آرشيو تحت وب - کلود

Monday, January 7, 2019 Posted by admin under General 

شبكه وب، در سال 1980ميلادي به منظور تبادل اطلاعات و داده ها توسط تيم برنزلي ايجاد شد و نام وب يک را به خود گرفت. با  پيشرفت هاي تكنولوژي و محدوديتهاي وب ورژن يک، وب ديگري متولد شد که آن را وب دو ناميدند. وب دو به علت  ويژگيهاي منحصر به خود ازجمله قابليت توجه کاربران و به اشتراک گذاري دانسته ها و اطلاعات خود بسيار سريع مورد استقبال کاربران  قرار گرفت. نخستين بار در سال 2006 پيتر ون گاردنر3 در همايش سالانه انجمن آرشيويست هاي آمريكا تلفيق  قابليت هاي وب دو با آرشيو را مطرح کرد و عنوان نمود با استفاده از اين ابزار مي توان به سهولت به مديريت منابع آرشيو پرداخت چرا که اين موقعيت را  به کاربران خواهد داد تا منابع آرشيوي خود مانند عكس ها، منابع و اسناد مهم را در اختيار مراکز آرشيوي قرار داده و با ديگران به اشتراک بگذارند لذا به تدريج شاهد تولد اصطلاح جديدي به نام آرشيويست 2 در اين حرفه خواهيم بود. برخي ازکشورهاي پيشرفته از اين قابليت براي خدمات مراکز آرشيوي خود بهره برده اند از جمله اين  نمونه ها ، Archives Hub، ANW(Archives Network Wales)، Archives 4 All (برنامه کنسرسيوم آرشيوي انگلستان) و Scottish Archival Network را مي توان نام برد.


آرشيو آنلاين

Archives Hub:
ايجاد اين آرشيو در سال 1999 در انگلستان مطرح گرديد و با عنوان پروژهاي يک ساله و با مشارکت 15 مرکز آرشيوي آغاز به فعاليت نمود. پس از يک سال با حمايت چند مرکز آرشيوي و دانشگاهي در انگلستان به طرحي ملي تبديل شد. هم اکنون اين مرکز به عنوان شبكه اي از مراکز آرشيوي موجود در انگلستان امكان دسترسي به آرشيو بيش از 150 مرکز دانشگاهي و دانشكده اي اين کشور را فراهم کرده است. در اين آرشيو از نرم افزار ويژه اي استفاده  مي شود و با استفاده از آن مي توان داده هايي مانند متن و تصوير يا پرونده هاي صوتي را به اين آرشيو افزود و امكان ويرايش در آن نيز وجود دارد. آرشيو هاب اولين مجموعه آرشيوي دنياست که از استانداراد (Z 39-50) بهره برده است .

ANW - Archives Network Wales:
اين شبكه از سال 2003م. آغاز به کار کرده است و توسط شوراي اسناد و آرشيو ولز حمايت مي شود و طرحي است که طي آن منابع و اسناد موجود در مراکز اسناد و آرشيو، موزه ها و کتابخانه ها و دانشگاههاي ولز جمع آوري و به شكل آنلاين در اختيار کاربران قرار مي گيرد. مراکز مشارکت کننده در اين پروژه اين امكان را دارند تا بتوانند در هر زمان اطلاعات خود را بر روي سايت اضافه و يا  ويرايش کنند. از ديگر امكانات اين سايت تخصيص قسمت هايي براي ارايه نظرات و مطالب کاربران است.
 

شرکت دانش هم آرا  با بومي سازي فناوري هاي مبتني بر web و به طور خاص سيستمهاي مديريت اسناد تلاش نموده است ضمن حفظ استانداردهاي موجود در EDMS نيازهاي سازماني شرکتهاي و موسسات بزرگ را پاسخ دهد . و در اين مسير سعي نموده است امکانات لازم براي گامهاي ايجاد آرشيو را فراهم نمايد .


Tagged --no tags-- 0 Comments

بهترين نرم افزار مديريت اسناد و مدارک

Sunday, January 6, 2019 Posted by admin under General 

نرم افزار مديريت اسناد و مدارک  براي کسب و کار هاي مختلف با توجه به نوع و تنوع  نيازشان متفاوت است. ما با تحقيق و بررسي ده ها نوع از نرم افزارهاي مديريت اسناد، بهترين قايليت ها را براي انواع مختلف کسب و کار ارائه خواهيم کرد.


نرم افزار مديريت اسناد براي کسب وکارهاي کوچک، متوسط و سازمان ها:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا با دقت همه نيازهاي کسب و کارهاي گوناگون را برآورده ساخته است. مهمتر از همه ذکر اين مورد حائز اهميت است که نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا صرف نظر از نوع کامپيوتري که آن سازمان استفاده مي کند مي تواند در تمام بخش هاي سازمان ها به کار گرفته شود. نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا  داراي يک سيستم خود ميزباني است که با هر دو ويندوز و رايانه هاي مک و نيز يک راه حل مبتني بر cloud که بدون نياز به نصب سرور و يا تعمير و نگهداري، کار مي کند. نکته قابل توجه اين است که هر دو گزينه دقيقا همانند هم و با ارائه ويژگي هاي مشابه کار مي کنند. نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا ( KEYDOC ) با ويژگي هاي متمايز، کاربري آسان و خدمات ويژه به مشتريان ارائه شده است.

کاربري آسان:


کسب و کارهاي کوچک تمايل دارند که نرم افزار مديريت اسناد، قابليت استفاده بسيار آساني داشته باشد. محيط کاربري بسيار جذاب نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا اجازه فعاليت آسان را در سيستم به شما ميدهد. اين امر موجب کاربري آسان جهت ذخيره فايل ها و جستجو نيازهايتان در نرم افزار مديريت اسناد و مدارک دانش هم آرا مي باشد.


ويژگي ها:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا با دقت همه ويژگي هاي مورد نياز براي يک کسب و کار کوچک را در نظر گرفته است. هنگامي که شما نياز به يک سند داريد با دقت شروع به ايجاد يک تصوير قابل مشاهده در قالب فايل PDF ميکند. اين قابليت به شما اجازه اضافه کردن نظرات و نشانه ها را بدون نياز به راه اندازي در برنامه اصلي( adobe acrobat )مي دهد. اين امر موجب صرفه جويي در زمان راه اندازي برنامه هايي مانند word يا excel در ايجاد يک سند مي گردد. يکي از با ارزش ترين ويژگي هاي اين نرم افزار قابليت استفاده در تلفن هاي همراه است. صرف نظر از اينکه سيستم شما خود ميزبان يا cloud است شما اجازه دسترسي به سيستم را از تمام گوشي هاي هوشمند خواهيد داشت. بر اين اساس کاربران مي توانند از درون مرورگر وب دستگاه هاي تلفن همراه خود به مشاهده و تغيير اسناد با حفط تمام دسترسي هاي اعمال شده نرم افزار بپردازند. اين قابليت تنها بخشي از امکانات موجود در نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا است.


خدمات مشتري:


نرم افزار مديريت اسناد دانش هم آرا خدمات بسيار استثنايي به مشتريان  ارائه مي دهد. براي خدمت رساني به مشتريان عزيز نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا شما ميتوانيد به عنوان صاحب کسب و کار با ما تماس حاصل نماييد و کارشناسان ما بلافاصله پاسخ مناسب به سوالتان را به شما ارائه و راهنمايي هاي لازم را تا حصول نتيجه مطلوبتان به شما خواهند داد.


Tagged software  0 Comments

چه چيزي را آرشيو نکنيم آسيب مي بينيم

Tuesday, January 1, 2019 Posted by admin under General 

اغلب اوقات موارد پيش پا افتاده اي در روند فعاليت روزانه براي ما پيش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نخواهد کرد که حتي ممکن است اين موارد به ظاهر کم اهميت. يکي از اين موارد ، مديريت و سازماندهي اسناد و مدارک است که امروز در اکثر سازمانها از اهميت و ضرورت آن غفلت مي شود . در بسياري از موارد حتي پس از گذشت چند سال ، زماني که از طرف مراکز مميزي و يا رسيدگي ، اسنادي از يک سازمان درخواست مي شود ، يا براي اثبات عدم اعتبار يک ادعاي حقوقي از ما نياز به ارائه اسناد مرتبط داريم ، متوجه اهميت و ضرورت وجود سامانه مديريت اسناد خواهيم شد. حفظ و  نگه داري، طبقه بندي، سازماندهي و آرشيو کردن اسناد و در صورت لزوم امحاي به موقع اين مدارک و اسناد لازمه دسترسي مناسب به اسناد است.

اغلب اوقات موارد پيش پا افتاده اي در روند فعاليت روزانه براي ما پيش خواهد آمد که هرگز به ذهن ما خطور نخواهد کرد که حتي ممکن است اين موارد به ظاهر کم اهميت. يکي از اين موارد ، مديريت و سازماندهي اسناد و مدارک است که امروز در اکثر سازمانها از اهميت و ضرورت آن غفلت مي شود . در بسياري از موارد حتي پس از گذشت چند سال ، زماني که از طرف مراکز مميزي و يا رسيدگي ، اسنادي از يک سازمان درخواست مي شود ، يا براي اثبات عدم اعتبار يک ادعاي حقوقي از ما نياز به ارائه اسناد مرتبط داريم ، متوجه اهميت و ضرورت وجود سامانه مديريت اسناد خواهيم شد. حفظ و  نگه داري، طبقه بندي، سازماندهي و آرشيو کردن اسناد و در صورت لزوم امحاي به موقع اين مدارک و اسناد لازمه دسترسي مناسب به اسناد است.

آيا واقعا کسب و کار ما نياز به استراتژي آرشيو اسناد دارد ؟

ممکن است تصور کنيم  که استفاده از سيستم مديريت اسناد و سازماندهي مدارک مختص به ارگان ها و سازمان هاي بزرگي است  که داراي ميليون ها سند و بايگاني هاي بسيار وسيع هستند . ولي اگر ما صاحب يک کسب و کار کوچک هم باشيم به ازاي هر مدرکي که در سازمان ما توليد مي شود مي بايست برنامه اي براي آرشيو و دسترسي به آن داشته باشيم . و اين اساس مديريت اسناد است. در هر صورت چنانچه در مسير رشد و توسعه هستيد شما نيازمند به يک سياست جامع بايگاني مدارک و اسناد در قالب يک استراتژي سازمان يافته ايد که همزمان با کسب و کار شما رشد کند. طبيعي است که با رشد کسب و کار شما ، فرايندهاي بيشتري به سازمانتان اضافه خواهد شد و به تبع آن اسناد مختلفي به مجموعه آرشيو سازماني شما مي پيوندد.

اگر بر اساس اين تفکر و استراتژي در جهت رشد و توسعه شرکت گام برداريم ممکن است دچار اشتباه شويم چون ما از روش ارزان و کم هزينه تري استفاده کرده ايم و باعث صرفه جويي در منابع شده ايم. ولي اين روش نه تنها باعث کمتر شدن هزينه ها نمي شود بلکه باعث تاخير در دسترسي به فايل هاي خود و همچنين اضافه کردن هزينه هاي پنهان متعدد و تحميل هزينه هاي اجباري ديگر به شرکت خود شده ايم. در يک تحقيقات نظرسنجي در سال 2012 تحت عنوان(Document Management Survay : In House Or Off-Site ) درباره اين موضوع صورت پذيرفت. نتايج اين تحقيقات نشان داد 65 درصد از کسب و کار هاي کوچک و متوسط نيز براي پرهيز از اين هزينه هاي سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد  به استفاده از سيستم هاي جامع مديريت اسناد و مدارک به صورت الکترونيکي و ديجيتال روي آورده اند.

آيا براي ايجاد مديريت اسناد وقت کافي دارم ؟


يکي از قوانين مهم در بهره وري ، اختصاص زمان و هزينه در کوتاه مدت براي کاهش زمان و هزينه در بلند مدت است.  ساماندهي اسناد و ايجاد آرشيو الکترونيک از اسناد و مدارک ، استفاده از نرم افزار مديريت اسناد در کنار سيستمهاي مانند اتوماسيون اداري، با کاهش هزينه و زمان در بلند مدت رابطه مستقيم داشته و روز به روز ابعاد جديد تري را در بر مي گيرد. اگر بخواهيم نتيجه اين نوشته را در يک جمله خلاصه کنيم ، بايد بگوييم براي توليد و آرشيو حتي يک سند نيز مي بايست برنامه داشت .

 

Tagged --no tags-- 0 Comments

ساماندهي الكترونيكي اسناد آرشيوي

Monday, December 31, 2018 Posted by admin under General 

1.امور مقدماتي و ايجاد ساختار آرشيو الكترونيكي:

همانند ايجاد آرشيو فيزيكي بايد تمامي مدارك و مستندات كاغذي ابتدا به صورت الكترونيكي در آمده و سپس در آرشيو ويژه خود ذخيره سازي و نگهداري شوند. بديهي است تجزيه و تحليل اسناد و طراحي ساختار الكترونيكي، اولين گام در پياده سازي آرشيو الكترونيكي بوده و طراحي مناسب آن تأثير به سزائي در كارآيي و بهره برداري از آرشيو الكترونيكي خواهد داشت.
آنچه مسلم است در ساماندهي اسناد الكترونيكي، بايد مباني مديريت نگهداري اسناد، در كنار سامانه هاي مديريت اسناد در نظر گرفته شود. شناسايي اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداري و کيفيت اسناد، انتخاب تجهيزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعيين سطوح دسترسي، تعيين فيلدهاي جستجو، حداقل نيازمندي هاي نرم افزار مديريت اسناد نخستين مرحله ساماندهي الكترونيكي اسناد است. با توجه به تجربيات كشورهاي پيشرو در زمين? استفاده از فنّاوري اطلاعات در ساختارهاي سازماني، امكانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوري آ نها در ايجاد خدمات الكترونيكي، ضرورت برنامه ريزي عملياتي تبديل ساختار سنتي نگهداري اطلاعات به سامانه هاي پيشرفته بايگاني الكترونيكي احساس مي شود.
تعيين كليه كليدواژه هاي دسترسي به اسناد؛
تعيين فضاي ذخيره سازي الكترونيكي و نحو? دسترسي كاربران به فضاي آرشيو الكترونيكي؛
چگونگي فهرست بندي يا طبقه بندي موضوعي اسناد؛
تعيين روش حفاظت از اسناد.

2. آماده سازي و پاکسازي اسناد:

آماده سازي و پاك سازي اسناد شامل بازکردن تا خوردگي اسناد، ترميم پارگي، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است كه انجام اين مراحل باعث تسريع امر اسکن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده سازي بايگاني الكترونيكي به ترتيب چيدمان زونكن ها و   فقط در مورد اسنادي انجام مي شود كه مقرر است عمليات اسکن بلافاصله روي آن صورت گيرد.

3. اسکن اسناد (تصويربرداري):

اسکن اسناد شامل تصويربرداري مطلوب از تمامي برگه هاي پرونده ها و نقشه ها با تجهيزات مناسب و كارا است. انتخاب اين تجهيزات جهت انجام امور اسکن فقط زماني ميسر بوده که انواع مختلف پرونده هاي واحدهاي ذيربط سازمان موردِ شناسايي دقيق و کامل قرار گيرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارك از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآيند اسکن اسناد توجه به نكات زير ضروري است:
? با توجه به اينكه براي مديريت پرونده ها از نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد الكترونيكي استفاده خواهد شد، وضوح پرونده ها براي اسنادي كه قرار است تبديل به متن شوند (OCR شوند) 300dpi  و براي اسنادي كه قرار نيست OCR شوند 200dpi  خواهد بود.
? در بخش تصويربرداري، اسکن اسناد به ترتيب كد محل بايگاني انجام مي شود. در اين بخش بر روي تمامي اسناد هنگام تصويربرداري، عمليات تميزكاري اوليه، ابتدا به صورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصي اسکنرها و در صورت نياز به تنظيم بيشتر، به صورت دستي به وسيله اپراتور انجام مي گيرد تا كيفيت مطلوب به دست آيد. بايد توجه شود كه وضوح پروند هها براي كليه اسناد در محدوده هاي مختلف dpi است.
? با توجه به نوع اسناد، از نظر كيفيت و ساير مشخصات ظاهري، قالب اسکن ممکن است تغيير کند. مي توان اسناد را به صورت سياه و سفيد اسکن کرد. درصورتي كه در برخي از اسنادي كه كيفيت ظاهري خوبي ندارند ريزش اطلاعات رخ دهد، اسکن بايد به صورت خاكستري اجرا شود. البته قالب خاكستري باعث افزايش قابل تِوجه حجم پرونده و زمان اجراي كار مي شود، ولي براي حفظ اطلاعات ضروري است. همچنين در سازمان هاي  مختلف با توجه به نياز مي توان اسناد را به صورت رنگي اسکن كرد
? درصورتي كه اسنادي از قبيل نقشه و يا دستورالعمل وجود دارند كه بسيار فرسوده و ناخوانا هستند، بايد ضمن فهرست برداري، براي احياء آنها در كارگروه هاي تخصصي تصميم گيري شود.
? به منظور تشخيص اوراق اسکن شده از ساير اوراق، بر روي هر يك از اوراق اسکن شده شماره و يا علامت مشخصي درج شود. اين امر در بسياري از موارد به صورت خودكار توسط اسکنرهاي حرف هاي انجام مي شود.
پس از انجام عمليات تصويربرداري، كلي?ي اقلام جداشده در مرحله آماده سازي مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتيب اوليه، بايگاني مي شود. بنابراين سازمان بايد به صورت دوره اي فرايند تصويربرداري اسناد را موردِبررسي قرار دهد.
 

4. اصلاح و ويرايش تصاوير و بهينه سازي پرونده ها:

پس از اسکن مدارك و مستندات كاغذي و تبديل آ نها به پرونده هاي الكترونيكي موردِنظر، بايد ابتدا اين پرونده ها با اصل سند موردِمقايسه و تطبيق قرارگرفته و در صورت نياز، مجدداً اسکن شود. براي حصول كيفيت مطلوب اسکن موردِ نظر و جلوگيري از ريزش اطلاعات بايد دستگاه هاي اسکن به طور دقيق تنظيم شده باشد . 
 
 
? چرخاندن تصاوير به شكل صحيح. به منظور استفاده از قابليت OCR بايد اسناد و مدارك در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نياز چرخش اسناد لازم و ضروري است. 
 

5. ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشيو):

با هدف سهولت و تسريع بازيابي اطلاعات و دستيابي كاربران به اسناد موردِ نياز، بايد اطلاعات مربوط به فيلدهاي اطلاعاتي اسناد در نرم افزار مديريت اسناد و آرشيو الکترونيکي وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهي فيزيكي فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات بايد بر اساس آن انجام شود. در اين مرحله از ساماندهي الکترونيکي بايد جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده در نرم افزار مديريت اسناد تعيين و همچنين سطوح دسترسي كاربران به هر سند مشخص شود. نكته قابل تِوجه اينجاست كه سازمان بايد رويكردي را براي ورود اطلاعات انتخاب كند تا با حداقل زمان، امكان ورود حداكثر اطلاعات وجود داشته باشد.

 

6. OCR اسناد:

OCR  عبارت اند از تبديل تصوير ديجيتالي شده به پرونده ها قابل پِردازش به صورت متن است. عمليات OCR امكان جستجوي تمام متن را فراهم مي آورد.

7. كنترل كيفي:

  چنانچه فعاليت هاي فوق توسط پيمانكاران بيروني انجام مي شود لازم است به منظور اطمينان از صحت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي، كنترل هاي لازم صورت گيرد. براي اين منظور تمام مراحل كاري ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايد توسط دستگاه نظارت آن شركت و ناظر پروژه بررسي و صحت آن تأييد شود. 

8. تهيه نسخ پشتيبان:

بدون شِك يكى از بزرگترين چالش هاى پيش رِوى اسناد الكترونيكي، نابودى اينگونه پيشينه ها به دلايل مختلف ازجمله ويروسى شدن پرونده ها و يا خطاى عمدى و سهوى انساني است. بديهى است با توجه به خطرات متعددى كه اسناد الكترونيكي را تهديد مي كند، چاره اى جز تهية نسخه هاى ثانويه و يا پيشتيبان نداريم. خوشبختانه با پيشرفت فنّاوري هاى رايانه اى، امروزه به سرعت مشكل فضاى فيزيكى براى ذخيره سازى حجم انبوهى ازداده هاي الكترونيكى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداري از اطلاعات بايگاني الكترونيكي پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مديريت اسناد بايد به صورت دوره اي از بانك اطلاعاتي بايگاني الكترونيكي، سه نسخ? پشتيبان تهيه شود كه يك نسخه بايد به گروه مديريت اسناد و دو نسخ? ديگر در يك محل امن نگهداري شود. بهتر است هر روز از پرونده هاي اضافه شده يا تغييرداده شده نسخ? پشتيبان تهيه شود زيرا در مرحله بعدي يعني ويرايش پرونده ها، امكان از بين رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتيباني از قبل تهيه شده باشد.
تهية نسخة پشتيبان الكترونيكي، فقط محدود به اسنادى نمى شود كه از ابتدا به صورت الكترونيكي توليد شده اند. امروزه بسيارى از آرشيوهاى ملى در جهان، اقدام به تهية نسخة الكترونيكي از اسنادكاغذى خود كرده اند. نسخه هاى الكترونيكي، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهيه مي شوند، بلكه امكان ارائه خدمات بهتر به كاربران آرشيوها و همچنين اشاعة اطلاعات و اشتراك گذاري آنها را در سطح جهانى فراهم مي كند. با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هايي از قبيل رطوبت، آتش سوزي، آفات و حشرات موذي و ميدان هاي الكترومغناطيس، تهيه ريز فيلم از اسناد مذكور، امري لازم و ضروري است كه مزايايي از قبيل حجم كم، طول عمر بالا، قابليت تبديل مجدد به پرونده الکترونيکي يا کاغذ را به همراه دارد.
 

Tagged --no tags-- 1 Comments


Next Page >>