسيار آساني داشته باشد. محيط کاربري بسيار جذاب نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا اجازه فعاليت آسان را در سيستم به شما ميدهد. اين امر موجب کاربري آسان جهت ذخيره فايل ها و جستجو نيازهايتان در نرم افزار مديريت اسناد و مدارک دانش هم آرا مي باشد.


ويژگي ها:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا با دقت همه ويژگي هاي مورد نياز براي يک کسب و کار کوچک را در نظر گرفته است. هنگامي که شما نياز به يک سند داريد با دقت شروع به ايجاد يک تصوير قابل مشاهده در قالب فايل PDF ميکند. اين قابليت به شما اجازه اضافه کردن نظرات و نشانه ها را بدون نياز به راه اندازي در برنامه اصلي( adobe acrobat )مي دهد. اين امر موجب صرفه جويي در زمان راه اندازي برنامه هايي مانند word يا excel در ايجاد يک سند مي گردد. يکي از با ارزش ترين ويژگي هاي اين نرم افزار قابليت استفاده در تلفن هاي همراه است. صرف نظر از اينکه سيستم شما خود ميزبان يا cloud است شما اجازه دسترسي به سيستم را از تمام گوشي هاي هوشمند خواهيد داشت. بر اين اساس کاربران مي توانند از درون مرورگر وب دستگاه هاي تلفن همراه خود به مشاهده و تغيير اسناد با حفط تمام دسترسي هاي اعمال شده نرم افزار بپردازند. اين قابليت تنها بخشي از امکانات موجود در نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا است.


خدمات مشتري:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا خدمات بسيار استثنايي به مشتريان  ارائه مي دهد. براي خدمت رساني به مشتريان عزيز نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا شما ميتوانيد به عنوان صاحب کسب و کار با ما تماس حاصل نماييد و کارشناسان ما بلافاصله پاسخ مناسب به سوالتان را به شما ارائه و راهنمايي هاي لازم را تا حصول نتيجه مطلوبتان به شما خواهند داد.


Tagged software  0 Comments


<< Previous Page
Next Page >>