اهميت به کارگيري سيستم مديريت اسناد

Saturday, January 19, 2019 Posted by admin under General 

اسناد چه بصورت الکترونيکي و چه بصورت کاغذي، يک بخش اساسي از هر شرکت هستند. مديريت اسناد و اطلاعات براي کسب و کارهاي گوناگون يک فعاليت چالش برانگيز مي باشد. بر اين اساس با توجه به ماهيت فعاليت يک سازمان، راه حل مديريت اسناد (Document Manager – DM-) جهت ذخيره و بازاريابي اسناد کاغذي و الکترونيکي مي تواند مفيد واقع شود.


در اين مقاله 7 مزيت سيستم مديريت اسناد مورد بحث قرار مي گيرد:

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد
2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات
3-مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
4-بازيابي آسان
5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد
6-پشتيبان گيري بهتر
7-مزاياي ناملموس ديگر

اين موارد در ذيل بررسي ميگردد.

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد

نظر به افزايش هزينه املاک تجاري، طبيعتاً هزينه ذخيره اسناد کاغذي به علت نياز به  فضاي مناسب نيز افزايش مي يابد. در اين شرايط استفاده از نرم افزار مديريت اسناد (  DMS )، نياز به فايل هاي پرحجم اسناد که دارايي هاي با ارزش سازمان مي باشند را کاهش داده و به اين روش سبب آزاد نمودن فصاي اداري ارزشمند شرکت و يا سازمان مي گردد.
در اين زمينه حتي اسنادي که بايد نگهداري شوند، به عنوان نسخه سخت در مکانهايي با ارزش ريالي کمتر مانند يک انبار يا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداري مي گردند.


2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات

امنيت اسناد براي بسياري از شرکت ها حياتي مي باشد، دراين زمينه DMS کنترل بهتري براي اسناد فراهم مي کند. در نرم افزار مديريت اسناد، دسترسي ها را مي توان در سطوح يا گروه هاي کاري تعيين نمود. همچنينDMS  زنجيره اي از مميزي ها براي مشاهده يک سند هنگامي که به آن دسترسي پيدا شده است را فراهم مي آورد و همچنين اين قابليت را فراهم مي نمايد که با رعايت دسترسي هاي موجود، آنرا ويرايش نمود.
اسناد مديريت شده در نرم  افزار بسيار قابل رديابي مي باشد و حتي مي توان با زدن بر چسب هايي قابليت هشدار خودکار براي آنها ايجاد نمود.

3- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان

رعايت الزامات سازمان براي اسناد خاص مي توانند بسيار پيچيده باشد. عدم تطبيق با اين الزامات مي تواند به جريمه، لغو مجوز و در برخي موارد مسئوليت کيفي منجر شود. معمولاً مقررات کشوري شامل دستورالعمل هاي امنيتي سخت مي باشد. DMS خطر عدم رعايت الزامات دسترسي را کاهش مي دهد. در برنامه مديريت اسناد الزامات برنامه دخيره سازي مي گردد و به عنوان مثال اين موارد مي توانند اتوماتيک باشد و اسناد جديد به راحتي طبقه بندي و نگهداري شوند.


4- بازيابي آسان

جستجو و بازيابي اسناد مي تواند بسيار  وقت گير باشد و همه ما مي دانيم زمان بسيار ارزشمند است و به عبارتي معادل پول است. بر اساس آمار منتشر  شده توسط PWC  ( شرکت پرايس واتر هاوس کوپر ) ميانگين هزينه هاي بر اساس زمان صرف شده جهت مديريت اسناد کاغذي عبارتند از:
   1 - سازمان جهت حق الزحمه بايگاني نمودن يک سند 20 دلار و براي پيدا نمودن اسنادي که به اشتباه بايگاني شده اند 120 دلار و همچنين 220 دلار براي توليد  مجدد اسناد گم شده بايد پرداخت مي نمايد.
   2-  7.5% از تمام اسناد گمشده و %3  ديگر به اشتباه بايگاني شده اند.
   3- کارمندان حرفه اي %5 الي %15 از زمان خود براي مطالعه اطلاعات صرف ميکنند که متاسفانه %50  اين زمان را بايد براي جستجوي اسناد در نظر بگيرند.
      نرم افزار مديريت اسنادي که براي شرکت شما سفارشي سازي شده باشد، يک ابزار بسيار قدرتمند براي مديريت و صرفه جويي در زمان مي باشد. DMS هاي   قدرتمند شناسايي اسناد مرتبط با يک کلمه يا عبارت را امکان پذير مي نمايند و به عبارت ديگر قابليت جستجوي تمام متن را ارائه مي نمايند. در نرم افزار مديريت اسناد قابليت تعريف شناسنامه اسناد براي يک فايل يا پوشه وجود دارد. يکپارچگي با ديگر نرم افزارهاي کاربردي سازمان، مي تواند دسترسي به اطلاعات مهم را تسهيل نمايد. DMS فرصت دسترسي به اسناد را از راه دور فراهم مي نمايد و به عبارت ديگر تا زماني که دسترسي به اينترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه اي قابل دسترسي مي باشند.


5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد

با استفاده از DMS، به اشتراک گذاري و بازيابي اسناد بسيار آسانتر صورت مي گيرد و دسترسي به اسناد ذخيره شده از منابع گوناگون، امکان پذير است. همچنين اسکن اسناد قابليت اشتراک گذاري از طريق نرم افزارهاي اينترنتي و يا ايميل را فراهم مي نمايد. نرم افزارهاي مديريت اسناد شفافيت بيشتري را براي برنامه هاي شرکت و يا سازمان فراهم مي نمايند که اين امر سبب نظارت بهتر بر اجراي فعاليت ها مي شود.
بوسيله نرم افزار مديريت اسناد دسترسي مجاز به کاربران خارجي امکان پذير و قابل نظارت است. يکي از بخش هاي مهم نرم افزار مديريت اسناد امکان کنترل ورژن هاي مختلف يک سند است که در اين بخش ويرايش هاي قديمي تر يک سند قابل بازيابي مي باشند. اين ويژگي براي زماني که بخش هاي مختلف بروي يک سند کار مي کنند و يا اسنادي که دسترسي يا تغييرات روي آنها امکان پذير نيست، بسيار مهم است.

6-پشتيبان گيري بهتر

نرم افزار مديريت اسناد  شامل يک برنامه پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات مي باشد. با در اختيار داشتن يک آرشيو ديجيتال به عنوان پشتيبان اسناد، اسناد کاغذي از آتش، سيل و بلاياي ديگر محافظت مي شوند. بوسيله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش هاي گوناگون قابل رديابي مي باشند.
همچنين به علت اينکه تصاوير اسناد در مرکز داده ها ذخيره شده است، پس از مشاهده، گم و يا جايجا نمي شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بايگاني شوند و قراردادن اسناد بر اساس يک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام مي گيرد و به عبارت ديگر در نرم افزار مديريت اسناد، کليه اسناد ديجيتالي شده و در محل مورد نظر آرشيو مي گردد.

7- مزاياي ناملموس ديگر

برخي ديگر از مزيت هاي نرم افزار مديريت اسناد عبارتند از:
7-1: انعطاف پذيري
7-2: رقابت پذيري
7-3: بهبود روابط با مشتري
7-4: آرامش خاطر
زمان ارزشمند است و زمان ذخيره شده سود قطعي شما از DMS  است که اغلب به طور مستقيم به معني افزايش بهره وري مي باشد.
بوسيله بازيابي سند سريع تر و کارآمدتر مي تواند روحيه کارکنان افزايش يافته و سبب افزايش رضايت مشتري شود. همچنين راه حل هاي مديريت اسناد قابل سفارشي براي پاسخگويي به نيازهاي در حال تغيير هر شرکت لازم مي باشد.
سيستم مديريت اسناد شامل مزاياي بسياري براي کسب و کارهاي گوناگون مي باشد. يک راه حل مديريت اسناد طراحي مي تواند از طريق بهبود فرآيندهاي کسب و کار و افزايش بهره وري به شما در مديريت و توسعه کسب و کارکمک نمايد.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا

 


Tagged DMS  0 Comments

چيست؟ OCR

Tuesday, January 8, 2019 Posted by admin under General 

OCR مخفف Optical Character Recognition و يا Optical Character Reader مي باشد و آن در واقع نرم افزار متن خواني است که براي تشخيص و بازيابي الفبا و نوشته هاي دست نويس يا تايپ شده طراحي شده است که در نرم افزار هايبايگاني اسناد و مدارک و نيز براي خدمات اسکن مدارک و اسناد کاربرد بسزايي دارد.

پس با اين تکنولوژي مي توان متن هاي دست نويس يا متوني را كه قبلا با ماشين تحرير تايپ شده و يا نوشته هاي چاپ شده را به صورت خودکار به متن هاي کامپيوتري تبديل نموده و در آن ذخيره کرد. يعني تبديل تصاوير کلمات به کدهاي کلمات (قابل ذخيره در داخل کامپيوتر) و مي دانيم هر متني که در کامپيوتر ذخيره شد مي توان روي آن پردازش هاي دلخواه انجام داد. مثلا آن را مي توان ويرايش کرد. يا به عنوان مثال يکي از کاربردهاي آن را مي توان تبديل حروف و نوشته هاي خطي، به خط بريل (مخصوص نابينايان) دانست و به اين ترتيب همه نوشته هاي بشر توسط نابينايان قابل خوانده شدن است.

البته استفاده از OCR تنها براي تبديل تصوير متون تايپ شده به متن تايپي نيست. بلكه هر جا شما عكسي داسته باشيد كه در قسمتي از آن حرف يا شماره اي وجود داشته باشد، سيستم OCR آن را تشخيص مي دهد. به عنوان مثال مي توان از آن در دوربين هاي هوشمند سرعت سنج جاده ها استفاده کرد. دوربين سرعت سنج؛ به صورت مستمر؛ سرعت خودرو ها را اندازه گيري مي کند و بعد از شناسائي خودروي متخلف، از پلاك خودرو عكس مي گيرد و حالا با استفاده از همين سيستم OCR و بدون دخالت انسان مي توان شماره پلاك ماشين را شناسايي كرده و در سيستم ذخيره نمود و يا آن را به مركز پليس اطلاع داد.

بعد از آنكه تصوير حاوي متن را اسكن مي كنيم رايانه پردازشي را بر روي تصوير انجام مي دهد. ابتدا تصوير را به قسمت ها يا Partitionهاي مجزا تقسيم مي كند. بعد با استفاده از الگوريتم هاي پردازش تصوير و هوش مصنوعي حروف كاراكترهايي را از درون متن استخراج مي كند. اما ممكن است متن شما هنگام عكسبرداري چرخيده باشد. در نتيجه كامپيوتر عكس را چند درجه مي چرخاند و باز عمل قبل را بر روي آن انجام مي دهد و نتيجه را به دست مي آورد. البته در اكثر موارد كار به همين راحتي كه گفته مي شود نيست و کلي عمليات پيچيده ديگر بايد روي تصوير انجام بگيرد.

مقاله مرتبط: چگونه اسناد خود را سازماندهي نماييم؟

 انواع OCR

در خط هاي ديگر؛ به ويژه زبان هايي كه با حروف لاتين نوشته مي شوند؛ سالهاست كه از OCR استفاده مي شود. اما در ايران چند سالي است كه استفاده از آن شروع شده است. OCR چند نوع است OCR براي متون تايپي و OCR براي متون دست نويس. يعني نوعي که يك متن قبلا تايپ شده (مثل كتاب يا روزنامه را مي توان وارد كامپيوتر کرد و نوعي که متن دست نويس را مي تواند بخواند).

متن هاي دست نويس هم به دو صورت گسسته و پيوسته وجود دارند: متن دست نويس پيوسته مثل همان چيزهايي است كه ما هر از گاهي كه دلمان تنگ مي شود روي كاغذ مي نويسيم، يا يك نامه، يا يك شعر و غيره. اما متن دست نويس گسسته همان نوشته هايي است كه حروف آن جدا از هم و به صورت گسسته نوشته شده اند مثل نام و نام خانوادگي كه در فرم هاي آزمون ثبت نام،‌ به صورت هر حرف داخل يك كادر نوشته مي شوند يا مثل اعداد.

 

خوشبختانه در طراحي نرم افزار مديريت اسناد شرکت دانش هم آرا  Keydoc Pro با اضافه کردن ويژگي OCR  انگليسي و فارسي توانسته ايم سازمان ها، نهاد ها،ارگان ها و شرکت هاي مختلف را از خريد نرم افزارهاي جانبي OCR و با پشتيباني محدود

 به صورت مجزا مبرا کنيم و باعث کاهش هزينه ها در نظر گرفته شده براي اسکن اسناد و مدارک، سازماندهي و مديريت هر چه بهتر اسناد و نيز تهيه يک آرشيو الکترونيکي ديجيتال از فايل ها و اسناد بايگاني شده به صورت گسترده در سطح وسيعي با کمترين دغدغه هاي ذهني و مالي براي مديران باشيم.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged OCR  0 Comments

تعريف سند و انواع سند

Wednesday, January 16, 2019 Posted by admin under General 

مدرک تلفظ مي‌شود  /mædræk/ يا سند تلفظ مي‌شود  /sænæd/ عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري که به وسيله اشخاص حقيقي  يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد.بنا به تعريف قانون مدني ايران  درماده 1284 ، "نوشته‌اي است که در مقام دعوي و دفاع قابل استناد باشد." [1] هر سندي نوشته‌است، اما هر نوشته‌اي سند نيست؛ همچنانکه ماده 1285 قانون مدني ، شهادتنامه را سند ندانسته‌ است.

 

واژه

معني سند در دانشنامه‌هاي ايراني چنين آمده است :

  • فرهنگ معين  : نوشته‌اي که قابل استناد باشد، مهر و امضاي قاضي و حکم و فرمان پادشاهي و چک و دست نوشته و مکتوبي که بدان اختيار شغل و مُلکي را به کسي بدهند.

تعريف ها

از ديدگاه حقوق اسلامي

يکي از معاني مشهور سند در اصطلاح و فقه اسلامي ، رُوات يک حديث است. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است که آنرا لفظ حديث گويند و معني سند به طريق متن براي آن است که دانسته شود حديث، برگرفته از قول چه کسي است." [2]

از ديدگاه قوانين مالي ايران

در قوانين مالي ايران  سند به صورت کلي تعريف نشده است، بلکه بر حسب مورد تعريف گرديده‌است. ماده 16 قانون محاسبات عمومي (مکتوب 21 سفر 1329): "بودجه دولت سندي است که معاملات دخل و خرج مملکتي براي مدت معيني در آن پيش‌بيني و تثبيت مي‌گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند، که عبارت است از يکسال شمسي."

ديدگاه اصول حسابداري

"هر نوشته‌اي که ذمه سازمان يا شخص حقيقي يا حقوقي را که به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله‌است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد کالا يا خدمات و يا حاکي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حکايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يکي از مقاصد, سند محسوب مي‌شود." [3]

قانون سازمان اسناد ملي ايران

در دوران قاجار به خصوص از زمان 'فتحعلي شاه'، اسناد به صورت آرشيو اداره بيوتات در دربار، نگهداري و در زمان ناصرالدين شاه ، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دفتر ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد . وزارت خارجه ايران در سال 1278 توانست با پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را با رعايت اصول صحيح حفظ و نگهداري اسناد انسجام بخشد. در سال 1345، لايحه تاسيس ' سازمان اسناد ملي ايران ' ارائه شد، در روز هفدهم ارديبهشت ماه، سال 1349 ، مجلس شوراي ملي، قانون تاسيس اين سازمان را تصويب كرد.اسناد ملي عبارت است از: "کليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي که در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده‌است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد." [4] [1]

از ديدگاه علم کتابداري

"هر نوع نوشته ي خطي، چاپي، عکسي يا به صورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را که بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرک" گويند." انواع سند:

انواع سند

انواع سند از نظر چرخه زندگي

  1. سند جاري: اسنادي که مورد مراجعه مستمر باشند.

  2. سند نيمه جاري: اسنادي که گاه گاهي مورد مراجعه قرار مي‌گيرند.

  3. سند راکد : اسنادي که مورد مراجعه ايجاد کننده آنها قرار نمي‌گيرد .

انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است که در هر سند براي اداره ي ايجاد کننده و بايگاني وجود دارد. [نيازمند منبع ] بنا بر اين تعريف هر سند مي‌تواند داراي ارزشهاي اداري و بايگاني باشد.

  1. ارزش اوليه(اداري يا استنادي) : ارزش از نظر ايجاد کننده آن که از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و...

  2. ارزش ثانويه (بايگاني يا اطلاعاتي) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويست‌ها.

زماني که کليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي که منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و کامل شود و در صورتي که در مراجع قضايي  و قانون مطرح نبوده و همچنين موردنياز دستگاه يا فرد ايجاد کننده آن نباشد "ارزش اوليه سند" پايان مي‌يابد و سند داراي "ارزش ثانويه" مي‌گردد. [نيازمند منبع ]

انواع سند از نظر اعتبار قانوني

  1. سند رسمي: طبق ماده 1287 قانون مدني سند رسمي عبارت است از سندي که در اداره ثبت اسناد و املاک و يا دفاتر اسناد رسمي  يا در نزد ساير مأمورين در حدود صلاحيت آنهاو بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند مثل سندي که در دفترخانه ها  تنظيم مي شوند و شناسنامه، گواهينامه، احکام استخدام و...

از ويژگيهاي اسناد رسمي در آيين دادرسي دادگاهها و مراجع رسيدگي کننده ي غير دادگستري اين است که نميتوان نسبت به اين اسناد, اظهار انکار يا ترديد کرد و تنها ميتوان مدعي جعلي بودن شد. همچنين از ديگر ويژگيهاي اين اسناد, قابليت اجراي مفاد اين اسناد از راه حاکميت دولتي از قبيل دواير اجرايي اداره ي ثبت اسناد و املاک است. [5]

  1. سند عادي: برابر ماده 1289 قانون مدني غير از اسناد مذکور در ماده 1287 ساير اسناد, عادي است به عبارت ديگر, سند عادي عبارت است از سندي که از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت مامورين رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتي نظير دفتر روزنامه ، دفتر دارايي ، دفتر کل . اگر چه اسناد تجارتي ياد آوري شده در بالا, داراي تشريفاتي تقريباً مشابه سند رسمي ميباشند, از آن جهت که شماره گذاري و پلمپ آنها توسط مإمورين رسمي دولتي انجام ميپذيرد, ولي اين اسناد نيز سند رسمي محسوب نشده پس سند عادي هستند.

انواع سند از نظر درجه حساسيت

اسناد, از حيث اهميت در نگهداري و انتشار, (از کم به زياد) شامل طبقات زير ميشود:

  1. اسناد عادي

  2. اسناد محرمانه

  3. اسناد سري

  4. اسناد به کلي سري

در هر سامانه اي, دايره ي شمول هر يک از طبقات فوق, متغير است. ممکن است به جهت اهميت موضوع برخي از اسناد, تصدي در بايگاني آنها يا انتشار آنها توسط قانون يا آييننامه اي محدود شده باشد. براي نمونه در سال 1365 خورشيدي, آييننامه اجرايي قانون انتشارات اسناد طبقه بندي شده توسط هيإت وزيران از نمونه ي آييننامه هايي است که انتشار اسناد را مطابق با همين طبقه بندي مذکور در فوق, محدود ميکند. [6]

انواع سند از حيث محتوا و موضوع

اسناد و مدارک از حيث محتوا و موضوع به گروههاي گوناگون قابل تقسيم مي‌باشند. با وجود اين که در هر يک از اين اسناد, به موضوع ويژه اي پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانشهاي انساني با يکديگر اسناد مربوط به يک موضوع مي‌تواند در ساير بخشها مورد استفاده قرار گيرد.از نظر موضوعي اسناد تنوع گسترده اي را در بر مي‌گيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است :

  1. اسناد اداري : سند اداري سندي است که داراي ارزش ادراري بوده و سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمانهاي اداري کشور و در حيطه وظايف و مسؤوليتهاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمانها ايجاد و تنظيم مي‌گردد. اين اسناد با توجه به خدمتي که ارائه مي‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم مي‌شود.

اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌هاي معمولي و يا اسنادي است که براي انجام امور شخصي کارکنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد مي‌گردد، که اين گونه اسناد به سرعت کامل مي‌شوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش مي‌گردند. اسناد بلند مدت اداري نيز نظير اساسنامه‌ها، قوانين، آيين نامه‌ها، قراردادها که در برگيرنده سياستها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليتهاي کلي سازمان مي‌باشد.

  1. اسناد مالي: يک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالي مي‌باشند. اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز مي‌گردند و بيشتر شامل اسناد بودجه مي‌شوند که چگونگي اختصاص هزينه‌ها به امور متفاوت سازماني را نشان مي‌دهند، نظير پرونده ضمانت مالي افراد، پرونده‌ها هزينه‌ها به اشکال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و ساير تعهدات مالي سازمان که اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يک فعاليت معين را نشان مي‌دهد.

  1. اسناد علمي و فني: اسنادي که داراي ارزشهاي علمي و فني بوده و شامل مقادير معتنابهي از اطلاعات تخصصي و فني مي‌باشند که در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشهاي مربوط به انجام پروژه‌هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمانها.

  1. اسناد قانوني : قانون به قواعدي گفته مي‌شود که يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در مجلس شوراي اسلامي وضع شده و يا از راه همه پرسي به تصويب مي‌رسد. [7] همان گونه که ملاحظه مي‌شود واژه قانون مفهوم ويژه‌اي دارد که با تصميمات قوه مجريه  متفاوت بوده پس بنا بر اين آنها را نبايد به جاي هم بکار برد. بر همين اساس است که برخي از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصميماتي که مقامات صلاحيتدار در حدود وظايف و به حکم قانون اتخاذ مي‌کنند، مثل آئين نامه‌هاي دولتي، بخشنامه‌ها به جاي کلمه قانون از متون قانوني يا اسناد قانوني استفاده مي‌کنند. اسناد قانوني اسناد لازم‌الاجراي هستند که در اختيار مدير قرار داشته و کليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. با اين همه, همه ي متون و اسناد قانوني از اعتبار يکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبي بين متون قانوني يا اسناد قانوني وجود دارد مانند:

  • قانون اساسي

  • قانون عادي

  • تصويب نامه‌هاي (مصوب دولت يا کميسيونهاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس)

  • عهدنامه‌هاي بين‌المللي

  • آئين نامه‌هاي دولتي

  1. اسناد تاريخي: کليه پرونده‌ها و سوابق پس از طي مرحله جاري و نيمه جاري چنانچه داراي يکي از ارزشهاي پيش گفته باشند اسناد تاريخي محسوب مي‌گردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه پژوهشگران قرار مي‌گيرند مانند عهدنامه ترکمنچاي ، فرمان صدور مشروطيت  و...

  1. اسناد فرهنگي: اسنادي که حاوي نکات فرهنگي بوده و يا ايجاد کننده اين اسناد از چهره‌ها و شخصيت‌هاي فرهنگي باشد اين اسناد عرصه‌هاي متنوع هنر را از شعر، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر مي‌گيرند.

  1. اسناد سياسي: اسنادي هستند که توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوي سياستها و خط و مشي‌هاي سياسي يک کشور از نظر داخلي و خارجي مي‌باشند نظير پروتکلها، معاهدات، قراردادهاي بين‌المللي، يادداشتهاي سياسي، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره که بيانگر نحوه برقراري روابط بين کشورها و استراتژي‌هاي سياسي دولت مي‌باشد. اسناد سياسي از نظر ماهوي ممکن است يک طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلام جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين‌المللي. در حدود قانون اساسي کشورها تشريفات خاصي براي لازم‌الاجرا شدن معاهدات بين‌المللي پيش بيني شده‌است. بر اساس اصل 77  قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران :

"معاهدات بين‌المللي در صورتي لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شوراي اسلامي ارائه و در آنجا به تصويب مجلس برسد يعني در صورت مطابقت با قانون اساسي و مصالح کشور به تشخيص مجلس رسميت و اعتبار پيدا مي‌کند."

  1. اسناد نظامي: اسنادي هستند که حاوي جهت‌گيريها و سياست‌گذاريهاي نظامي کشورها در راستاي تأمين امنيت ملي، منطقه‌اي و بين‌المللي بوده و مبتني بر اصول قانون اساسي آن کشورها مي‌باشند اين اسناد از آنجايي که در برگيرنده معاهدات نظامي بين‌المللي نيز هستند لذا مي‌توانند جزء اسناد سياسي نيز محسوب شوند مانند اسناد همکاريها و مشارکتهاي نظامي و دفاعي کشورها.

  1. اسناد اقتصادي، عمراني:اسنادي که داراي ارزش اقتصادي مي‌باشند و فعاليتهاي کشور را در امر توسعه اقتصادي بيان مي‌کنند.

بايگاني اسناد

بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته مي‌شود:

  1. مجموعه روشهاي علمي و استاندارد (نحوه تشکيل پرونده، تنظيم بازرگاني، کدگذاري، دستيابي به پرونده، تفکيک پرونده‌ها به جاري، نيمه جاري و راکد و...)

  2. محل نگهداري و حفظ اسناد

  3. مجموعه پرونده‌هاي موجود در بايگاني

انواع بايگاني

  • بايگاني جاري: به روشهاي مورد عمل در مورد پرونده‌هاي جاري و محل حفظ و نگهداري اسنادي است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند است.

  • بايگاني نيمه جاري: محل نگهداري اسنادي است که گهگاهي مورد استفاده دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده قرار مي‌گيرد محل آن در دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند و دور از اسناد جاري است و با همان روش بايگاني جاري، بايگاني نيمه جاري نيز عمل مي‌نمايد.

  • بايگاني راکد: محل نگهداري اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بايگاني جاري و نيمه جاري در اين بايگاني استفاده‌اي ندارد. در واقع اين بايگاني مورد استفاده اداره ايجاد کننده و محقق نمي‌باشد و فقط در اين محل پرونده‌ها از نظر آرشيوي و امحايي مورد ارزشيابي قرار مي‌گيرند. به "بايگاني راکد" انبار "پيش آرشيوي" نيز مي‌گويند. معمولاً اين حل در جاهايي که زمين ارزانتر است ساخته مي‌شود مثل انبار پيش آرشيوي آرشيو فرانسه در پاريس در حومه پاريس در محلي به نام "فونتن بلو" مي‌باشد و يا در انگلستان به آن "Limbo" يا " مکان فراموش شده " مي‌گويند. اين محل در واقع محل کار "ارزشيابان" مي‌باشد.

ارزشيابي اسناد

تشخيص ارزش اسناد (اداري و آرشيوي) را از اوراق زائد, ارزشيابي مي‌گويند. اوراقي که فاقد ارزشهاي اوليه و ثانويه باشند اوراق زائد هستند.

انواع ارزشيابي

  1. ارزشيابي اداري : با توجه به قوانين و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاکم بر دستگاه ايجاد کننده سند ارزش اسناد داراي و مدت زمان اعتبار آن (جدول زماني) مشخص مي‌شود.

  2. ارزشيابي آرشيوي: با توجه به محتواي اسناد در زمينه‌هاي سياسي، فرهنگي، اقتصادي، قضايي، نظامي، اجتماعي و... و نياز پژوهشگران اسناد ارزشيابي مي‌شوند.

 

Tagged --no tags-- 0 Comments

چگونه اسناد خود را سازماندهي نماييم؟

Tuesday, January 8, 2019 Posted by admin under General 

سازماندهي اسناد در بايگاني قابل دسترس و قابل استفاده، با يک ساختار برچسبي که بتواند در طول زمان با آرشيوتان رشد و سازگاري داشته باشد از اهميت بالايي برخوردار است.
نوع و حجم اسناد از سازماني به سازمان ديگر متفاوت است بنابراين از دادن برچسب هاي صحيح به فايل هاي سندتان مطمئن باشيد و به طور مداوم چک کنيد تا در موارد نياز بتوانيد به سهولت به سند مدنظرتان دسترسي بيابيد و سازماندهي اسناد را انجام دهيد.
شما ممکن است فايل هاي سند خود را به اين صورت سازماندهي کنيد :

  • شخص
  • زماني(1960،1970،1980)
  • رويدادها ( تعطيلات ، تولد ، فارغ التحصيلي )
  • فعاليت (مدارس، شغل و سازمان ها)
  • براي جمع آوري کاغذ ( تمبر، کارت هاي بيس بال)
  • اسناد مالي (وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها، صورت حساب و يا اسناد مالي)
  • اسناد و مدارک شخصي (شناسنامه، سند ازدواج ، گذرنامه و / يا مدارک مهاجرت ، اطلاعات پزشکي ، وصيت نامه و ساير مدارک قانوني )
  • مکاتبات (به عنوان مثال نامه ها، کارت پستال ها، يادداشت ها )
  • مجلات و يا خاطرات
  • پوستر و آثار هنري
  • کتاب و مجلات
  • بريده اخبار و روزنامه ها
  • انواع کاغذ و مقوا نشانه
  • مقالات مذهبي


بهترين راه قبل از تصميم به آرشيو اسناد اين است که ببينيد اسناد در چه گروهي قرار ميگيرند و سپس فايل مورد نظر را در ليست مربوطه قرار دهيد و فايل هاي مرتبط با آن را در زيرگروه هاي فايل اصلي بگذاريد. همانطور که مي بينيد ترتيب آرشيو ها از انعطاف پذيري  بالايي در نامگذاري برخوردارند.
تذکر مفيد در سازماندهي اسناد : کليدي براي ايجاد ساختار نامگذاري است که در "سطح بالا"  براي توصيف دسته قابل استفاده است که در طول زمان قابل انعطاف است. براي مثال، اگر شما برچسب يک فايل يا باکس را " اسناد مالي "  قرار داديد مي توانيد اسناد وام مسکن ، سرمايه گذاري و بازنشستگي اسناد، بيمه نامه ها و صورتحساب را در آن بخش از آرشيو خود قرار دهيد و به جاي داشتن برچسب جداگانه براي هر يک از اين انواع از مقالات شما قادر به اضافه کردن و يا حذف اسناد در بخش اسناد مالي آرشيو خود در هر زمان و بدون نياز به تغيير نام بخش هستيد.

Tagged --no tags-- 0 Comments

آرشيو تحت وب - کلود

Monday, January 7, 2019 Posted by admin under General 

شبكه وب، در سال 1980ميلادي به منظور تبادل اطلاعات و داده ها توسط تيم برنزلي ايجاد شد و نام وب يک را به خود گرفت. با  پيشرفت هاي تكنولوژي و محدوديتهاي وب ورژن يک، وب ديگري متولد شد که آن را وب دو ناميدند. وب دو به علت  ويژگيهاي منحصر به خود ازجمله قابليت توجه کاربران و به اشتراک گذاري دانسته ها و اطلاعات خود بسيار سريع مورد استقبال کاربران  قرار گرفت. نخستين بار در سال 2006 پيتر ون گاردنر3 در همايش سالانه انجمن آرشيويست هاي آمريكا تلفيق  قابليت هاي وب دو با آرشيو را مطرح کرد و عنوان نمود با استفاده از اين ابزار مي توان به سهولت به مديريت منابع آرشيو پرداخت چرا که اين موقعيت را  به کاربران خواهد داد تا منابع آرشيوي خود مانند عكس ها، منابع و اسناد مهم را در اختيار مراکز آرشيوي قرار داده و با ديگران به اشتراک بگذارند لذا به تدريج شاهد تولد اصطلاح جديدي به نام آرشيويست 2 در اين حرفه خواهيم بود. برخي ازکشورهاي پيشرفته از اين قابليت براي خدمات مراکز آرشيوي خود بهره برده اند از جمله اين  نمونه ها ، Archives Hub، ANW(Archives Network Wales)، Archives 4 All (برنامه کنسرسيوم آرشيوي انگلستان) و Scottish Archival Network را مي توان نام برد.


آرشيو آنلاين

Archives Hub:
ايجاد اين آرشيو در سال 1999 در انگلستان مطرح گرديد و با عنوان پروژهاي يک ساله و با مشارکت 15 مرکز آرشيوي آغاز به فعاليت نمود. پس از يک سال با حمايت چند مرکز آرشيوي و دانشگاهي در انگلستان به طرحي ملي تبديل شد. هم اکنون اين مرکز به عنوان شبكه اي از مراکز آرشيوي موجود در انگلستان امكان دسترسي به آرشيو بيش از 150 مرکز دانشگاهي و دانشكده اي اين کشور را فراهم کرده است. در اين آرشيو از نرم افزار ويژه اي استفاده  مي شود و با استفاده از آن مي توان داده هايي مانند متن و تصوير يا پرونده هاي صوتي را به اين آرشيو افزود و امكان ويرايش در آن نيز وجود دارد. آرشيو هاب اولين مجموعه آرشيوي دنياست که از استانداراد (Z 39-50) بهره برده است .

ANW - Archives Network Wales:
اين شبكه از سال 2003م. آغاز به کار کرده است و توسط شوراي اسناد و آرشيو ولز حمايت مي شود و طرحي است که طي آن منابع و اسناد موجود در مراکز اسناد و آرشيو، موزه ها و کتابخانه ها و دانشگاههاي ولز جمع آوري و به شكل آنلاين در اختيار کاربران قرار مي گيرد. مراکز مشارکت کننده در اين پروژه اين امكان را دارند تا بتوانند در هر زمان اطلاعات خود را بر روي سايت اضافه و يا  ويرايش کنند. از ديگر امكانات اين سايت تخصيص قسمت هايي براي ارايه نظرات و مطالب کاربران است.
 

شرکت دانش هم آرا  با بومي سازي فناوري هاي مبتني بر web و به طور خاص سيستمهاي مديريت اسناد تلاش نموده است ضمن حفظ استانداردهاي موجود در EDMS نيازهاي سازماني شرکتهاي و موسسات بزرگ را پاسخ دهد . و در اين مسير سعي نموده است امکانات لازم براي گامهاي ايجاد آرشيو را فراهم نمايد .


Tagged --no tags-- 0 Comments


<< Previous Page
Next Page >>