تعريف کتابخانه ديجيتال

Saturday, February 2, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

کتابخانه ديجيتال

کتابخانه ديجيتال (الکترونيکي) کتابخانه‌اي است که در آن اسناد به جاي کاغذ يا ساير رسانه‌هاي محلي به شکل الکترونيکي ذخيره شده‌اند. اساس اين کتابخانه‌ها ذخيره مدارک به شکل الکترونيکي و نيز استفاده الکترونيکي است. به اين صورت که هر فردي در هر نقطه ازجهان با استفاده از يک کامپيوتر معمولي و يک خط تلفن بتواند به تمامي اطلاعات يک کتابخانه عظيم دسترسي پيدا کند. از اين رو کافي است منابع را جمع‌آوري کرده و در واحدهاي حافظه در اين نوع کتابخانه‌ها قرار داد. مجموعه روشها، خدمات و ساختارهاي اطلاعاتي که باعث مي‌شوند تا اطلاعات در قالب يک فناوري نوين با دسترسي آسان، سريع، و گسترده ارائه شوند، کتابخانه ديجيتال نام دارد.

تعريف کتابخانه ديجيتال

به طور کلي، کتابخانه الکترونيکي، سازماني است حاوي منابع خاص که نگهداري آنها، داراي ارزش زيادي بوده و لذا در آن راهکارهايي جهت گزينش، سازماندهي، ارائه دسترسي‌هاي کنترل شده، امکان توزيع، حفظ يکپارچگي و اطمينان از ماندگاري مجموعه اطلاعات در طول زمان، پيش بيني گرديده‌است. سهولت دسترسي به منابع و مقرون به صرفه بودن آن، امکان تبادل اطلاعات و منابع موجود با ديگر سازمانها، بکارگيري مکانيزمهايي جهت حفظ، گسترش و توسعه، توجه به مسئله مالکيت معنوي، از مهمترين ملاحظات در کتابخانه ديجيتال مي‌باشد.

سر در گمي‌هاي موجود در مورد اين عبارت ناشي از آن است که در طول سالها عبارات متنوعي براي اين مفهوم به کار برده شده‌است (مانند کتابخانه‌هاي الکترونيکي، مجازي، کتابخانه‌هاي بدون ديوار) و دقيقاً مشخص نبود که معناي واقعي هر کدام از اين مفاهيم چيست؟ از سوي ديگر، کتابخانه‌هاي ديجيتال مورد توجه حوزه‌هاي مختلف پژوهشي و تحقيقاتي است.

تاريخچه فناوري اطلاعات در کتابخانه‌ها

هر چند تا ديروز شکل مرسوم دسترسي محققان به اطلاعات پژوهشي به اشکال کاغذي و لوح فشرده بوده‌است، ليکن امروزه عرضه کنندگان اطلاعات، شبکه‌هاي وب را به عنوان رسانه‌اي مناسب‌تر براي پايگاه‌هاي اطلاعات مرجع و مجلات پژوهشي تمام متن يافته‌اند. کاربران مي‌توانند از طريق وب، اطلاعات مورد نياز تحقيق خود را در طول شبانه روز و در تمام روزهاي هفته از هر مکاني بازيابي کنند. به علاوه، بسياري از پايگاه‌هاي مبتني بر وب، به شکل قوي تري تجهيز شده‌اند ويا اينکه اطلاعات بيشتري نسبت به شيوه‌هاي سنتي کاغذي يا لوح فشرده ارائه مي‌کنند. تغييرات سريع و همه جانبه، کتابخانه‌هاي تخصصي و کتابداران متخصص در اين کتابخانه‌ها را در آستانه عصر جديدي قرار داده‌است که با گذشته نه چندان دور، بسيار متفاوت است. سيستمهاي رايانه‌اي که در کتابخانه‌ها تا دهه 80 مورد استفاده قرار مي‌گرفت، ارتباطي پيوسته و مستقيم با عملکردهاي سنتي کتابخانه‌ها برقرار مي‌نمود، علي‌رغم توانايي و قابليتهاي عملي و گسترده فهرستهاي قابل دسترسي براي عموم (online public access catalog) و سيستمهاي محلي متصل بدانها، کتابخانه‌ها هنوز مدلي سنتي از مجموعه‌هاي فيزيکي و محلي هستند که عمدتاً از طريق ابزارهاي کتابشناختي ناهماهنگ، مي توان بدانها دسترسي يافت. هم اکنون پيشرفت‌هاي قابل توجهي ديده مي‌شود که در حال تغيير بنياد اين مدل است. فناوريهاي نو، فهرست‌هاي کتابخانه را از راهنماهاي ساده منابع به سيستمهاي جامع اطلاعاتي تغيير داده‌اند و در مرحله ايفاي تعهد خود در انتقال مستقيم منابع اطلاعاتي کتابخانه‌هاي دنيا و مراکز اطلاع رساني، به ميز استفاده کنندگان هستند. داده‌هاي رقمي و تصاوير الکترونيکي، کم کم جايگزين منابع اطلاعاتي فيزيکي شده اند. روشهاي سريع دستيابي به منابع اطلاعاتي به تدريج اهميت بيشتري از گردآوري مجموعه‌هاي جديد پيدا کرده‌است. به گفته کينگ در سال 2010 بيش از 80 درصد روزنامه‌ها و نشريات به صورت پيوسته و از طريق شبکه‌هاي دور بين‌المللي در دسترس خواهند بود. اين پيشرفتها تاثيرات عميقي برکتابخانه‌هاي تخصصي دارد . فناوري تقريباً تمام جنبه‌هاي کار کتابخانه را تحت تاثير خود قرار داده‌است: کتابداران شاغل در بخش فراهم آوري اکنون بايد به دنبال راهي جهت دسترسي مراجعان به منابع ديجيتال باشند، فهرستنويسان بايد اين منابع را دسترس پذير سازند و کتابداران مرجع نيز ضمن کمک به مراجعان در داخل کتابخانه بايد پاسخگوي ارباب رجوع از راه دور باشند.

تاريخ استفاده ازرايانه در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني را مي‌توان به چند دوره نسبتاً مشخص تقسيم کرد: در دهه 1940نخستين روشهاي نيمه ماشيني ذخيره و بازيابي اطلاعات با استفاده از نظام برگه‌اي لبه منگنه مورد توجه قرار گرفت. اين نظام در واقع پيش آمد نظام‌هاي رايانه‌اي دهه 1960 بود. در دهه 1980 شاهد گسترش نظام‌هاي پيوسته چه از نظر تنوع و ايجاد نرم‌افزارهاي آماده و تجهيزات چاپ و نمايش اطلاعات و چه از نظر نفوذ و کاربرد اين نظام‌ها در کشورهاي در حال رشد بود. دهه 1990 دهه رشد اينترنت به حساب مي‌آيد و کتابخانه‌ها نيز از اين پديده حاصل از فناوريهاي جديد در کارهاي خود به خوبي استفاده کردند. اين مسير روز به روز در حال تحول و پيشرفت است و جهت آن به سوي افزايش توانايي‌هاي انسان در به دست آوردن دقيق اطلاعات مي‌باشد. استفاده از فناوري اطلاعات نيازمند آموزشهاي ويژه نه تنها براي کتابداران که مستقيماً دست اندرکار اطلاع رساني اند، بلکه براي استفاده کنندگان عادي نيز مي‌باشد. باسواد کسي است که سواد رايانه‌اي داشته باشد و خود بتواند مستقيماً از امکانات رايانه‌اي استفاده کند.

راههاي مختلف گردآوري و تهيه منابع

  • اسکن و ديجيتال کردن منابع انتخاب شده

  • خريداري و يا تهيه منابع موجود به صورت ديجيتال و چندرسانه‌اي

  • گردآوري برخي منابع مرتبط با اهداف سازمان از شبکه جهاني وب با رعايت مسائل مربوط به حق مؤلف

  • گزينش و تبديل منابع ميکروفرمي موجود در سازمان به صورت ديجيتال

  • تهيه برخي منابع مورد نياز از طريق مبادله با ساير مراکز و کتابخانه‌هاي داخلي و خارجي

سخت‌افزارها و نرم‌افزارهاي مورد نياز کتابخانه ديجيتال


سخت‌افزار:

اسکنرهاي مناسب کار با بررسي کامل از طرف کميته کتابخانه ديجيتال به منظور اسکن هر چه بهتر و سريعتر منابع و اشياي مختلف

  • دوربينهاي ديجيتال مناسب با کارکرد مورد نظر

  • سخت‌افزارهاي مبدل ميکروفرمها به داده‌هاي ديجيتال

  • سيستم‌هاي کامپيوتري ذخيره اطلاعات

  • سيستم‌هاي کامپيوتري براي تهيه نسخه پشتيبان از اطلاعات موجود

نرم‌افزارها

نرم‌افزار مناسب انتخاب شده بايد داراي شرايط زير باشد:

  • تبعيت از استانداردهاي بين‌المللي فرمت توليد و نشر منابع الکترونيکي و ديجيتال و نيز ذخيره و بازيابي مانند دوبلين کور، Z39/50 و غيره

  • قابليت دسترسي در محيط وب

  • داراي رابط کاربري کاربرپسند

  • قابليت کنترل واژگان

  • امکان انجام جستجوي ساده و پيشرفته در فيلدهاي مختلف

  • پشتيباني نرم‌افزار از مدارک به خط و زبانهاي مختلف

  • قابليت پشتيباني از منابع چندرسانه‌اي

خط مشي دسترسي به منابع کتابخانه ديجيتال

الف ـ در مرحله اول کار، دسترسي به بيشتر منابع براي عموم آزاد و رايگان خواهد بود. در مراحل بعدي بنا به صلاحديد رؤساي ادارات و با تأئيد رئيس سازمان ممکن است محدوديتهايي اِعمال شود. اين محدوديتها مي‌تواند شامل تعريف نام کاربر و کلمه عبور، دريافت هزينه براي مرور برخي از بخشها، اجازه دسترسي به برخي منابع فقط براي جامعه‌اي خاص از استفاده‌کنندگان مانند محققان و دانشجويان تحصيلات تکميلي و غيره باشد.

ب ـ منابع انتخاب شده براي ارائه از طريق کتابخانه ديجيتال به سه شکل زير عرضه مي‌شود:

  • منابع ديجيتال که فايل آن در اختيار کتابخانه‌است

  • منابع ديجيتال که نسخه‌اي مجاز از يک فايل موجود در ساير کتابخانه‌هاست

  • منابع ديجيتال که تنها به صورت پيوند فرامتني عرضه مي‌شود اما فايل آن متعلق به کتابخانه‌هاي ديگر است نظارت بر امور کتابخانه ديجيتال و ارزيابي آن در تمام مراحل تشکيل کتابخانه ديجيتال و بعد از اتمام و راه‌اندازي کتابخانه، کميته موظف به نظارت و ارزيابي کلي امور انجام يافته و نيز بررسي مزايا و نارسايي‌هاي کتابخانه خواهد بود. نظارت و ارزيابي مي‌تواند به پيشنهاد ادارات و از طريق انجام طرحهاي مختلف پژوهشي و نظرسنجي از کاربران انجام پذيرد.

سير تحول کتابخانه‌ها از سنتي تا مجازي

سير تحول کتابخانه‌ها از سنتي تا مجازي از چند مرحله گذر کرده است:

  • کتابخانه سنتي : موجودي به صورت چاپي که هيچ کار رايانه‌اي روي آن انجام نشده‌است

  • کتابخانه خودکار : خودکار کردن فعاليت‌هاي کتابخانه، فهرست نويسي، امانت، فراهم آوري ... رايانه‌اي، موجودي بطور عمده به شکل چاپي با تعدادي محدود منابع

  • کتابخانه الکترونيکي : فعاليت‌ها کاملاً خودکار، شبکه ديسک فشرده، منابع به دو شکل الکترونيکي و متعارف است .

  • کتابخانه ديجيتال: کاملاً خودکار، تمام منابع به شکل ديجيتال در آمده، شبکه محلي فيبرهاي نوري با سرعت بالا و دستيابي به شبکه‌هاي گسترده

  • کتابخانه مجازي : کتابخانه بدون ديوار با تامين دستيابي به منابع، کتابخانه بدون منابع

 

ويژگيهاي کتابخانه سنتي:

غالباً موجوديها به صورت چاپي هستند .

  • کليه عمليات کتابخانه‌اي و ارائه خدمات اطلاعاتي بصورت دستي انجام مي‌شود، و هيچ کار رايانه‌اي روي فعاليت‌هاي کتابخانه‌ها انجام نشده‌است

  • فرايند سازماني و مديريت در اين کتابخانه‌ها معمولاً دستي است .

  • فرايند بازيابي اطلاعات بر مبناي استفاده از نمايه‌ها، کارت برگه‌ها که ماهيتا دستي هستند صورت مي‌پذيرد .

  • هميشه در دسترس نبودن مواد اطلاعاتي به دليل استفاده همزمان آن سند توسط استفاده کننده ديگر بدليل محدوديت ساعات کار اغلب کتابخانه‌ها، زمان استفاده از اين کتابخانه‌ها معمولاً محدود است .


ويژگيهاي کتابخانه‌هاي ديجيتال:

 

  • کتابخانه‌هاي ديجيتال . وجه ديجيتال کتابخانه‌هاي سنتي هستند که مجموعه‌هاي ديجيتال و سنتي يعني مواد الکترونيکي و کاغذي را در بر مي‌گيرد.

  • کتابخانه‌هاي ديجيتال هم به مهارت کتابداران احتياج داردو هم مهارت دانشمندان کارآمد رايانه.

  • در کتابخانه‌هاي ديجيتال فاصله ميان جويندگان و پديد آورندگان تقريباً به صفر مي‌رسد.

  • کتابخانه ديجيتال علاقه‌مندان به موضوعات مشترک را از سراسر کشور کنار هم مي‌آورد و به آنها امکان مي‌دهد که در هرجاي ايران و حتي جهان در موضوعات مورد علاقه‌شان به بحث بنشيند و اين باعث مي‌شود فاصله ميان نخبگان کشور از بين برود و آنها بتوانند مسائل خودشان را با دانشمندان و نخبگان جهان مطرح نمايند.

  • در کتابخانه‌هاي ديجيتال . امکان استفاده همزمان از يک منبع خاص براي استفاده کنندگان فراهم است .* .برخلاف کتابخانه‌هاي فيزيکي براي کتابخانه‌هاي مجازي دو مقوله زمان و مکان . کلمات بي مفهومي هستند. از اين نظر که خدمات کتابخانه‌اي را به زمان و مکان خاص محدود نمي‌سازند و اطلاعات موجود در اين کتابخانه‌ها در تمامي روزهاي هفته و در تمامي ساعات شبانه روز قابل دستيابي مي‌باشند.

کتاب الکترونيکي (e-book)

e-book يا کتاب الکترونيکي، پديده‌اي کاملاً تازه‌است و مي‌رود تا نظام آموزش و اطلاع رساني کشورمان را با دگرگوني‌هايي اساسي مواجه سازد. کتاب‌هاي الکترونيکي، صرفاً نسخه‌هاي ديجيتال کتابهاي مکتوب نيستند، بلکه اين مجموعه‌هاي اطلاعاتي طيف وسيعي اعم از انواع مختلف متون، تصاوير، اصوات را شامل مي‌گردند. بعلاوه مي‌توانند در قالب فايلهايي که مي‌توانند توسط يک رايانه اجرا شوند، مانند قالبهاي text, word, PDF, HTML و فايلهاي اجرايي در آيند. سادگي اجرا، سادگي جستجو در متن، داشتن قالب زيباتر، م بودن مطالب، امکان عرضه يا فروش ساده ترو سريع تر، داشتن قابليت افزودن امکانات مالتي مديا و...... از جمله ويژگي‌هايي هستند که کتاب الکترونيکي را به عنوان يک رسانه رو به رشد، از ساير رسانه‌هايي از اين دست متمايز مي‌گرداند.

علل گرايش به کتابخانه‌هاي ديجيتال

فناوري اطلاعات

فناوري اطلاعات يا IT به فناوري‌هايي اطلاق مي‌شود که امکانات لازم براي جمع آوري، انباشت پردازش و توزيع اطلاعات فراهم مي‌کند. محور اين فناوري، رايانه و ارتباطات راه دور است . رايانه‌ها اساساً کارپردازش و انباشت اطلاعات را انجام مي‌دهند و ارتباطات راه دور، امکان پخش و توزيع اين اطلاعات را در سطحي بسيار وسيع فراهم مي-سازد. فناوري يکي از دستاوردهاي آدمي است که در ايجاد فرهنگ و تمدن بشري نقش مهمي داشته‌است. هيچ جنبه‌اي از زندگي انسانها را نمي‌بينيم که از فناوري تاثير نپذيرفته باشد. کتابخانه‌ها ازجمله کتابخانه‌هاي تخصصي از اين قاعده کلي مستثني نيستند. خود فناوري ساخت کاغذ و چاپ متحرک، مجموعه کتابخانه‌ها را به سرعت بي سابقه‌اي افزايش داد، اين افزايش بر همه جنبه‌هاي کتابداري تاثير نهاد و عامل مهمي در بوجود آمدن کتابداري حرفه‌اي بود. اين مسير روز به روز در حال تحول و پيشرفت است و جهت آن به سوي افزايش تواناييهاي انسان در به دست آوردن دقيق اطلاعات مي‌باشد. 123. فناوري رايانه‌اي باتوجه به اين که از توانايي انباشت وآماده سازي حجم بزرگي از اطلاعات برخوردار بود به کتابخانه‌ها راه يافت و مورد استفاده قرار گرفت. جستجوي پيوسته در بانکها و پايگاههاي اطلاعاتي تحولاتي را بوجود آورد که به متخصصان رايانه يا متخصصان شبکه کتابخانه منجر شد. شبکه اينترنت باهدف تسهيل ارتباطات بشري، رايانه‌ها را به خدمت گرفت. توسعه اين شبکه به ايده دهکده جهاني و به دنبال آن مفاهيمي مانند کتابخانه‌هاي الکترونيک يا مجازي انجاميد.

آنچه موجب شده‌است که کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني از فناوري نوين استفاده کنند عبارتست از: سرعت، حافظه، دقت بسيار زياد در فراهم آوري، انباشت و بازيابي اطلاعات به مدد رايانه و صرفه جويي در نيروي انساني، ايجاد ارزش افزوده، انعطاف پذيري در برابر نيازهاي گوناگون، دسترسي يکپارچه به اطلاعات، امکان استفاده ارزان از اطلاعات ساير کتابخانه‌ها و پايگاهها داده‌ها، امکان روزآمد کردن و اصلاح اطلاعات به شکلي ساده و سريع و اشتراک منابع . فناوري اطلاعات در کتابخانه‌ها کارکردهاي مختلفي دارد. اين کارکردها را مي‌توان به دو گروه کلي دسته بندي کرد: فعاليتهاي اساسي و داخلي کتابخانه نظير :مجموعه سازي، فهرستنويسي، امانت و کنترل نشريات ادواري ديگري خدمات اطلاع رساني مانند: آگاهي رساني جاري، اشاعه گزينشي اطلاعات، خدمات مرجع، خدمات پيوسته، تحويل مدرک و...

فراهم آوري مواد اطلاعاتي در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني تخصص آينده

کارکردهاي جديدگزينش و فراهم آوري منابع جديد گزينش و فراهم کردن منابع دانش بشري از نخستين کارکردهاي حرفه‌اي کتابداري تلقي مي‌شود و کتابداران براي انجام آن اصولي را تدوين کرده‌اند که مبتني برچند قرن تجربه و دانش است. بدون ترديد، اين وظيفه در حيطه مستقيم کارکردهاي کتابداران متخصص بوده و متولي ديگري ندارد. اکنون که در عصر اينترنت حجم منابع اطلاعاتي و تنوع در اشکال فيزيکي آنها نيز بطور قابل ملاحظه‌اي افزايش يافته‌است، حرفه کتابداري مي‌تواند با تکيه بر اصول مترقي گزينش و مجموعه سازي، همچنان خدمات سودمند خود را به جامعه در دسترسي به مجموعه‌هاي کيفي تداوم بخشد که اين امر با توجه به شرايط کنوني و با توجه به آشفتگي محيط اطلاعاتي و عدم آشنايي جامعه نسبت به چگونگي شناسايي منابع مناسب بسيار ارزشمند است. استفاده از فناوريهاي جديد بويژه پست الکترونيکي و وب سايت براي برقراري تعامل با کاربران و شناسايي نيازهاي آنان الزامي است. مجموعه مواد اطلاعاتي کتابخانه‌هاي تخصصي امروزي حتي با کتابخانه‌هاي تخصصي دهه گذشته بسيار تفاوت کرده‌است. جلوه‌هاي گوناگون اين تفاوت را مي‌توان در فراهم آوري انواع مواد جديد مشاهده کرد. اکنون بخش مهمي از منابع اطلاعاتي به ويژه منابع مرجع، مانند دائرةالمعارف‌ها، انواع واژه نامه‌ها، اطلسهاي جغرافيايي و جز آن و پايگاهها اطلاعاتي مانند چکيده نامه کتابداري و اطلاع رساني LISA به شکل الکترونيکي منتشر مي‌شوند. وجود مجله‌هاي الکترونيکي و پايگاههايي که متن کامل مقاله‌ها را به صورت الکترونيکي در بردارند و همچنين وجود شبکه‌هاي اطلاع رساني پيوسته (online) تحولات زيادي را در امر فراهم آوري مواد موجب شده‌است. کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني اکنون با استفاده از انواع شبکه‌هاي محلي، ملي و جهاني قادرند اطلاعات مورد نياز مراجعان خود را فراهم آورند و از سفارش و خريد بسياري از منابع بي نياز گردند، امري که تا چند سال پيش ميسرنبود.

کتابداراني که وظيفه مجموعه سازي و فراهم آوري در کتابخانه‌هاي تخصصي آينده را بر عهده خواهند داشت، بايد بتوانند از امکانات پست الکترونيکي ارتباط خود را با کساني برقرار کنند که در کار انتخاب مواد با کتابخانه همکاري مي‌کنند. بايد امکان دسترسي پيوسته و هميشگي انتخاب کنندگان را با فهرستهاي ناشران و منابع کتابشناختي تجاري مانند BIP، فراهم کرد .

خدمات مرجع در کتابخانه‌هاي تخصصي

اصطلاح مرجع الکترونيک از تاره‌ترين اصطلاحات رايج در حرفه کتابداري است. همگان متفق‌القول و براين باورند که مرجع الکترونيکي، خدمات مرجع را از طريق پست الکترونيکي يا نرم‌افزار گپ زني و يا ويدئوکنفرانس، که به مرجع زنده نيز معروف است، فراهم مي‌آورد. اصطلاح مرجع‌هاي الکترونيک و مرجع‌هاي مجازي هم عنوان با مرجع ديجيتال به کار مي‌رود اگرچه مرجع‌هاي مجازي تنها به مرجعي اشاره دارد که بواسطه مسافت و فضاي فيزيکي نامحدود مي‌باشد. همچنين هورن خدمات مرجع الکترونيکي را خدمات مرجعي مي‌داند که با استفاده از امکانات و ابزارهاي الکترونيکي و شبکه‌هاي رايانه‌اي به مراجعه کنندگان ارائه مي‌شود.

کتابداران در عصر الکترونيک

کارشناسان خصوصياتي را براي کتابداران عصر الکترونيک بر مي‌شمرند که عبارتند از:

  • همانند مشاوران اطلاعاتي عمل مي‌کنند و بهترين منابع را براي گشايش گروهها و برآوردن نيازهاي اطلاعاتي مردم نشان مي‌دهند.

  • کاربرد منابع اطلاعاتي الکترونيکي را به مردم آموزش مي‌دهند.

  • منابعي را که استفاده کنندگان خاصي به آنها آشنايي دارند، موجب جستجو قرار مي‌دهند .

  • وظيفه بازکاوي اطلاعات را انجام مي‌دهند، يعني تاليف و ترکيبي از نتايج پژوهش‌هاي منابع متعدد به عمل مي‌آورند و برآيندگزيده و ارزيابي شده را به متقاضي عرضه کنند و در صورت امکان مستقيماً به رايانه او ارسال کنند.

  • با ايجاد بايگانيهاي مختلف و ارتباط با پايگاههاي اطلاعاتي، مراجعه کننده را در دريافت اطلاعات مورد علاقه خودش ياري مي‌نمايند.

  • کتابدارن لازم است طرز کار با نرم‌افزارهاي رايانه‌اي و ابزارهاي الکترونيکي، مهارتهاي سودمندي را از طريق شبکه‌هاي نرم‌افزاري در اشاعه اطلاعات الکترونيکي بياموزند.

چشم‌انداز آينده

تغييرات و تحولات همه جانبه اي که در محيط اطلاعاتي، به ويژه در دسترسي راه دور به اطلاعات و کاهش مراجعه حضوري کاربران به کتابخانه‌ها، به وقوع پيوسته، انواع کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني را تحت تاثير قرارداده است و کتابخانه‌هاي تخصصي از اين قاعده مستثني نيستند. کتابخانه‌هاي تخصصي و کتابداري هميشه از فناوري‌هاي زمان خود متاثر شده اند. فناوريها همواره در کار کتابخانه‌ها و کتابداران تحول به وجود آورده اند، در واقع تخصصي شدن کتابداري و ظهور کتابداري حرفه اي، حاصل رونق کتابخانه بوده است. فناوري رايانه اي که به کارگيري آن در امور مربوط به ارائه اطلاعات حرفه اطلاع رساني را بوجود آورد گشايشي ديگري در کار کتابداران به شمار آمد، اما اين واقعيت بر کتابداران ثابت شد که کل بازار اطلاع رساني ديگر متعلق به آنها نيست و حرفه کتابداري از سوي ساير حرفه‌ها ي اطلاع رساني، به چالشي جدي فراخوانده شده است. شبکه اينترنت، دسترسي و انتقال اطلاعات را مفهومي ديگر بخشيد. امکاناتي بي مانندي در دسترسي به اطلاعات به وجود آمد، ضمن آنکه حجم اطلاعات نيز افزايش چشم گيري يافت. کتابداران پي بردند که براي بهره گيري از فناوري‌هاي جديد نياز به آموزش دارند. کتابداران، وقتي دانش فني درمورد بهره‌گيري از رايانه‌ها را با تخصص کتابداري خود در آميزند مي‌توانند به عنوان واسطه‌هاي اطلاع رساني عمل کنند ايفاي اين نقش در بازار اطلاع رساني حيات جديدي به حرفه کتابداري بخشيد. اگر ديروز هدف کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني بيشتر گردآوري و سازماندهي منابع اطلاع رساني بود، امروز هدف آنها به علت حجم انبوه اطلاعات پراکنده و آلوده، اشاعه اطلاعات مي‌باشد در جهان امروز در حالي که وب جهان گستر، جهان را تحت تسلط خود درآورده است. هيچ کدام ازبخشها ي کتابخانه‌هاي تخصصي اعم از تهيه وسفارش، گردآوري، سازماندهي وحتي اشاعه، خارج از دايره اينترنت نمي‌تواند کارايي داشته باشد.

واژه‌هاي کليدي

  • دوبلين کور(Dublin Core): عناصر ابرداده دوبلين کور شامل 15 عنصر توصيفي است. اين عناصر عبارتند از: عنوان، پديدآور، ناشر، موضوع، توصيف، منبع، زبان، رابطه، پوشش، تاريخ، نوع، فرمت، شناسگر، همکار و حقوق.

  • رابط کاربري(User Interface): نوعي نظام محاوره‌اي که امکان برقراري ارتباط با نظام کامپيوتري را حتي به کاربري که از آن هيچگونه شناختي ندارد يا شناخت او مختصر است، مي‌دهد.

  • کتابخانه ديجيتال (Digital Library): کتابخانه ديجيتال واحدي است که بر اساس يک خط مشي و ساختار مدون اقدام به گزينش، فراهم‌آوري، ذخيره‌سازي و اشاعه انواع اطلاعات به صورت ديجيتال براي مخاطبان خود مي‌کند. در اين کتابخانه امکانات دسترسي فکري، تفسير، توزيع و نگهداري بي‌عيب و نقص منابع مذکور فراهم شده‌است.

  • کنترل واژگان (Vocabulary Control): نظام نمايه‌سازي که عناوين آن از ميان اصطلاحات انتخاب شود، ارجاعهاي متقابل برقرار گردد و اصطلاحات جديد نيز پيش از به کار رفتن در نمايه، مستند ومصوب شود.

  • منابع چندرسانه‌اي (Multimedia): منابع حاصل از ترکيب انواع مواد، مانند تصاوير متحرک، منابع ديداري، تصاوير ثابت، تصاوير گرافيکي، متن، منابع صوتي و غيره.

  • ميکروفرم (Microform): اصطلاحي عام براي همه شکلهاي ريزپيشينه، مانند ميکروفيلم، ميکروفيش، برگة غيرشفاف که صفحاتي که از طريق عکاسي به ابعاد کوچک تبديل شده‌اند، بر روي آنها چاپ مي‌شوند. براي خواندن انواع ميکروفرمها از درشت‌نماهاي خاصي استفاده مي‌شود.

    مرجع خبر : کتابخانه ديجيتال - ويکي پديا


Tagged Dublin Core  DMS  Digital Library  e-book  Information  0 Comments

ترفندهايي حياتي براي دارندگان پرينتر رنگي

Monday, January 28, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

حذف خطوط اضافي

مشکل:
عکسي را چاپ کرده‌ايد ولي مي‌بينيد که در آن خطوط اضافي ديده مي‌شوند. اين خطوط از کجا آمده‌اند و چگونه از بين مي‌روند؟

راه حل:
در هنگام چاپ و عکس بيشترين تعداد سوزن‌هاي جوهرافشان به کار گرفته مي‌شوند. اگر همه آنها درست نباشند، حاصل سريعا مشهود خواهد بود که چشم سريعا به آنها پي خواهد برد. اين مشکل وقتي بيشتر خواهد شد که به جاي برگه معمولي از برگه‌هاي مخصوص عکس که چند لايه بوده و جوهر به صورت کنترل شده به آنها وارد مي‌شود، استفاده کنيد. ايجاد خطوط اضافي را به روش زير مي‌توانيد از بين ببريد:
قبل از چاپ عکس، تستي از سوزن‌هاي جوهرافشان بر روي کاغذ معمولي به عمل آوريد. براي اين منظور مي‌توانيد توسط گزينه‌هاي زير اقدام کنيد:
 
Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General->Print Test page

به برگه تستي چاپ شده نگاهي بياندازيد،اگر خطوط داراي حفره‌هايي بودند، مجبوريد که سوزنهاي جوهرافشان را پاک کنيد و سپس دوباره تست کنيد. "البته فراموش نکنيد که تمام اين کارها را قبل از تست کردن بر روي برگه چاپي مخصوص عکس که گران مي‌باشد انجام دهيد."

 



با وجود پاک کردن سوزن‌ها هنوز کيفيت چاپ بد است. چکار بايد کرد؟

مشکل:

از پرينتر جوهري خود تنها گاهي وقت‌ها استفاده مي‌کنيد. متاسفانه هنگام استفاده چنان کيفيت بدي به شما مي‌دهد که حتي نمي‌توانيد متوجه چيزي بر روي صفحه چاپ شده شويد. مطمئنا بخاطر مخزن‌هاي خالي از جوهر نمي‌باشد چرا که آنها را امتحان کرده‌ايد.

راه حل:
در آن دسته از چاپگرهاي جوهري که مغزي و هد چاپگر يک قسمت واحد را تشکيل مي‌دهند، مشکل خشک شدن جوهر در هد چاپگر در حالتي که از دستگاه زياد استفاده نشود، ديده مي‌شود.اگر ميزان کثيفي سوزن‌هاي چاپگر از يک حد مخصوص گذشته باشد،ديگر حتي با پاک کردن سوزن‌ها نيز کاري از دست شما ساخته نيست.در بهترين حالت، کارتريج مورد نظر را از دستگاه خارج کرده و هد چاپگر را با دستمال تميز و خيسي پاک کنيد.براي خيس کردن دستمال از آب معدني استفاده کنيد، چرا که مواد درون آب لوله مي‌توانند دوباره باعث گرفتگي سوزن‌ها شوند. اگر اين کار هم به شما کمک نکرد،با مسئوليت خودتان مي‌توانيد کمي خشن‌تر پيش برويد:
دستکاري و پاکسازي دروني با مواد پاک کننده شيشه يا نگه داشتن هد چاپگر در آب گرم.
سوزن‌هاي جوهرافشان به علت گرما خود را کمي باز کرده و جوهر خشک شده نيز از بين مي‌رود.


هد چاپگر را شخصا پاک کنيد

مشکل:
فرض کنيم که در چاپگر شما کارتريج و هد چاپگر از هم جدا مي‌باشند و به جز آن هم اجازه بيرون آوردن هد از چاپگر به شما داده نمي‌شود. بسيار کثيف شده است و مي‌خواهيد آنرا تميز کنيد. اما به سوزن‌ها دسترسي نداريد.

راه حل:
بعضي از هدهاي چاپگر‌ها مثلا در گروه Epson-Stylus در دستگاه به صورت پايدار نصب شده‌اند و پيشنهاد هم نمي‌کنيم آنها را باز کنيد. اما باز هم راهي براي تميز کردن هد از همه کثيفيها وجود دارد. ولي قبل از آن بايد از حالتي که در آن ايستاده است خارج شود، چرا که در غير اينصورت هيچ امکان حرکتي براي آن نخواهد بود. براي باز کردن اين قفل، پرينتر را روشن کرده و به محض خارج شدن هد پرينتر از مکان ايستاده خود، پرينتر را از برق بکشيد. اکنون ديگر هد چاپگر قابل تکان دادن است.

اکنون دستمال تميز و خيسي را زير هد کشيده و با يک دست آن را محکم نگه داشته و با دست ديگر هد را به جهات مختلف حرکت دهيد. اگر وقت داشتيد مکان اوليه در پرينتر که هد را از آنجا برداشتيد، نيزتميز کنيد. بنا به تجربه ما، در اين مکان نيز بخشي از جوهرهاي خشک شده که با گردو خاک نيز مخطوط شده است وجود دارند.
هنگامي که همه چيز را تميز کرديد، سيم برق را به پريز وصل کنيد. چاپگر دوباره روشن مي‌شود براي اطمينان مي‌توانيد برگه‌اي را به صورت تست چاپ کنيد.


اگر بيش از حد با جوهر اقتصادي رفتار کنيد، برايتان گران تمام مي‌شود

مشکل:
وقت تميز کردن هد چاپگر را نداشته و به اين علت مجبور به خريدن فشنگ‌هاي جديد شده‌ايد. البته با اينکه هنوز هم جوهر در کارتريج قديمي شما وجود داشته است. مي‌خواهيد مانع از تکرار اين موضوع شويد.

راه حل:
کمتر صرفه‌جويي کرده و بيشتر چاپ کنيد تا بتوانيد در جوهر صرفه‌جويي کنيد. کمي عجيب به نظر مي‌رسد اما درست است.
دليل:
 کسي که کم چاپ مي‌کند،به احتمال زياد به جوهر بيشتري نياز خواهد داشت چرا که با هر بار پاک کردن هد و سوزنها، مقداري جوهر نيز تلف مي‌شود.اگر جوهر از زمان چاپ قبلي در سوزن‌هاي جوهرافشان خشک شده باشد،حتي ممکن است که احتياج به چند بار پاک کردن باشد تا بتوانيد کيفيت مطلوب را در چاپ خود ببينيد.
ناگفته نماند که چاپگرهاي جوهري در حقيقت صرفه‌جو نيستند.بلکه جوهر زيادي را هم مصرف مي‌کنند تا بتوانند سوزن‌ها را دوباره خالي کنند. شما در صورتي که مرتبا از پرينتر خود استفاده کنيد، مانع از اين عمل مي‌شويد. حتي چاپ صفحاتي از اينترنت نيز کافي است،خوبي اين صفحات اين است که با توجه به وجود عکس و متن، ترکيب عالي براي تميز نگه داشتن سوزن‌ها خواهيد داشت.


مسير عبور هد چاپگر

مشکل:
شما از چاپ پرينتر خود راضي نيستيد.حروف کشيده شده به نظر مي‌رسند،عکس‌ها ظرافت مورد نظر را ندارند و خطوط بسيار کثيف هستند.

راه حل:
 اگر چنين چيزهايي براي شما مهم است در بيشتر وقت‌ها مسير گذاري هد چاپگر به شما کمک مي‌کند. بنا به مدل پرينتري که استفاده مي‌کنيد در گزينه‌هاي زير مراجعه کنيد:

Control Panel->Printers and Faxes->Properties->General

بيشتر مدل‌ها احتياج به چند برگ کاغذ A4 براي اين کار دارند. براي مثال مدل Epson Stylus C86 چهار صفحه A4 را احتياج خواهد داشت تا عمل alignment را انجام دهد. برگه‌ها هم بدون هيچ مشکلي هم در رو و هم در پشت به چاپ مي‌رسند . اين کار باعث صرفه‌جويي در مصرف کاغذ مي‌شود.

مرجع خبر : باشگاه خبرنگاران


Tagged Printer  DMS  0 Comments

سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

Wednesday, January 23, 2019 Posted by admin under General 

تکنولوژي هاي مرتبط با سيستم آرشيو الکترونيک اسناد

يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد براي ذخيره و قابل استفاده كردن دانش آشكار در سازمان‌ها ايجاد شده است از اين رو مي‌تواند گام اوليه‌اي براي مديريت دانش در سازمان‌ها باشد . سيستم آرشيو الکترونيک اسناد مركب از تكنولوژي‌هاي گوناگوني هستند كه تركيبات گوناگون اين تكنولوژي‌ها مي‌تواند براي ايجاد يك سيستم مديريت اطلاعات يكپارچه شوند.  مي‌توان با تركيب نرم‌افزارهاي متنوع برنامه‌هاي كاربردي با هم و با فراهم آوردن يك رابط مشترك براي آنها  از طريق desktop ، راه حلي عالي را براي مديريت اسناد سازمان‌ها و به عبارتي آرشيو الکترونيک اسناد فراهم آورد.

در اين نوشتار به تکنولوژي هاي مرتبط با سيستمهاي آرشيو الکترونيک اسناد خواهيم پرداخت :

تكنولوژي‌هاي مرتبط با  EDMS ( سيستم آرشيو الکترونيک اسناد )

  • خدمات  پايگاه داده‌ (Database Services)
  • Storage Device Drivers
  • ECM Application Services
  • تكنولوژي‌هاي هسته در EDMS

           1. تصويربرداري از اسناد  Document Imaging  (اسکن اسناد)         
           2. تكنولوژي هاي خدمات سند/ كتابخانه Document/Library services technologies
           3. گردش كار Workflow
           4. مديريت ركوردها record management

  • تكنولوژي مديريت گزارشات خبره ERM technologies
  • پردازش فرم‌ها Forms Processing
  • Optical, Mark and Intelligent Character Recognition (OCR/ICR
    براي راه‌اندازي يك سيستم آرشيو الکترونيک اسناد  (مديريت اسناد )EDMS  حداقل بايد از يكي از چهار تكنولوژي‌ هسته شامل: تصوير برداري از اسناد (اسکن مدارک )،  خدمات سند/ كتابخانه، گردش كار و مديريت ركوردها استفاده‌كرد. انتخاب تكنولوژي حمايت شده توسط EDMS   با توجه به نيازهاي سازماني كه كاربر نهايي سيستم است، تعيين مي شود. 

تکنولوژي اسکن اسناد 
تكنولوژي هاي تصويربرداري: اسکن اسناد  (Document Imaging )

تكنولوژي هاي تصويربرداري كاربران را قادر مي‌سازند تا اسناد چاپي را اسكن و وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد كرده و در فرمت ديجيتالي ذخيره كنند.

اين تكنولوژي‌ها كاربران را قادر مي‌سازند تا متاديتا را نمايه و به سيستم وارد كنند. مولفه هاي اصلي سيستم‌هاي تصويربرداري اسناد عبارتند از:


  ورود اطلاعات (input)

ورود اطلاعات از طريق اسكنر صورت مي‌گيرد. ايستگاه‌هاي اسكن براي تبديل نسخه چاپي به فرمت ديجيتالي به منظور ذخيره و مديريت بعدي در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد، مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

قابليت‌هاي مورد نياز تكنولوژي اسكن اسناد

توانايي براي پردازش دسته اي (bache) و منفرد اسكن و نمايه اسناد
توانايي براي پشتيباني از اسكن مجدد اسناد (re-scanning)
توانايي براي پشتيباني از اسكن ساده و دوطرفه اسناد
توانايي براي ست‌كردن صفحه اي كه هنگام اسكن اسناد به صورت دسته اي يا در اسكن  اسناد طولاني جدا مي شود.
استاندارد وضوح(Resolution)
استاندارد آرشيو جورجيا در مورد وضوح :
  قابليت اسكنر براي اسكن در  وضوحي مطابق با  كيفيت مورد نياز تصاوير در سيستم آرشيو الکترونيک اسناد. براي اسناد متني حداقل 200dpi   و براي طرح هاي  مهندسي نقشه ها و ديگر اسناد حداقل 300 dpi 
استاندارد آرشيو ملي كبك كانادا در مورد استانداردهاي وضوح :
براي اسناد اداري متني، حداقل وضوح 300 dpi  است كه وضوح بالايي را براي خواندن و دستكاري در صورت لزوم فراهم مي‌آورد و فرمت هاي مختلف اسناد را پوشش مي‌دهد.
باركدها و داده ها در چك باكس:300 dpi
(Optical character recognition) OCR  300dpi 
چارت‌هاي جغرافيايي، نقشه ها ، طراحي ها و اسناد خاص: 300 – 400 dpi   يا بيشتر، بسته به تست هايي كه انجام مي‌شود.

 كنترل كيفيت براي اسكن و نمايه‌سازي اسناد
براي تعريف كنترل كيفيت اسكن و نمايه سازي، كاربر بايد بتواند:

  • بررسي و تاييد اعتبار فرايند اسكن و نمايه سازي
  • امكان اسكن مجدد تصاوير با كيفيت پايين
  • وارسي قابليت خوانايي هر صفحه از سند
  • وارسي نمايه سازي درست هر سند
  • وارسي درستي شمارش صفحات براي هر سند
  • وارسي سطح امنيت مناسب براي هرسند

آزمودن كنترل كيفيت اسكن اسناد (Quality Control Testing)، توصيه شده توسط دپارتمان حمل و نقل فلوريدا
هر روز در آغاز اسكن ، ابتدا بايد از اولين سندي كه وارد سيستم آرشيو الکترونيک اسناد شده ، پرينت گرفته شود در صورتي كه نسخه پرينت گرفته شده خوانا است سپس اسكن مي ‌تواند ادامه پيدا كند. همچنين بايد كيفيت نسخه الكترونيكي مشاهده شده روي مانيتور با نسخ اصلي و پرينت اسناد مقايسه شود. در صورت وجود مشكل در پرينتر و يا اسكنر مشكل برطرف شود. از نسخه آزمايشي چاپ شده براي مقايسه با تصويرآزمايشي روي صفحه استفاده مي شود. تصوير روي مانيتور با نسبت يك به يك ،براي اجتناب از كاهش وضوح، مشاهده مي‌شوند. 


گاهي جدا از آزمون روزانه اسكن، نياز به آزمودن آن در طول روز وجود دارد. اين در صورتي است كه : تعميرات روي تجهيزات اسكن انجام  شده باشد، تنظيمات اسكنر تغيير كرده باشد يا تغيير در نسب سخت افزار يا نرم‌افزار اسكنر انجام شده باشد. آزمودن کنترل کيفيت اسناد براي يک سيستم آرشيو الکترونيک اسناد امري ضروري است.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged SCAN  OCR  DMS  0 Comments

اهميت به کارگيري سيستم مديريت اسناد

Saturday, January 19, 2019 Posted by admin under General 

اسناد چه بصورت الکترونيکي و چه بصورت کاغذي، يک بخش اساسي از هر شرکت هستند. مديريت اسناد و اطلاعات براي کسب و کارهاي گوناگون يک فعاليت چالش برانگيز مي باشد. بر اين اساس با توجه به ماهيت فعاليت يک سازمان، راه حل مديريت اسناد (Document Manager – DM-) جهت ذخيره و بازاريابي اسناد کاغذي و الکترونيکي مي تواند مفيد واقع شود.


در اين مقاله 7 مزيت سيستم مديريت اسناد مورد بحث قرار مي گيرد:

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد
2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات
3-مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
4-بازيابي آسان
5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد
6-پشتيبان گيري بهتر
7-مزاياي ناملموس ديگر

اين موارد در ذيل بررسي ميگردد.

1-کاهش فضاي نگهداري و ذخيره سازي اسناد

نظر به افزايش هزينه املاک تجاري، طبيعتاً هزينه ذخيره اسناد کاغذي به علت نياز به  فضاي مناسب نيز افزايش مي يابد. در اين شرايط استفاده از نرم افزار مديريت اسناد (  DMS )، نياز به فايل هاي پرحجم اسناد که دارايي هاي با ارزش سازمان مي باشند را کاهش داده و به اين روش سبب آزاد نمودن فصاي اداري ارزشمند شرکت و يا سازمان مي گردد.
در اين زمينه حتي اسنادي که بايد نگهداري شوند، به عنوان نسخه سخت در مکانهايي با ارزش ريالي کمتر مانند يک انبار يا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداري مي گردند.


2-افزايش ضريب امنيت اطلاعات

امنيت اسناد براي بسياري از شرکت ها حياتي مي باشد، دراين زمينه DMS کنترل بهتري براي اسناد فراهم مي کند. در نرم افزار مديريت اسناد، دسترسي ها را مي توان در سطوح يا گروه هاي کاري تعيين نمود. همچنينDMS  زنجيره اي از مميزي ها براي مشاهده يک سند هنگامي که به آن دسترسي پيدا شده است را فراهم مي آورد و همچنين اين قابليت را فراهم مي نمايد که با رعايت دسترسي هاي موجود، آنرا ويرايش نمود.
اسناد مديريت شده در نرم  افزار بسيار قابل رديابي مي باشد و حتي مي توان با زدن بر چسب هايي قابليت هشدار خودکار براي آنها ايجاد نمود.

3- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان

رعايت الزامات سازمان براي اسناد خاص مي توانند بسيار پيچيده باشد. عدم تطبيق با اين الزامات مي تواند به جريمه، لغو مجوز و در برخي موارد مسئوليت کيفي منجر شود. معمولاً مقررات کشوري شامل دستورالعمل هاي امنيتي سخت مي باشد. DMS خطر عدم رعايت الزامات دسترسي را کاهش مي دهد. در برنامه مديريت اسناد الزامات برنامه دخيره سازي مي گردد و به عنوان مثال اين موارد مي توانند اتوماتيک باشد و اسناد جديد به راحتي طبقه بندي و نگهداري شوند.


4- بازيابي آسان

جستجو و بازيابي اسناد مي تواند بسيار  وقت گير باشد و همه ما مي دانيم زمان بسيار ارزشمند است و به عبارتي معادل پول است. بر اساس آمار منتشر  شده توسط PWC  ( شرکت پرايس واتر هاوس کوپر ) ميانگين هزينه هاي بر اساس زمان صرف شده جهت مديريت اسناد کاغذي عبارتند از:
   1 - سازمان جهت حق الزحمه بايگاني نمودن يک سند 20 دلار و براي پيدا نمودن اسنادي که به اشتباه بايگاني شده اند 120 دلار و همچنين 220 دلار براي توليد  مجدد اسناد گم شده بايد پرداخت مي نمايد.
   2-  7.5% از تمام اسناد گمشده و %3  ديگر به اشتباه بايگاني شده اند.
   3- کارمندان حرفه اي %5 الي %15 از زمان خود براي مطالعه اطلاعات صرف ميکنند که متاسفانه %50  اين زمان را بايد براي جستجوي اسناد در نظر بگيرند.
      نرم افزار مديريت اسنادي که براي شرکت شما سفارشي سازي شده باشد، يک ابزار بسيار قدرتمند براي مديريت و صرفه جويي در زمان مي باشد. DMS هاي   قدرتمند شناسايي اسناد مرتبط با يک کلمه يا عبارت را امکان پذير مي نمايند و به عبارت ديگر قابليت جستجوي تمام متن را ارائه مي نمايند. در نرم افزار مديريت اسناد قابليت تعريف شناسنامه اسناد براي يک فايل يا پوشه وجود دارد. يکپارچگي با ديگر نرم افزارهاي کاربردي سازمان، مي تواند دسترسي به اطلاعات مهم را تسهيل نمايد. DMS فرصت دسترسي به اسناد را از راه دور فراهم مي نمايد و به عبارت ديگر تا زماني که دسترسي به اينترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه اي قابل دسترسي مي باشند.


5-تسهيل در اشتراک گذاري اسناد

با استفاده از DMS، به اشتراک گذاري و بازيابي اسناد بسيار آسانتر صورت مي گيرد و دسترسي به اسناد ذخيره شده از منابع گوناگون، امکان پذير است. همچنين اسکن اسناد قابليت اشتراک گذاري از طريق نرم افزارهاي اينترنتي و يا ايميل را فراهم مي نمايد. نرم افزارهاي مديريت اسناد شفافيت بيشتري را براي برنامه هاي شرکت و يا سازمان فراهم مي نمايند که اين امر سبب نظارت بهتر بر اجراي فعاليت ها مي شود.
بوسيله نرم افزار مديريت اسناد دسترسي مجاز به کاربران خارجي امکان پذير و قابل نظارت است. يکي از بخش هاي مهم نرم افزار مديريت اسناد امکان کنترل ورژن هاي مختلف يک سند است که در اين بخش ويرايش هاي قديمي تر يک سند قابل بازيابي مي باشند. اين ويژگي براي زماني که بخش هاي مختلف بروي يک سند کار مي کنند و يا اسنادي که دسترسي يا تغييرات روي آنها امکان پذير نيست، بسيار مهم است.

6-پشتيبان گيري بهتر

نرم افزار مديريت اسناد  شامل يک برنامه پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات مي باشد. با در اختيار داشتن يک آرشيو ديجيتال به عنوان پشتيبان اسناد، اسناد کاغذي از آتش، سيل و بلاياي ديگر محافظت مي شوند. بوسيله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش هاي گوناگون قابل رديابي مي باشند.
همچنين به علت اينکه تصاوير اسناد در مرکز داده ها ذخيره شده است، پس از مشاهده، گم و يا جايجا نمي شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بايگاني شوند و قراردادن اسناد بر اساس يک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام مي گيرد و به عبارت ديگر در نرم افزار مديريت اسناد، کليه اسناد ديجيتالي شده و در محل مورد نظر آرشيو مي گردد.

7- مزاياي ناملموس ديگر

برخي ديگر از مزيت هاي نرم افزار مديريت اسناد عبارتند از:
7-1: انعطاف پذيري
7-2: رقابت پذيري
7-3: بهبود روابط با مشتري
7-4: آرامش خاطر
زمان ارزشمند است و زمان ذخيره شده سود قطعي شما از DMS  است که اغلب به طور مستقيم به معني افزايش بهره وري مي باشد.
بوسيله بازيابي سند سريع تر و کارآمدتر مي تواند روحيه کارکنان افزايش يافته و سبب افزايش رضايت مشتري شود. همچنين راه حل هاي مديريت اسناد قابل سفارشي براي پاسخگويي به نيازهاي در حال تغيير هر شرکت لازم مي باشد.
سيستم مديريت اسناد شامل مزاياي بسياري براي کسب و کارهاي گوناگون مي باشد. يک راه حل مديريت اسناد طراحي مي تواند از طريق بهبود فرآيندهاي کسب و کار و افزايش بهره وري به شما در مديريت و توسعه کسب و کارکمک نمايد.

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا

 


Tagged DMS  0 Comments