ساماندهي الكترونيكي اسناد آرشيوي

Monday, December 31, 2018 Posted by admin under General  ARCHIVE 

1.امور مقدماتي و ايجاد ساختار آرشيو الكترونيكي:

همانند ايجاد آرشيو فيزيكي بايد تمامي مدارك و مستندات كاغذي ابتدا به صورت الكترونيكي در آمده و سپس در آرشيو ويژه خود ذخيره سازي و نگهداري شوند. بديهي است تجزيه و تحليل اسناد و طراحي ساختار الكترونيكي، اولين گام در پياده سازي آرشيو الكترونيكي بوده و طراحي مناسب آن تأثير به سزائي در كارآيي و بهره برداري از آرشيو الكترونيكي خواهد داشت.
آنچه مسلم است در ساماندهي اسناد الكترونيكي، بايد مباني مديريت نگهداري اسناد، در كنار سامانه هاي مديريت اسناد در نظر گرفته شود. شناسايي اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداري و کيفيت اسناد، انتخاب تجهيزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعيين سطوح دسترسي، تعيين فيلدهاي جستجو، حداقل نيازمندي هاي نرم افزار مديريت اسناد نخستين مرحله ساماندهي الكترونيكي اسناد است. با توجه به تجربيات كشورهاي پيشرو در زمين? استفاده از فنّاوري اطلاعات در ساختارهاي سازماني، امكانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوري آ نها در ايجاد خدمات الكترونيكي، ضرورت برنامه ريزي عملياتي تبديل ساختار سنتي نگهداري اطلاعات به سامانه هاي پيشرفته بايگاني الكترونيكي احساس مي شود.
تعيين كليه كليدواژه هاي دسترسي به اسناد؛
تعيين فضاي ذخيره سازي الكترونيكي و نحو? دسترسي كاربران به فضاي آرشيو الكترونيكي؛
چگونگي فهرست بندي يا طبقه بندي موضوعي اسناد؛
تعيين روش حفاظت از اسناد.

2. آماده سازي و پاکسازي اسناد:

آماده سازي و پاك سازي اسناد شامل بازکردن تا خوردگي اسناد، ترميم پارگي، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است كه انجام اين مراحل باعث تسريع امر اسکن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده سازي بايگاني الكترونيكي به ترتيب چيدمان زونكن ها و   فقط در مورد اسنادي انجام مي شود كه مقرر است عمليات اسکن بلافاصله روي آن صورت گيرد.

3. اسکن اسناد (تصويربرداري):

اسکن اسناد شامل تصويربرداري مطلوب از تمامي برگه هاي پرونده ها و نقشه ها با تجهيزات مناسب و كارا است. انتخاب اين تجهيزات جهت انجام امور اسکن فقط زماني ميسر بوده که انواع مختلف پرونده هاي واحدهاي ذيربط سازمان موردِ شناسايي دقيق و کامل قرار گيرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارك از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآيند اسکن اسناد توجه به نكات زير ضروري است:
? با توجه به اينكه براي مديريت پرونده ها از نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد الكترونيكي استفاده خواهد شد، وضوح پرونده ها براي اسنادي كه قرار است تبديل به متن شوند (OCR شوند) 300dpi  و براي اسنادي كه قرار نيست OCR شوند 200dpi  خواهد بود.
? در بخش تصويربرداري، اسکن اسناد به ترتيب كد محل بايگاني انجام مي شود. در اين بخش بر روي تمامي اسناد هنگام تصويربرداري، عمليات تميزكاري اوليه، ابتدا به صورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصي اسکنرها و در صورت نياز به تنظيم بيشتر، به صورت دستي به وسيله اپراتور انجام مي گيرد تا كيفيت مطلوب به دست آيد. بايد توجه شود كه وضوح پروند هها براي كليه اسناد در محدوده هاي مختلف dpi است.
? با توجه به نوع اسناد، از نظر كيفيت و ساير مشخصات ظاهري، قالب اسکن ممکن است تغيير کند. مي توان اسناد را به صورت سياه و سفيد اسکن کرد. درصورتي كه در برخي از اسنادي كه كيفيت ظاهري خوبي ندارند ريزش اطلاعات رخ دهد، اسکن بايد به صورت خاكستري اجرا شود. البته قالب خاكستري باعث افزايش قابل تِوجه حجم پرونده و زمان اجراي كار مي شود، ولي براي حفظ اطلاعات ضروري است. همچنين در سازمان هاي  مختلف با توجه به نياز مي توان اسناد را به صورت رنگي اسکن كرد
? درصورتي كه اسنادي از قبيل نقشه و يا دستورالعمل وجود دارند كه بسيار فرسوده و ناخوانا هستند، بايد ضمن فهرست برداري، براي احياء آنها در كارگروه هاي تخصصي تصميم گيري شود.
? به منظور تشخيص اوراق اسکن شده از ساير اوراق، بر روي هر يك از اوراق اسکن شده شماره و يا علامت مشخصي درج شود. اين امر در بسياري از موارد به صورت خودكار توسط اسکنرهاي حرف هاي انجام مي شود.
پس از انجام عمليات تصويربرداري، كلي?ي اقلام جداشده در مرحله آماده سازي مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتيب اوليه، بايگاني مي شود. بنابراين سازمان بايد به صورت دوره اي فرايند تصويربرداري اسناد را موردِبررسي قرار دهد.
 

4. اصلاح و ويرايش تصاوير و بهينه سازي پرونده ها:

پس از اسکن مدارك و مستندات كاغذي و تبديل آ نها به پرونده هاي الكترونيكي موردِنظر، بايد ابتدا اين پرونده ها با اصل سند موردِمقايسه و تطبيق قرارگرفته و در صورت نياز، مجدداً اسکن شود. براي حصول كيفيت مطلوب اسکن موردِ نظر و جلوگيري از ريزش اطلاعات بايد دستگاه هاي اسکن به طور دقيق تنظيم شده باشد . 
 
 
? چرخاندن تصاوير به شكل صحيح. به منظور استفاده از قابليت OCR بايد اسناد و مدارك در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نياز چرخش اسناد لازم و ضروري است. 
 

5. ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشيو):

با هدف سهولت و تسريع بازيابي اطلاعات و دستيابي كاربران به اسناد موردِ نياز، بايد اطلاعات مربوط به فيلدهاي اطلاعاتي اسناد در نرم افزار مديريت اسناد و آرشيو الکترونيکي وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهي فيزيكي فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات بايد بر اساس آن انجام شود. در اين مرحله از ساماندهي الکترونيکي بايد جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده در نرم افزار مديريت اسناد تعيين و همچنين سطوح دسترسي كاربران به هر سند مشخص شود. نكته قابل تِوجه اينجاست كه سازمان بايد رويكردي را براي ورود اطلاعات انتخاب كند تا با حداقل زمان، امكان ورود حداكثر اطلاعات وجود داشته باشد.

 

6. OCR اسناد:

OCR  عبارت اند از تبديل تصوير ديجيتالي شده به پرونده ها قابل پِردازش به صورت متن است. عمليات OCR امكان جستجوي تمام متن را فراهم مي آورد.

7. كنترل كيفي:

  چنانچه فعاليت هاي فوق توسط پيمانكاران بيروني انجام مي شود لازم است به منظور اطمينان از صحت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي، كنترل هاي لازم صورت گيرد. براي اين منظور تمام مراحل كاري ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايد توسط دستگاه نظارت آن شركت و ناظر پروژه بررسي و صحت آن تأييد شود. 

8. تهيه نسخ پشتيبان:

بدون شِك يكى از بزرگترين چالش هاى پيش رِوى اسناد الكترونيكي، نابودى اينگونه پيشينه ها به دلايل مختلف ازجمله ويروسى شدن پرونده ها و يا خطاى عمدى و سهوى انساني است. بديهى است با توجه به خطرات متعددى كه اسناد الكترونيكي را تهديد مي كند، چاره اى جز تهية نسخه هاى ثانويه و يا پيشتيبان نداريم. خوشبختانه با پيشرفت فنّاوري هاى رايانه اى، امروزه به سرعت مشكل فضاى فيزيكى براى ذخيره سازى حجم انبوهى ازداده هاي الكترونيكى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداري از اطلاعات بايگاني الكترونيكي پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مديريت اسناد بايد به صورت دوره اي از بانك اطلاعاتي بايگاني الكترونيكي، سه نسخ? پشتيبان تهيه شود كه يك نسخه بايد به گروه مديريت اسناد و دو نسخ? ديگر در يك محل امن نگهداري شود. بهتر است هر روز از پرونده هاي اضافه شده يا تغييرداده شده نسخ? پشتيبان تهيه شود زيرا در مرحله بعدي يعني ويرايش پرونده ها، امكان از بين رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتيباني از قبل تهيه شده باشد.
تهية نسخة پشتيبان الكترونيكي، فقط محدود به اسنادى نمى شود كه از ابتدا به صورت الكترونيكي توليد شده اند. امروزه بسيارى از آرشيوهاى ملى در جهان، اقدام به تهية نسخة الكترونيكي از اسنادكاغذى خود كرده اند. نسخه هاى الكترونيكي، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهيه مي شوند، بلكه امكان ارائه خدمات بهتر به كاربران آرشيوها و همچنين اشاعة اطلاعات و اشتراك گذاري آنها را در سطح جهانى فراهم مي كند. با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هايي از قبيل رطوبت، آتش سوزي، آفات و حشرات موذي و ميدان هاي الكترومغناطيس، تهيه ريز فيلم از اسناد مذكور، امري لازم و ضروري است كه مزايايي از قبيل حجم كم، طول عمر بالا، قابليت تبديل مجدد به پرونده الکترونيکي يا کاغذ را به همراه دارد.
 

Tagged EDMS  DMS  SCAN  OCR  DataEntry  Backup  1 Comments

بازگشت سرمايه در مديريت اسناد

Monday, April 8, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

بررسي اجمالي تاثير فعاليتهاي ساماندهي الکترونيک اسناد بر کاهش هزينه هاي سازمان 

در وضعيت کنوني کشور مسئله کاهش هزينه براي سازمانها يک چالش جدي است . و اين چالش وقتي خودنمايي مي کند که يک سازمان براي بهره وري خود و کاهش هزينه ها نيازمند صرف هزينه باشد .

در اين مقاله  با رويکردي سازماني و بومي و در حوزه ساماندهي و مديريت اسناد به مسئله کاهش هزينه و تقابل آن با پرداخت هزينه هاي حوزه آرشيو اسناد پرداخت شده است .

اساسا واقعيت مشهود در سازمانهاي کشور حاکي از آن است که بحث آرشيو اسناد يک اولويت مقطعي است . به اين معنا که هر گاه مديران سازمان براي پيشبرد اهداف خود و در مقطع زماني خاص با مشکلي مواجه شوند که رفع آن نيازمند دسترسي به اسناد باشد ، ايجاد آرشيو الکترونيک اسناد به عنوان يک اولويت اصلي در دستور کار سازمانها قرار خواهد گرفت .

با گذر از اين دوره ، آرشيو ديجيتال اسناد از اولويت خارج شده و مجددا براي دستيابي به مدارک مي بايست به انبوه قفسه ها در بخشهاي مختلف يک سازمان مراجعه کنيم .

صرف نظر از  هزينه هايي که يک سازمان در اثر فقدان سيستم مناسب مديريت اسناد ممکن است متحمل شود در اين فرصت قصد داريم صرفا به مبحث ROI يا بازگشت سرمايه بپردازيم . و اينکه مديريت اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال از اسناد و مدارک چطور ضمن بازگشت سرمايه پرداخت شده مي تواند براي سازمان در بلندمدت سود آور باشد .

طي مطالعاتي که موسسه Gartner صورت داده است  ، از جمله فعاليتهاي اين شرکت فعاليتهاي پژوهشي و تحقيقاتي است و در 85 کشور جهان داراي نمايندگي است و سهام آن در بازار بورس نيويورک معامله مي شود .

طي مطالعاتي که اين موسسه به عمل آورده است با ايجاد نسخ الکترونيکي از اسناد کاغذي ، کاهش هزينه ( Cost Reduction ) يکي از صدها نتايج مثبت براي يک سازمان خواهد بود .

از آنجا که بررسي هاي صورت گرفته بر مبناي هزينه و درآمدهاي ايالات متحده آمريکا صورت گرفته است در اين بخش سعي شده است ميزان صرفه جويي با موقعيت کنوني سازمانهاي متوسط ايران مطابقت داده شود : 

1- هزينه نگهداري :

هزينه نگهداري سالانه هر قفسه يا فايل (صرف نظر از قيمت خريد آن ) در حدود16,800,000ريال مي باشد .

50 متر فضاي اداري در شهر تهران ماهانه 60،000،000 ريال است :

بنابر اين اجاره هر متر در هر سال 50 ÷60،000،000 = 1،200،000 ريال

يک متر فضاي مفيد براي هر قفسه حداقل متراژي خواهد بود که به خود اختصاص مي دهد

در طول سال ( 12 ماه ) هزينه اجاره فضاي اشغال شده هر قفسه برابر خواهد بود با :

 12* 1،200،000 = 14،400،000ريال

اگر هزينه زونکن و ساير ملزومات ، نظافت ، نور و تهويه را براي هر متر مربع 200،000 ريال در نظر بگيريم .

در طول سال (12 ماه ) اين هزينه به 2،400،000 خواهد رسيد . 12*200،000

شرح هزينه

مبلغ (ريال)

واحد

تعداد

مبلغ کل (ريال)

ارزش اجاره هر متر مربع فضاي اداري

1,200,000

در هر ماه

12

14،400،000

هزينه ملزومات ، نظافت و نگهداري هر متر مربع

200،000

در هر ماه

12

2,400,000

جمع کل

16,800,000

2-هزينه نيروي انساني

طي بررسي هاي انجام شده موسسه گارتنر هر کارمند به طور متوسط 150 ساعت در هر سال را صرف يافتن سندهاي مورد نياز خود مي کند اگر اين آمار در ايران نيز صدق کند با در نظر گرفتن حداقل حقوق يک کارمند اداري سازمان (با درآمد سالانه180،000،000 ريال ) هزينه سالانه ساعاتي که صرف يافتن اسناد مي شود  13،050،000 ريال خواهد بود.

87،000   ريال  =  (  8 ساعت×260روزکاري) ÷ 180،000،000

87,000×150=13,050,000

                         

شرح هزينه

واحد

مبلغ (ريال) هر ساعت حقوق

تعداد 

جمع کل (ريال)

زمان صرف شده براي يافتن اسناد درسال

ساعت

87،000

150

13،050،000

در واقع هر کارمند يک ماه از سال را بدون بازدهي طي خواهد کرد .

با تعداد 50 کارمند به طور متوسط و 20 قفسه در تمام سازمان به هزينه ذيل مي رسيم :

رديف

شرح هزينه

تعداد

هزينه محاسبه شده براي هر مورد

هزينه کل (ريال)

1

نيروي انساني مرتبط با اسناد

20 نفر

130،050،000

261،000،000

2

نگهداري اسناد در فضاي اداري

20 قفسه

16،800،000

336،000،000

جمع کل

597،000،000

در اين ارقام هزينه هاي ذيل محاسبه نشده است :

1- هزينه بايگاني هر سند کاغذي: هر سند کاغذي براي بايگاني به طور ميانگين 6 دقيقه زمان به خود اختصاص مي دهد . و در هر روز کاري در يک سازمان متوسط حداقل 200 سند جديد بايگاني مي شوند .

6×200=1200 دقيقه در هر روز کاري

1200 دقيقه برابر است با 20 ساعت در هر روز

اگر هر نفر ساعت در بخش اداري8700 تومان محاسبه شود : 20×8700=174000 تومان

و چنانچه رقم فوق در 260 روزکاري هر سال ضرب شود به مبلغ45,240,000تومان خواهيم رسيد .

مي بينيم که علاوه بر هزينه اشاره شده براي دستيابي به اسناد در حدود 45 ميليون تومان نيز براي بايگاني يک سازمان در هر سال صرف خواهد شد .

2- هزينه خريد تجهيزات و ملزومات مصرفي بايگاني

3-هزينه خريد کاغذ

4- تاثيرات زيست محيطيجلوگيري از تکثير بي رويه مدارک کاغذي : براي توليد هر تن خمير کاغذ سه تن چوب جنگلي مورد استفاده قرار مي گيرد و بديهي است با استفاده از آرشيوهاي الکترونيک و عدم تکثير بي رويه اسناد روزانه چندين هزار اصله درخت باقي خواهند ماند .

5- هزينه هاي قابل توجه مفقود شدن اسناد يا آسيب هاي احتمالي از ديگر مواردي است که در اين بخش به آن اشاره نشده است

در مجموع با توجه به هزينه هاي نگهداري و بايگاني مي توان گفت به طور متوسط در هر سازمان با 50 نفر پرسنل و بايگاني شامل 20 قفسه ، (بدون در نظر گرفتن هزينه خريد قفسه ها و حتي کاغذ ) هزينه سالانه بالغ بر 100،000،000 تومان در سال خواهد بود . و چنانچه اين عدد در سالهاي فعاليت سازمان شود اعداد حاصله بسيار قابل تامل خواهد بود .

به عنوان مثال يک سازمان در يک دوره 10 ساله در حدود يک ميليارد تومان به خاطر نداشتن سيستم مديريت اسناد هزينه کرده است در حاليکه اين هزينه کماکان ادامه يافته و افزايش نيز خواهد داشت .

 علاوه بر تحليل فوق تحليل هاي بسيار وجود دارد که ضرورت ساماندهي اسناد را بيش از پيش نشان مي دهد در اين مقاله اما تمرکز بر بازگشت سرمايه صرف شده در خصوص مديريت اسناد است .

و اين مهم که چنانچه سازماني در تکاپوي کاهش هزينه هاي خود باشد نيز نمي تواند نسبت ضرورت سازماندهي اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال بي تفاوت باشد


Tagged DMS  EDMS  ROI  Gartner  Document  0 Comments

مروري بر تاريخچه آرشيو اسناد

Monday, May 13, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

روند «مديريت اسناد» پروسه اي بلند مدت و طولاني است. وظيفه مديريت اسناد به قرنها پيش باز مي گردد.
از دوره اي که انسان در تعاملات خود توانايي نوشتن و نگهداري اطلاعات را يافت مي توان گفت مديريت اسناد و آرشيو اسناد جاي خود را در ميان زندگي انسان يافت .
در تعاملات مالي بين افراد و حاکمان اقليمهاي مختلف همواره يک سند در ميان بوده است .
توليد سند به قدمت امپراطوريهاي بابل و هخامنشي به سه هزار سال پيش از ميلاد بر مي گردد .
اولين آرشيو اسناد را شايد بتوان لوح هاي چوبي و گلي جمع آوري شده در ديوان ها دانست .
مفهوم بايگاني اما بيشتر با ايجاد دستگاههاي دولتي شکل گرفت در ايران نيز بايگاني هاي اداري ، زيرزمين هايي با انبوه کاغذ يک جزء جدا ناشدني از پيکره هر اداره بوده است .
سازمان اسناد ملي ايران از سال 1349 در قالب يک سازمان دولتي آغاز فعاليت کرد . هدف اين سازمان شامل موارد ذيل است :

  • ايجاد آرشيو متمرکز اسناد
  • جمع آوري اسناد دولتي
  • امحاء اسناد زائد
  • آرشيو مناسب اسناد مفيد
  • امکان دسترسي به اسناد با ارزش براي محققان و پژوهشگران


در دو دهه اخير مديريت اسناد  با ورود تجهيزات و تکنولوژي جديد وارد فضاي جديدي از ماهيت و ساختار شد.

اسناد توسط دستگاههاي اسکنر تبديل به تصاوير ديجيتال شدند اين تصاوير با فرمهاي مختلف طبيعتا نياز به ديتايي داشتند که دسترسي به آنها را ميسر نمايد .

از اين رو ورود اطلاعات يا Data Entry بخش مهمي از فرآيندهاي ايجاد آرشيو ديجيتال اسناد شدند .

قبل از اين دوره اگرچه  Data Entry براي يافتن اسناد فيزيکي و کاغذي به کار مي رفت اما با ايجاد تصاوير ديجيتال اين فرايند جاي خود را به داده اي براي بازيابي اسناد ديجيتال داد .

موج توليد آرشيو ديجيتال اسناد با ورود نرم افزارهاي تخصصي مديريت اسناد ارتفاع بيشتري گرفت و نرم افزار مديريت اسناد يا همان نرم افزار آرشيو اسناد به عنوان EDMS ياSystem  Electronic Document Management روز به روز گسترش يافت .

نرم افزار آرشيو اسناد KeyDoc نيز به عنوان يک سيستم مديريت اسناد با قابليتهاي متعددي که دارد تا کنون کمک شاياني به پيشبرد اهداف سازمانها براي ايجاد آرشيو اسناد و همچنين مديريت اسناد خود نمود .

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged EDMS  Keydoc  0 Comments

کاربرد ابزار اتوکامپليت در نرم افزار کيداک

Monday, April 22, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

تکميل خودکار يا Autocomplete به عنوان يک ابزار کمکي براي جستجو در محيط نرم افزار مديريت اسناد تاثير زيادي در سرعت بازيابي مدارک دارد. اما سوال اصلي در اين رابطه اين است که اين ابزار بر چه اساسي کار مي کند و چه مزيتي دارد؟ در اين بخش قصد داريم تا شما را با يکي از صد ها ويژگي سودمند و مورد نياز نرم افزار آرشيو اسناد الکترونيک دانش هم آرا آشنا نمائيم.
زماني که شما يک عبارت را در نرم افزار مديريت اسناد و مدارکKeydocpro   جستجو مي کنيد،  نرم افزارليستي نمايش مي دهد که شامل ادامه متني است که مي خواهيد تايپ کنيد و پيشنهاداتي را به شما ارائه مي دهد. اين کار مزاياي زير را دارد :

  • ادامه مطلب به صورت خودکار نمايش داده شده و نيازي به تايپ کردن آن توسط کاربر نيست .
  • جلوي اشتباهات تايپي را مي گيرد و متن تايپ شده توسط کاربر را اصلاح مي کند.
  • جستجوهاي مورد علاقه ساير کاربران استفاده کننده از نرم افزار آرشيو ديجيتالKeydocpro  را به شما نمايش مي دهد و اين موضوع باعث مي شود که به دنبال عبارت بهتري در جست و جو کردن براي فايل هاي مورد نظر بگرديد.
  •  به شما اين امکان را مي دهد که اطلاعات و فايل هاي مرتبط ديگري در مورد موضوعي که علاقه مند به جستجوي آن هستيد پيدا کنيد

مقاله مرتبط:نرم افزار مديريت آرشيو و مزاياي آن 

تکميل خودکار در نرم افزار مديريت الکترونيکي اسناد چگونه کار مي کند؟

زماني که شما مشغول تايپ کردن هستيد، تکميل خودکار متن باقي مانده را پيش بيني کرده و نمايش مي دهد. پرس و جوهايي که شما مشاهده مي کنيد بر اساس جستجويي که خود شما و يا ساير کاربران نرم افزار انجام داده اند و همچنين محتوايي که نرم افزار در پايگاه داده آرشيو اسناد در هنگام ورود اطلاعات ايندکس کرده است نمايش داده مي شود.

در صورتي که شما در اکانت نرم افزار آرشيو اسناد و مدارک خود login کرده باشيد، شما نتايج تکميل خودکار  بر اساس جستجوهاي قبلي و اطلاعاتي که به آن علاقه مند هستيد را مشاهده خواهيد کرد. همچنين برخي از فايل هاي مرتبط با کليدواژه هاي جست و جو شده در تکميل خودکار (Autocomplete ) نرم افزار نمايش داده مي شوند، بخصوص زماني که شما کليدواژه پر کاربردي را جستجو مي کنيد. تمام اين پيش بيني ها در کادر پايين جستجو نمايش داده مي شود.


آيا نرم افزار نتايج تکميل خودکار را مديريت مي کند؟

نتايج تکميل خودکار بر اساس متدهاي استفاده شده در Material Design مشخص مي شود که مهمترين آنها محبوبيت تعداد جستجوي عبارت است بدون اينکه عامل انساني در آن دخالت کند. برخي از نتايج حاصل از تکميل خودکار نرم افزار ممکن است غير مرتبط باشند، به همين دليل ابزار مورد استفاده در نرم افزار با توجه به سياست هايي که در زمينه پيدا کردن مطالب مرتبط دارد ممکن است آنها را در نتايج تکميل خودکار انديکس گذاري کند تا کاربر بتواند در کمترين بازه زماني ممکن به فايل مورد نظر بر اساس نوع فايل دست يابد .

مقاله مرتبط: سيستم آرشيو الکترونيک اسناد   

autocomplete


چرا نتايج تکميل خودکار براي بعضي کليدواژه هاي خاص ديده نمي شوند؟

در صورتي که براي عبارتي يا کليدواژه اي که جستجو مي کنيد تکميل خودکار يا Autocomplete   را نمي بينيد، يکي از اتفاقات زير افتاده است:

کلمه کليدي جستجو شده به ميزان کافي محبوبيت ندارد و تعداد جستجوي آن کم است.

کلمه کليدي جستجو شده بسيار تازه است و مفهوم جديدي است.

آيا نتايج تکميل خودکار در سازمان هاي مختلف متفاوت است؟

بله، نه تنها نتايج تکميل خودکار در سازمان ها و ارگان هاي مختلف با هم تفاوت دارد بلکه در پايگاه داده هاي آرشيو شده نيز متفاوت است. نتايج تکميل خودکار با توجه به اينکه شما کليدواژه اي خاصي را جست و جو مي کنيد نسبت به منابع موجود در پايگاه داده ها و اسم گذاري فايل هاي موجود در آرشيو سازمان متفاوت است. پس در نتيجه اگر کلمه کليدي يک فايل در نتايج تکميل خودکار بيايد به اين معنا مي باشد که استفاده از اين کليدواژه بيشتر مورد استفاده قرار گرفته است.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged Autocomplete  Keydoc  0 Comments

تعريف کتابخانه ديجيتال

Saturday, February 2, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

کتابخانه ديجيتال

کتابخانه ديجيتال (الکترونيکي) کتابخانه‌اي است که در آن اسناد به جاي کاغذ يا ساير رسانه‌هاي محلي به شکل الکترونيکي ذخيره شده‌اند. اساس اين کتابخانه‌ها ذخيره مدارک به شکل الکترونيکي و نيز استفاده الکترونيکي است. به اين صورت که هر فردي در هر نقطه ازجهان با استفاده از يک کامپيوتر معمولي و يک خط تلفن بتواند به تمامي اطلاعات يک کتابخانه عظيم دسترسي پيدا کند. از اين رو کافي است منابع را جمع‌آوري کرده و در واحدهاي حافظه در اين نوع کتابخانه‌ها قرار داد. مجموعه روشها، خدمات و ساختارهاي اطلاعاتي که باعث مي‌شوند تا اطلاعات در قالب يک فناوري نوين با دسترسي آسان، سريع، و گسترده ارائه شوند، کتابخانه ديجيتال نام دارد.

تعريف کتابخانه ديجيتال

به طور کلي، کتابخانه الکترونيکي، سازماني است حاوي منابع خاص که نگهداري آنها، داراي ارزش زيادي بوده و لذا در آن راهکارهايي جهت گزينش، سازماندهي، ارائه دسترسي‌هاي کنترل شده، امکان توزيع، حفظ يکپارچگي و اطمينان از ماندگاري مجموعه اطلاعات در طول زمان، پيش بيني گرديده‌است. سهولت دسترسي به منابع و مقرون به صرفه بودن آن، امکان تبادل اطلاعات و منابع موجود با ديگر سازمانها، بکارگيري مکانيزمهايي جهت حفظ، گسترش و توسعه، توجه به مسئله مالکيت معنوي، از مهمترين ملاحظات در کتابخانه ديجيتال مي‌باشد.

سر در گمي‌هاي موجود در مورد اين عبارت ناشي از آن است که در طول سالها عبارات متنوعي براي اين مفهوم به کار برده شده‌است (مانند کتابخانه‌هاي الکترونيکي، مجازي، کتابخانه‌هاي بدون ديوار) و دقيقاً مشخص نبود که معناي واقعي هر کدام از اين مفاهيم چيست؟ از سوي ديگر، کتابخانه‌هاي ديجيتال مورد توجه حوزه‌هاي مختلف پژوهشي و تحقيقاتي است.

تاريخچه فناوري اطلاعات در کتابخانه‌ها

هر چند تا ديروز شکل مرسوم دسترسي محققان به اطلاعات پژوهشي به اشکال کاغذي و لوح فشرده بوده‌است، ليکن امروزه عرضه کنندگان اطلاعات، شبکه‌هاي وب را به عنوان رسانه‌اي مناسب‌تر براي پايگاه‌هاي اطلاعات مرجع و مجلات پژوهشي تمام متن يافته‌اند. کاربران مي‌توانند از طريق وب، اطلاعات مورد نياز تحقيق خود را در طول شبانه روز و در تمام روزهاي هفته از هر مکاني بازيابي کنند. به علاوه، بسياري از پايگاه‌هاي مبتني بر وب، به شکل قوي تري تجهيز شده‌اند ويا اينکه اطلاعات بيشتري نسبت به شيوه‌هاي سنتي کاغذي يا لوح فشرده ارائه مي‌کنند. تغييرات سريع و همه جانبه، کتابخانه‌هاي تخصصي و کتابداران متخصص در اين کتابخانه‌ها را در آستانه عصر جديدي قرار داده‌است که با گذشته نه چندان دور، بسيار متفاوت است. سيستمهاي رايانه‌اي که در کتابخانه‌ها تا دهه 80 مورد استفاده قرار مي‌گرفت، ارتباطي پيوسته و مستقيم با عملکردهاي سنتي کتابخانه‌ها برقرار مي‌نمود، علي‌رغم توانايي و قابليتهاي عملي و گسترده فهرستهاي قابل دسترسي براي عموم (online public access catalog) و سيستمهاي محلي متصل بدانها، کتابخانه‌ها هنوز مدلي سنتي از مجموعه‌هاي فيزيکي و محلي هستند که عمدتاً از طريق ابزارهاي کتابشناختي ناهماهنگ، مي توان بدانها دسترسي يافت. هم اکنون پيشرفت‌هاي قابل توجهي ديده مي‌شود که در حال تغيير بنياد اين مدل است. فناوريهاي نو، فهرست‌هاي کتابخانه را از راهنماهاي ساده منابع به سيستمهاي جامع اطلاعاتي تغيير داده‌اند و در مرحله ايفاي تعهد خود در انتقال مستقيم منابع اطلاعاتي کتابخانه‌هاي دنيا و مراکز اطلاع رساني، به ميز استفاده کنندگان هستند. داده‌هاي رقمي و تصاوير الکترونيکي، کم کم جايگزين منابع اطلاعاتي فيزيکي شده اند. روشهاي سريع دستيابي به منابع اطلاعاتي به تدريج اهميت بيشتري از گردآوري مجموعه‌هاي جديد پيدا کرده‌است. به گفته کينگ در سال 2010 بيش از 80 درصد روزنامه‌ها و نشريات به صورت پيوسته و از طريق شبکه‌هاي دور بين‌المللي در دسترس خواهند بود. اين پيشرفتها تاثيرات عميقي برکتابخانه‌هاي تخصصي دارد . فناوري تقريباً تمام جنبه‌هاي کار کتابخانه را تحت تاثير خود قرار داده‌است: کتابداران شاغل در بخش فراهم آوري اکنون بايد به دنبال راهي جهت دسترسي مراجعان به منابع ديجيتال باشند، فهرستنويسان بايد اين منابع را دسترس پذير سازند و کتابداران مرجع نيز ضمن کمک به مراجعان در داخل کتابخانه بايد پاسخگوي ارباب رجوع از راه دور باشند.

تاريخ استفاده ازرايانه در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني را مي‌توان به چند دوره نسبتاً مشخص تقسيم کرد: در دهه 1940نخستين روشهاي نيمه ماشيني ذخيره و بازيابي اطلاعات با استفاده از نظام برگه‌اي لبه منگنه مورد توجه قرار گرفت. اين نظام در واقع پيش آمد نظام‌هاي رايانه‌اي دهه 1960 بود. در دهه 1980 شاهد گسترش نظام‌هاي پيوسته چه از نظر تنوع و ايجاد نرم‌افزارهاي آماده و تجهيزات چاپ و نمايش اطلاعات و چه از نظر نفوذ و کاربرد اين نظام‌ها در کشورهاي در حال رشد بود. دهه 1990 دهه رشد اينترنت به حساب مي‌آيد و کتابخانه‌ها نيز از اين پديده حاصل از فناوريهاي جديد در کارهاي خود به خوبي استفاده کردند. اين مسير روز به روز در حال تحول و پيشرفت است و جهت آن به سوي افزايش توانايي‌هاي انسان در به دست آوردن دقيق اطلاعات مي‌باشد. استفاده از فناوري اطلاعات نيازمند آموزشهاي ويژه نه تنها براي کتابداران که مستقيماً دست اندرکار اطلاع رساني اند، بلکه براي استفاده کنندگان عادي نيز مي‌باشد. باسواد کسي است که سواد رايانه‌اي داشته باشد و خود بتواند مستقيماً از امکانات رايانه‌اي استفاده کند.

راههاي مختلف گردآوري و تهيه منابع

  • اسکن و ديجيتال کردن منابع انتخاب شده

  • خريداري و يا تهيه منابع موجود به صورت ديجيتال و چندرسانه‌اي

  • گردآوري برخي منابع مرتبط با اهداف سازمان از شبکه جهاني وب با رعايت مسائل مربوط به حق مؤلف

  • گزينش و تبديل منابع ميکروفرمي موجود در سازمان به صورت ديجيتال

  • تهيه برخي منابع مورد نياز از طريق مبادله با ساير مراکز و کتابخانه‌هاي داخلي و خارجي

سخت‌افزارها و نرم‌افزارهاي مورد نياز کتابخانه ديجيتال


سخت‌افزار:

اسکنرهاي مناسب کار با بررسي کامل از طرف کميته کتابخانه ديجيتال به منظور اسکن هر چه بهتر و سريعتر منابع و اشياي مختلف

  • دوربينهاي ديجيتال مناسب با کارکرد مورد نظر

  • سخت‌افزارهاي مبدل ميکروفرمها به داده‌هاي ديجيتال

  • سيستم‌هاي کامپيوتري ذخيره اطلاعات

  • سيستم‌هاي کامپيوتري براي تهيه نسخه پشتيبان از اطلاعات موجود

نرم‌افزارها

نرم‌افزار مناسب انتخاب شده بايد داراي شرايط زير باشد:

  • تبعيت از استانداردهاي بين‌المللي فرمت توليد و نشر منابع الکترونيکي و ديجيتال و نيز ذخيره و بازيابي مانند دوبلين کور، Z39/50 و غيره

  • قابليت دسترسي در محيط وب

  • داراي رابط کاربري کاربرپسند

  • قابليت کنترل واژگان

  • امکان انجام جستجوي ساده و پيشرفته در فيلدهاي مختلف

  • پشتيباني نرم‌افزار از مدارک به خط و زبانهاي مختلف

  • قابليت پشتيباني از منابع چندرسانه‌اي

خط مشي دسترسي به منابع کتابخانه ديجيتال

الف ـ در مرحله اول کار، دسترسي به بيشتر منابع براي عموم آزاد و رايگان خواهد بود. در مراحل بعدي بنا به صلاحديد رؤساي ادارات و با تأئيد رئيس سازمان ممکن است محدوديتهايي اِعمال شود. اين محدوديتها مي‌تواند شامل تعريف نام کاربر و کلمه عبور، دريافت هزينه براي مرور برخي از بخشها، اجازه دسترسي به برخي منابع فقط براي جامعه‌اي خاص از استفاده‌کنندگان مانند محققان و دانشجويان تحصيلات تکميلي و غيره باشد.

ب ـ منابع انتخاب شده براي ارائه از طريق کتابخانه ديجيتال به سه شکل زير عرضه مي‌شود:

  • منابع ديجيتال که فايل آن در اختيار کتابخانه‌است

  • منابع ديجيتال که نسخه‌اي مجاز از يک فايل موجود در ساير کتابخانه‌هاست

  • منابع ديجيتال که تنها به صورت پيوند فرامتني عرضه مي‌شود اما فايل آن متعلق به کتابخانه‌هاي ديگر است نظارت بر امور کتابخانه ديجيتال و ارزيابي آن در تمام مراحل تشکيل کتابخانه ديجيتال و بعد از اتمام و راه‌اندازي کتابخانه، کميته موظف به نظارت و ارزيابي کلي امور انجام يافته و نيز بررسي مزايا و نارسايي‌هاي کتابخانه خواهد بود. نظارت و ارزيابي مي‌تواند به پيشنهاد ادارات و از طريق انجام طرحهاي مختلف پژوهشي و نظرسنجي از کاربران انجام پذيرد.

سير تحول کتابخانه‌ها از سنتي تا مجازي

سير تحول کتابخانه‌ها از سنتي تا مجازي از چند مرحله گذر کرده است:

  • کتابخانه سنتي : موجودي به صورت چاپي که هيچ کار رايانه‌اي روي آن انجام نشده‌است

  • کتابخانه خودکار : خودکار کردن فعاليت‌هاي کتابخانه، فهرست نويسي، امانت، فراهم آوري ... رايانه‌اي، موجودي بطور عمده به شکل چاپي با تعدادي محدود منابع

  • کتابخانه الکترونيکي : فعاليت‌ها کاملاً خودکار، شبکه ديسک فشرده، منابع به دو شکل الکترونيکي و متعارف است .

  • کتابخانه ديجيتال: کاملاً خودکار، تمام منابع به شکل ديجيتال در آمده، شبکه محلي فيبرهاي نوري با سرعت بالا و دستيابي به شبکه‌هاي گسترده

  • کتابخانه مجازي : کتابخانه بدون ديوار با تامين دستيابي به منابع، کتابخانه بدون منابع

 

ويژگيهاي کتابخانه سنتي:

غالباً موجوديها به صورت چاپي هستند .

  • کليه عمليات کتابخانه‌اي و ارائه خدمات اطلاعاتي بصورت دستي انجام مي‌شود، و هيچ کار رايانه‌اي روي فعاليت‌هاي کتابخانه‌ها انجام نشده‌است

  • فرايند سازماني و مديريت در اين کتابخانه‌ها معمولاً دستي است .

  • فرايند بازيابي اطلاعات بر مبناي استفاده از نمايه‌ها، کارت برگه‌ها که ماهيتا دستي هستند صورت مي‌پذيرد .

  • هميشه در دسترس نبودن مواد اطلاعاتي به دليل استفاده همزمان آن سند توسط استفاده کننده ديگر بدليل محدوديت ساعات کار اغلب کتابخانه‌ها، زمان استفاده از اين کتابخانه‌ها معمولاً محدود است .


ويژگيهاي کتابخانه‌هاي ديجيتال:

 

  • کتابخانه‌هاي ديجيتال . وجه ديجيتال کتابخانه‌هاي سنتي هستند که مجموعه‌هاي ديجيتال و سنتي يعني مواد الکترونيکي و کاغذي را در بر مي‌گيرد.

  • کتابخانه‌هاي ديجيتال هم به مهارت کتابداران احتياج داردو هم مهارت دانشمندان کارآمد رايانه.

  • در کتابخانه‌هاي ديجيتال فاصله ميان جويندگان و پديد آورندگان تقريباً به صفر مي‌رسد.

  • کتابخانه ديجيتال علاقه‌مندان به موضوعات مشترک را از سراسر کشور کنار هم مي‌آورد و به آنها امکان مي‌دهد که در هرجاي ايران و حتي جهان در موضوعات مورد علاقه‌شان به بحث بنشيند و اين باعث مي‌شود فاصله ميان نخبگان کشور از بين برود و آنها بتوانند مسائل خودشان را با دانشمندان و نخبگان جهان مطرح نمايند.

  • در کتابخانه‌هاي ديجيتال . امکان استفاده همزمان از يک منبع خاص براي استفاده کنندگان فراهم است .* .برخلاف کتابخانه‌هاي فيزيکي براي کتابخانه‌هاي مجازي دو مقوله زمان و مکان . کلمات بي مفهومي هستند. از اين نظر که خدمات کتابخانه‌اي را به زمان و مکان خاص محدود نمي‌سازند و اطلاعات موجود در اين کتابخانه‌ها در تمامي روزهاي هفته و در تمامي ساعات شبانه روز قابل دستيابي مي‌باشند.

کتاب الکترونيکي (e-book)

e-book يا کتاب الکترونيکي، پديده‌اي کاملاً تازه‌است و مي‌رود تا نظام آموزش و اطلاع رساني کشورمان را با دگرگوني‌هايي اساسي مواجه سازد. کتاب‌هاي الکترونيکي، صرفاً نسخه‌هاي ديجيتال کتابهاي مکتوب نيستند، بلکه اين مجموعه‌هاي اطلاعاتي طيف وسيعي اعم از انواع مختلف متون، تصاوير، اصوات را شامل مي‌گردند. بعلاوه مي‌توانند در قالب فايلهايي که مي‌توانند توسط يک رايانه اجرا شوند، مانند قالبهاي text, word, PDF, HTML و فايلهاي اجرايي در آيند. سادگي اجرا، سادگي جستجو در متن، داشتن قالب زيباتر، م بودن مطالب، امکان عرضه يا فروش ساده ترو سريع تر، داشتن قابليت افزودن امکانات مالتي مديا و...... از جمله ويژگي‌هايي هستند که کتاب الکترونيکي را به عنوان يک رسانه رو به رشد، از ساير رسانه‌هايي از اين دست متمايز مي‌گرداند.

علل گرايش به کتابخانه‌هاي ديجيتال

فناوري اطلاعات

فناوري اطلاعات يا IT به فناوري‌هايي اطلاق مي‌شود که امکانات لازم براي جمع آوري، انباشت پردازش و توزيع اطلاعات فراهم مي‌کند. محور اين فناوري، رايانه و ارتباطات راه دور است . رايانه‌ها اساساً کارپردازش و انباشت اطلاعات را انجام مي‌دهند و ارتباطات راه دور، امکان پخش و توزيع اين اطلاعات را در سطحي بسيار وسيع فراهم مي-سازد. فناوري يکي از دستاوردهاي آدمي است که در ايجاد فرهنگ و تمدن بشري نقش مهمي داشته‌است. هيچ جنبه‌اي از زندگي انسانها را نمي‌بينيم که از فناوري تاثير نپذيرفته باشد. کتابخانه‌ها ازجمله کتابخانه‌هاي تخصصي از اين قاعده کلي مستثني نيستند. خود فناوري ساخت کاغذ و چاپ متحرک، مجموعه کتابخانه‌ها را به سرعت بي سابقه‌اي افزايش داد، اين افزايش بر همه جنبه‌هاي کتابداري تاثير نهاد و عامل مهمي در بوجود آمدن کتابداري حرفه‌اي بود. اين مسير روز به روز در حال تحول و پيشرفت است و جهت آن به سوي افزايش تواناييهاي انسان در به دست آوردن دقيق اطلاعات مي‌باشد. 123. فناوري رايانه‌اي باتوجه به اين که از توانايي انباشت وآماده سازي حجم بزرگي از اطلاعات برخوردار بود به کتابخانه‌ها راه يافت و مورد استفاده قرار گرفت. جستجوي پيوسته در بانکها و پايگاههاي اطلاعاتي تحولاتي را بوجود آورد که به متخصصان رايانه يا متخصصان شبکه کتابخانه منجر شد. شبکه اينترنت باهدف تسهيل ارتباطات بشري، رايانه‌ها را به خدمت گرفت. توسعه اين شبکه به ايده دهکده جهاني و به دنبال آن مفاهيمي مانند کتابخانه‌هاي الکترونيک يا مجازي انجاميد.

آنچه موجب شده‌است که کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني از فناوري نوين استفاده کنند عبارتست از: سرعت، حافظه، دقت بسيار زياد در فراهم آوري، انباشت و بازيابي اطلاعات به مدد رايانه و صرفه جويي در نيروي انساني، ايجاد ارزش افزوده، انعطاف پذيري در برابر نيازهاي گوناگون، دسترسي يکپارچه به اطلاعات، امکان استفاده ارزان از اطلاعات ساير کتابخانه‌ها و پايگاهها داده‌ها، امکان روزآمد کردن و اصلاح اطلاعات به شکلي ساده و سريع و اشتراک منابع . فناوري اطلاعات در کتابخانه‌ها کارکردهاي مختلفي دارد. اين کارکردها را مي‌توان به دو گروه کلي دسته بندي کرد: فعاليتهاي اساسي و داخلي کتابخانه نظير :مجموعه سازي، فهرستنويسي، امانت و کنترل نشريات ادواري ديگري خدمات اطلاع رساني مانند: آگاهي رساني جاري، اشاعه گزينشي اطلاعات، خدمات مرجع، خدمات پيوسته، تحويل مدرک و...

فراهم آوري مواد اطلاعاتي در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني تخصص آينده

کارکردهاي جديدگزينش و فراهم آوري منابع جديد گزينش و فراهم کردن منابع دانش بشري از نخستين کارکردهاي حرفه‌اي کتابداري تلقي مي‌شود و کتابداران براي انجام آن اصولي را تدوين کرده‌اند که مبتني برچند قرن تجربه و دانش است. بدون ترديد، اين وظيفه در حيطه مستقيم کارکردهاي کتابداران متخصص بوده و متولي ديگري ندارد. اکنون که در عصر اينترنت حجم منابع اطلاعاتي و تنوع در اشکال فيزيکي آنها نيز بطور قابل ملاحظه‌اي افزايش يافته‌است، حرفه کتابداري مي‌تواند با تکيه بر اصول مترقي گزينش و مجموعه سازي، همچنان خدمات سودمند خود را به جامعه در دسترسي به مجموعه‌هاي کيفي تداوم بخشد که اين امر با توجه به شرايط کنوني و با توجه به آشفتگي محيط اطلاعاتي و عدم آشنايي جامعه نسبت به چگونگي شناسايي منابع مناسب بسيار ارزشمند است. استفاده از فناوريهاي جديد بويژه پست الکترونيکي و وب سايت براي برقراري تعامل با کاربران و شناسايي نيازهاي آنان الزامي است. مجموعه مواد اطلاعاتي کتابخانه‌هاي تخصصي امروزي حتي با کتابخانه‌هاي تخصصي دهه گذشته بسيار تفاوت کرده‌است. جلوه‌هاي گوناگون اين تفاوت را مي‌توان در فراهم آوري انواع مواد جديد مشاهده کرد. اکنون بخش مهمي از منابع اطلاعاتي به ويژه منابع مرجع، مانند دائرةالمعارف‌ها، انواع واژه نامه‌ها، اطلسهاي جغرافيايي و جز آن و پايگاهها اطلاعاتي مانند چکيده نامه کتابداري و اطلاع رساني LISA به شکل الکترونيکي منتشر مي‌شوند. وجود مجله‌هاي الکترونيکي و پايگاههايي که متن کامل مقاله‌ها را به صورت الکترونيکي در بردارند و همچنين وجود شبکه‌هاي اطلاع رساني پيوسته (online) تحولات زيادي را در امر فراهم آوري مواد موجب شده‌است. کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني اکنون با استفاده از انواع شبکه‌هاي محلي، ملي و جهاني قادرند اطلاعات مورد نياز مراجعان خود را فراهم آورند و از سفارش و خريد بسياري از منابع بي نياز گردند، امري که تا چند سال پيش ميسرنبود.

کتابداراني که وظيفه مجموعه سازي و فراهم آوري در کتابخانه‌هاي تخصصي آينده را بر عهده خواهند داشت، بايد بتوانند از امکانات پست الکترونيکي ارتباط خود را با کساني برقرار کنند که در کار انتخاب مواد با کتابخانه همکاري مي‌کنند. بايد امکان دسترسي پيوسته و هميشگي انتخاب کنندگان را با فهرستهاي ناشران و منابع کتابشناختي تجاري مانند BIP، فراهم کرد .

خدمات مرجع در کتابخانه‌هاي تخصصي

اصطلاح مرجع الکترونيک از تاره‌ترين اصطلاحات رايج در حرفه کتابداري است. همگان متفق‌القول و براين باورند که مرجع الکترونيکي، خدمات مرجع را از طريق پست الکترونيکي يا نرم‌افزار گپ زني و يا ويدئوکنفرانس، که به مرجع زنده نيز معروف است، فراهم مي‌آورد. اصطلاح مرجع‌هاي الکترونيک و مرجع‌هاي مجازي هم عنوان با مرجع ديجيتال به کار مي‌رود اگرچه مرجع‌هاي مجازي تنها به مرجعي اشاره دارد که بواسطه مسافت و فضاي فيزيکي نامحدود مي‌باشد. همچنين هورن خدمات مرجع الکترونيکي را خدمات مرجعي مي‌داند که با استفاده از امکانات و ابزارهاي الکترونيکي و شبکه‌هاي رايانه‌اي به مراجعه کنندگان ارائه مي‌شود.

کتابداران در عصر الکترونيک

کارشناسان خصوصياتي را براي کتابداران عصر الکترونيک بر مي‌شمرند که عبارتند از:

  • همانند مشاوران اطلاعاتي عمل مي‌کنند و بهترين منابع را براي گشايش گروهها و برآوردن نيازهاي اطلاعاتي مردم نشان مي‌دهند.

  • کاربرد منابع اطلاعاتي الکترونيکي را به مردم آموزش مي‌دهند.

  • منابعي را که استفاده کنندگان خاصي به آنها آشنايي دارند، موجب جستجو قرار مي‌دهند .

  • وظيفه بازکاوي اطلاعات را انجام مي‌دهند، يعني تاليف و ترکيبي از نتايج پژوهش‌هاي منابع متعدد به عمل مي‌آورند و برآيندگزيده و ارزيابي شده را به متقاضي عرضه کنند و در صورت امکان مستقيماً به رايانه او ارسال کنند.

  • با ايجاد بايگانيهاي مختلف و ارتباط با پايگاههاي اطلاعاتي، مراجعه کننده را در دريافت اطلاعات مورد علاقه خودش ياري مي‌نمايند.

  • کتابدارن لازم است طرز کار با نرم‌افزارهاي رايانه‌اي و ابزارهاي الکترونيکي، مهارتهاي سودمندي را از طريق شبکه‌هاي نرم‌افزاري در اشاعه اطلاعات الکترونيکي بياموزند.

چشم‌انداز آينده

تغييرات و تحولات همه جانبه اي که در محيط اطلاعاتي، به ويژه در دسترسي راه دور به اطلاعات و کاهش مراجعه حضوري کاربران به کتابخانه‌ها، به وقوع پيوسته، انواع کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني را تحت تاثير قرارداده است و کتابخانه‌هاي تخصصي از اين قاعده مستثني نيستند. کتابخانه‌هاي تخصصي و کتابداري هميشه از فناوري‌هاي زمان خود متاثر شده اند. فناوريها همواره در کار کتابخانه‌ها و کتابداران تحول به وجود آورده اند، در واقع تخصصي شدن کتابداري و ظهور کتابداري حرفه اي، حاصل رونق کتابخانه بوده است. فناوري رايانه اي که به کارگيري آن در امور مربوط به ارائه اطلاعات حرفه اطلاع رساني را بوجود آورد گشايشي ديگري در کار کتابداران به شمار آمد، اما اين واقعيت بر کتابداران ثابت شد که کل بازار اطلاع رساني ديگر متعلق به آنها نيست و حرفه کتابداري از سوي ساير حرفه‌ها ي اطلاع رساني، به چالشي جدي فراخوانده شده است. شبکه اينترنت، دسترسي و انتقال اطلاعات را مفهومي ديگر بخشيد. امکاناتي بي مانندي در دسترسي به اطلاعات به وجود آمد، ضمن آنکه حجم اطلاعات نيز افزايش چشم گيري يافت. کتابداران پي بردند که براي بهره گيري از فناوري‌هاي جديد نياز به آموزش دارند. کتابداران، وقتي دانش فني درمورد بهره‌گيري از رايانه‌ها را با تخصص کتابداري خود در آميزند مي‌توانند به عنوان واسطه‌هاي اطلاع رساني عمل کنند ايفاي اين نقش در بازار اطلاع رساني حيات جديدي به حرفه کتابداري بخشيد. اگر ديروز هدف کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني بيشتر گردآوري و سازماندهي منابع اطلاع رساني بود، امروز هدف آنها به علت حجم انبوه اطلاعات پراکنده و آلوده، اشاعه اطلاعات مي‌باشد در جهان امروز در حالي که وب جهان گستر، جهان را تحت تسلط خود درآورده است. هيچ کدام ازبخشها ي کتابخانه‌هاي تخصصي اعم از تهيه وسفارش، گردآوري، سازماندهي وحتي اشاعه، خارج از دايره اينترنت نمي‌تواند کارايي داشته باشد.

واژه‌هاي کليدي

  • دوبلين کور(Dublin Core): عناصر ابرداده دوبلين کور شامل 15 عنصر توصيفي است. اين عناصر عبارتند از: عنوان، پديدآور، ناشر، موضوع، توصيف، منبع، زبان، رابطه، پوشش، تاريخ، نوع، فرمت، شناسگر، همکار و حقوق.

  • رابط کاربري(User Interface): نوعي نظام محاوره‌اي که امکان برقراري ارتباط با نظام کامپيوتري را حتي به کاربري که از آن هيچگونه شناختي ندارد يا شناخت او مختصر است، مي‌دهد.

  • کتابخانه ديجيتال (Digital Library): کتابخانه ديجيتال واحدي است که بر اساس يک خط مشي و ساختار مدون اقدام به گزينش، فراهم‌آوري، ذخيره‌سازي و اشاعه انواع اطلاعات به صورت ديجيتال براي مخاطبان خود مي‌کند. در اين کتابخانه امکانات دسترسي فکري، تفسير، توزيع و نگهداري بي‌عيب و نقص منابع مذکور فراهم شده‌است.

  • کنترل واژگان (Vocabulary Control): نظام نمايه‌سازي که عناوين آن از ميان اصطلاحات انتخاب شود، ارجاعهاي متقابل برقرار گردد و اصطلاحات جديد نيز پيش از به کار رفتن در نمايه، مستند ومصوب شود.

  • منابع چندرسانه‌اي (Multimedia): منابع حاصل از ترکيب انواع مواد، مانند تصاوير متحرک، منابع ديداري، تصاوير ثابت، تصاوير گرافيکي، متن، منابع صوتي و غيره.

  • ميکروفرم (Microform): اصطلاحي عام براي همه شکلهاي ريزپيشينه، مانند ميکروفيلم، ميکروفيش، برگة غيرشفاف که صفحاتي که از طريق عکاسي به ابعاد کوچک تبديل شده‌اند، بر روي آنها چاپ مي‌شوند. براي خواندن انواع ميکروفرمها از درشت‌نماهاي خاصي استفاده مي‌شود.

    مرجع خبر : کتابخانه ديجيتال - ويکي پديا


Tagged Dublin Core  DMS  Digital Library  e-book  Information  0 Comments


<< Previous Page