ساماندهي الكترونيكي اسناد آرشيوي

Monday, December 31, 2018 Posted by admin under General  ARCHIVE 

1.امور مقدماتي و ايجاد ساختار آرشيو الكترونيكي:

همانند ايجاد آرشيو فيزيكي بايد تمامي مدارك و مستندات كاغذي ابتدا به صورت الكترونيكي در آمده و سپس در آرشيو ويژه خود ذخيره سازي و نگهداري شوند. بديهي است تجزيه و تحليل اسناد و طراحي ساختار الكترونيكي، اولين گام در پياده سازي آرشيو الكترونيكي بوده و طراحي مناسب آن تأثير به سزائي در كارآيي و بهره برداري از آرشيو الكترونيكي خواهد داشت.
آنچه مسلم است در ساماندهي اسناد الكترونيكي، بايد مباني مديريت نگهداري اسناد، در كنار سامانه هاي مديريت اسناد در نظر گرفته شود. شناسايي اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداري و کيفيت اسناد، انتخاب تجهيزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعيين سطوح دسترسي، تعيين فيلدهاي جستجو، حداقل نيازمندي هاي نرم افزار مديريت اسناد نخستين مرحله ساماندهي الكترونيكي اسناد است. با توجه به تجربيات كشورهاي پيشرو در زمين? استفاده از فنّاوري اطلاعات در ساختارهاي سازماني، امكانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوري آ نها در ايجاد خدمات الكترونيكي، ضرورت برنامه ريزي عملياتي تبديل ساختار سنتي نگهداري اطلاعات به سامانه هاي پيشرفته بايگاني الكترونيكي احساس مي شود.
تعيين كليه كليدواژه هاي دسترسي به اسناد؛
تعيين فضاي ذخيره سازي الكترونيكي و نحو? دسترسي كاربران به فضاي آرشيو الكترونيكي؛
چگونگي فهرست بندي يا طبقه بندي موضوعي اسناد؛
تعيين روش حفاظت از اسناد.

2. آماده سازي و پاکسازي اسناد:

آماده سازي و پاك سازي اسناد شامل بازکردن تا خوردگي اسناد، ترميم پارگي، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است كه انجام اين مراحل باعث تسريع امر اسکن خواهد شد. لازم به ذكر است مرحله آماده سازي بايگاني الكترونيكي به ترتيب چيدمان زونكن ها و   فقط در مورد اسنادي انجام مي شود كه مقرر است عمليات اسکن بلافاصله روي آن صورت گيرد.

3. اسکن اسناد (تصويربرداري):

اسکن اسناد شامل تصويربرداري مطلوب از تمامي برگه هاي پرونده ها و نقشه ها با تجهيزات مناسب و كارا است. انتخاب اين تجهيزات جهت انجام امور اسکن فقط زماني ميسر بوده که انواع مختلف پرونده هاي واحدهاي ذيربط سازمان موردِ شناسايي دقيق و کامل قرار گيرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارك از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآيند اسکن اسناد توجه به نكات زير ضروري است:
? با توجه به اينكه براي مديريت پرونده ها از نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد الكترونيكي استفاده خواهد شد، وضوح پرونده ها براي اسنادي كه قرار است تبديل به متن شوند (OCR شوند) 300dpi  و براي اسنادي كه قرار نيست OCR شوند 200dpi  خواهد بود.
? در بخش تصويربرداري، اسکن اسناد به ترتيب كد محل بايگاني انجام مي شود. در اين بخش بر روي تمامي اسناد هنگام تصويربرداري، عمليات تميزكاري اوليه، ابتدا به صورت خودكار توسط نرم افزار اختصاصي اسکنرها و در صورت نياز به تنظيم بيشتر، به صورت دستي به وسيله اپراتور انجام مي گيرد تا كيفيت مطلوب به دست آيد. بايد توجه شود كه وضوح پروند هها براي كليه اسناد در محدوده هاي مختلف dpi است.
? با توجه به نوع اسناد، از نظر كيفيت و ساير مشخصات ظاهري، قالب اسکن ممکن است تغيير کند. مي توان اسناد را به صورت سياه و سفيد اسکن کرد. درصورتي كه در برخي از اسنادي كه كيفيت ظاهري خوبي ندارند ريزش اطلاعات رخ دهد، اسکن بايد به صورت خاكستري اجرا شود. البته قالب خاكستري باعث افزايش قابل تِوجه حجم پرونده و زمان اجراي كار مي شود، ولي براي حفظ اطلاعات ضروري است. همچنين در سازمان هاي  مختلف با توجه به نياز مي توان اسناد را به صورت رنگي اسکن كرد
? درصورتي كه اسنادي از قبيل نقشه و يا دستورالعمل وجود دارند كه بسيار فرسوده و ناخوانا هستند، بايد ضمن فهرست برداري، براي احياء آنها در كارگروه هاي تخصصي تصميم گيري شود.
? به منظور تشخيص اوراق اسکن شده از ساير اوراق، بر روي هر يك از اوراق اسکن شده شماره و يا علامت مشخصي درج شود. اين امر در بسياري از موارد به صورت خودكار توسط اسکنرهاي حرف هاي انجام مي شود.
پس از انجام عمليات تصويربرداري، كلي?ي اقلام جداشده در مرحله آماده سازي مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتيب اوليه، بايگاني مي شود. بنابراين سازمان بايد به صورت دوره اي فرايند تصويربرداري اسناد را موردِبررسي قرار دهد.
 

4. اصلاح و ويرايش تصاوير و بهينه سازي پرونده ها:

پس از اسکن مدارك و مستندات كاغذي و تبديل آ نها به پرونده هاي الكترونيكي موردِنظر، بايد ابتدا اين پرونده ها با اصل سند موردِمقايسه و تطبيق قرارگرفته و در صورت نياز، مجدداً اسکن شود. براي حصول كيفيت مطلوب اسکن موردِ نظر و جلوگيري از ريزش اطلاعات بايد دستگاه هاي اسکن به طور دقيق تنظيم شده باشد . 
 
 
? چرخاندن تصاوير به شكل صحيح. به منظور استفاده از قابليت OCR بايد اسناد و مدارك در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نياز چرخش اسناد لازم و ضروري است. 
 

5. ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشيو):

با هدف سهولت و تسريع بازيابي اطلاعات و دستيابي كاربران به اسناد موردِ نياز، بايد اطلاعات مربوط به فيلدهاي اطلاعاتي اسناد در نرم افزار مديريت اسناد و آرشيو الکترونيکي وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهي فيزيكي فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات بايد بر اساس آن انجام شود. در اين مرحله از ساماندهي الکترونيکي بايد جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده در نرم افزار مديريت اسناد تعيين و همچنين سطوح دسترسي كاربران به هر سند مشخص شود. نكته قابل تِوجه اينجاست كه سازمان بايد رويكردي را براي ورود اطلاعات انتخاب كند تا با حداقل زمان، امكان ورود حداكثر اطلاعات وجود داشته باشد.

 

6. OCR اسناد:

OCR  عبارت اند از تبديل تصوير ديجيتالي شده به پرونده ها قابل پِردازش به صورت متن است. عمليات OCR امكان جستجوي تمام متن را فراهم مي آورد.

7. كنترل كيفي:

  چنانچه فعاليت هاي فوق توسط پيمانكاران بيروني انجام مي شود لازم است به منظور اطمينان از صحت ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي، كنترل هاي لازم صورت گيرد. براي اين منظور تمام مراحل كاري ساماندهي فيزيكي و الكترونيكي بايد توسط دستگاه نظارت آن شركت و ناظر پروژه بررسي و صحت آن تأييد شود. 

8. تهيه نسخ پشتيبان:

بدون شِك يكى از بزرگترين چالش هاى پيش رِوى اسناد الكترونيكي، نابودى اينگونه پيشينه ها به دلايل مختلف ازجمله ويروسى شدن پرونده ها و يا خطاى عمدى و سهوى انساني است. بديهى است با توجه به خطرات متعددى كه اسناد الكترونيكي را تهديد مي كند، چاره اى جز تهية نسخه هاى ثانويه و يا پيشتيبان نداريم. خوشبختانه با پيشرفت فنّاوري هاى رايانه اى، امروزه به سرعت مشكل فضاى فيزيكى براى ذخيره سازى حجم انبوهى ازداده هاي الكترونيكى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداري از اطلاعات بايگاني الكترونيكي پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مديريت اسناد بايد به صورت دوره اي از بانك اطلاعاتي بايگاني الكترونيكي، سه نسخ? پشتيبان تهيه شود كه يك نسخه بايد به گروه مديريت اسناد و دو نسخ? ديگر در يك محل امن نگهداري شود. بهتر است هر روز از پرونده هاي اضافه شده يا تغييرداده شده نسخ? پشتيبان تهيه شود زيرا در مرحله بعدي يعني ويرايش پرونده ها، امكان از بين رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتيباني از قبل تهيه شده باشد.
تهية نسخة پشتيبان الكترونيكي، فقط محدود به اسنادى نمى شود كه از ابتدا به صورت الكترونيكي توليد شده اند. امروزه بسيارى از آرشيوهاى ملى در جهان، اقدام به تهية نسخة الكترونيكي از اسنادكاغذى خود كرده اند. نسخه هاى الكترونيكي، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهيه مي شوند، بلكه امكان ارائه خدمات بهتر به كاربران آرشيوها و همچنين اشاعة اطلاعات و اشتراك گذاري آنها را در سطح جهانى فراهم مي كند. با توجه به طول عمر محدود اسناد كاغذي و الكترونيكي و آسيب پذير بودن آنها در برابر آسيب هايي از قبيل رطوبت، آتش سوزي، آفات و حشرات موذي و ميدان هاي الكترومغناطيس، تهيه ريز فيلم از اسناد مذكور، امري لازم و ضروري است كه مزايايي از قبيل حجم كم، طول عمر بالا، قابليت تبديل مجدد به پرونده الکترونيکي يا کاغذ را به همراه دارد.
 

Tagged EDMS  DMS  SCAN  OCR  DataEntry  Backup  1 Comments

آرشيو تحت وب - کلود

Monday, January 7, 2019 Posted by admin under General 

شبكه وب، در سال 1980ميلادي به منظور تبادل اطلاعات و داده ها توسط تيم برنزلي ايجاد شد و نام وب يک را به خود گرفت. با  پيشرفت هاي تكنولوژي و محدوديتهاي وب ورژن يک، وب ديگري متولد شد که آن را وب دو ناميدند. وب دو به علت  ويژگيهاي منحصر به خود ازجمله قابليت توجه کاربران و به اشتراک گذاري دانسته ها و اطلاعات خود بسيار سريع مورد استقبال کاربران  قرار گرفت. نخستين بار در سال 2006 پيتر ون گاردنر3 در همايش سالانه انجمن آرشيويست هاي آمريكا تلفيق  قابليت هاي وب دو با آرشيو را مطرح کرد و عنوان نمود با استفاده از اين ابزار مي توان به سهولت به مديريت منابع آرشيو پرداخت چرا که اين موقعيت را  به کاربران خواهد داد تا منابع آرشيوي خود مانند عكس ها، منابع و اسناد مهم را در اختيار مراکز آرشيوي قرار داده و با ديگران به اشتراک بگذارند لذا به تدريج شاهد تولد اصطلاح جديدي به نام آرشيويست 2 در اين حرفه خواهيم بود. برخي ازکشورهاي پيشرفته از اين قابليت براي خدمات مراکز آرشيوي خود بهره برده اند از جمله اين  نمونه ها ، Archives Hub، ANW(Archives Network Wales)، Archives 4 All (برنامه کنسرسيوم آرشيوي انگلستان) و Scottish Archival Network را مي توان نام برد.


آرشيو آنلاين

Archives Hub:
ايجاد اين آرشيو در سال 1999 در انگلستان مطرح گرديد و با عنوان پروژهاي يک ساله و با مشارکت 15 مرکز آرشيوي آغاز به فعاليت نمود. پس از يک سال با حمايت چند مرکز آرشيوي و دانشگاهي در انگلستان به طرحي ملي تبديل شد. هم اکنون اين مرکز به عنوان شبكه اي از مراکز آرشيوي موجود در انگلستان امكان دسترسي به آرشيو بيش از 150 مرکز دانشگاهي و دانشكده اي اين کشور را فراهم کرده است. در اين آرشيو از نرم افزار ويژه اي استفاده  مي شود و با استفاده از آن مي توان داده هايي مانند متن و تصوير يا پرونده هاي صوتي را به اين آرشيو افزود و امكان ويرايش در آن نيز وجود دارد. آرشيو هاب اولين مجموعه آرشيوي دنياست که از استانداراد (Z 39-50) بهره برده است .

ANW - Archives Network Wales:
اين شبكه از سال 2003م. آغاز به کار کرده است و توسط شوراي اسناد و آرشيو ولز حمايت مي شود و طرحي است که طي آن منابع و اسناد موجود در مراکز اسناد و آرشيو، موزه ها و کتابخانه ها و دانشگاههاي ولز جمع آوري و به شكل آنلاين در اختيار کاربران قرار مي گيرد. مراکز مشارکت کننده در اين پروژه اين امكان را دارند تا بتوانند در هر زمان اطلاعات خود را بر روي سايت اضافه و يا  ويرايش کنند. از ديگر امكانات اين سايت تخصيص قسمت هايي براي ارايه نظرات و مطالب کاربران است.
 

شرکت دانش هم آرا  با بومي سازي فناوري هاي مبتني بر web و به طور خاص سيستمهاي مديريت اسناد تلاش نموده است ضمن حفظ استانداردهاي موجود در EDMS نيازهاي سازماني شرکتهاي و موسسات بزرگ را پاسخ دهد . و در اين مسير سعي نموده است امکانات لازم براي گامهاي ايجاد آرشيو را فراهم نمايد .


Tagged Cloud  EDMS  DMS  0 Comments

تعريف سند و انواع سند

Wednesday, January 16, 2019 Posted by admin under General 

مدرک تلفظ مي‌شود  /mædræk/ يا سند تلفظ مي‌شود  /sænæd/ عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري که به وسيله اشخاص حقيقي  يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد.بنا به تعريف قانون مدني ايران  درماده 1284 ، "نوشته‌اي است که در مقام دعوي و دفاع قابل استناد باشد." [1] هر سندي نوشته‌است، اما هر نوشته‌اي سند نيست؛ همچنانکه ماده 1285 قانون مدني ، شهادتنامه را سند ندانسته‌ است.

 

واژه

معني سند در دانشنامه‌هاي ايراني چنين آمده است :

  • فرهنگ معين  : نوشته‌اي که قابل استناد باشد، مهر و امضاي قاضي و حکم و فرمان پادشاهي و چک و دست نوشته و مکتوبي که بدان اختيار شغل و مُلکي را به کسي بدهند.

تعريف ها

از ديدگاه حقوق اسلامي

يکي از معاني مشهور سند در اصطلاح و فقه اسلامي ، رُوات يک حديث است. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است که آنرا لفظ حديث گويند و معني سند به طريق متن براي آن است که دانسته شود حديث، برگرفته از قول چه کسي است." [2]

از ديدگاه قوانين مالي ايران

در قوانين مالي ايران  سند به صورت کلي تعريف نشده است، بلکه بر حسب مورد تعريف گرديده‌است. ماده 16 قانون محاسبات عمومي (مکتوب 21 سفر 1329): "بودجه دولت سندي است که معاملات دخل و خرج مملکتي براي مدت معيني در آن پيش‌بيني و تثبيت مي‌گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند، که عبارت است از يکسال شمسي."

ديدگاه اصول حسابداري

"هر نوشته‌اي که ذمه سازمان يا شخص حقيقي يا حقوقي را که به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله‌است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد کالا يا خدمات و يا حاکي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حکايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يکي از مقاصد, سند محسوب مي‌شود." [3]

قانون سازمان اسناد ملي ايران

در دوران قاجار به خصوص از زمان 'فتحعلي شاه'، اسناد به صورت آرشيو اداره بيوتات در دربار، نگهداري و در زمان ناصرالدين شاه ، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دفتر ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد . وزارت خارجه ايران در سال 1278 توانست با پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را با رعايت اصول صحيح حفظ و نگهداري اسناد انسجام بخشد. در سال 1345، لايحه تاسيس ' سازمان اسناد ملي ايران ' ارائه شد، در روز هفدهم ارديبهشت ماه، سال 1349 ، مجلس شوراي ملي، قانون تاسيس اين سازمان را تصويب كرد.اسناد ملي عبارت است از: "کليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي که در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده‌است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد." [4] [1]

از ديدگاه علم کتابداري

"هر نوع نوشته ي خطي، چاپي، عکسي يا به صورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را که بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرک" گويند." انواع سند:

انواع سند

انواع سند از نظر چرخه زندگي

  1. سند جاري: اسنادي که مورد مراجعه مستمر باشند.

  2. سند نيمه جاري: اسنادي که گاه گاهي مورد مراجعه قرار مي‌گيرند.

  3. سند راکد : اسنادي که مورد مراجعه ايجاد کننده آنها قرار نمي‌گيرد .

انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است که در هر سند براي اداره ي ايجاد کننده و بايگاني وجود دارد. [نيازمند منبع ] بنا بر اين تعريف هر سند مي‌تواند داراي ارزشهاي اداري و بايگاني باشد.

  1. ارزش اوليه(اداري يا استنادي) : ارزش از نظر ايجاد کننده آن که از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و...

  2. ارزش ثانويه (بايگاني يا اطلاعاتي) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويست‌ها.

زماني که کليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي که منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و کامل شود و در صورتي که در مراجع قضايي  و قانون مطرح نبوده و همچنين موردنياز دستگاه يا فرد ايجاد کننده آن نباشد "ارزش اوليه سند" پايان مي‌يابد و سند داراي "ارزش ثانويه" مي‌گردد. [نيازمند منبع ]

انواع سند از نظر اعتبار قانوني

  1. سند رسمي: طبق ماده 1287 قانون مدني سند رسمي عبارت است از سندي که در اداره ثبت اسناد و املاک و يا دفاتر اسناد رسمي  يا در نزد ساير مأمورين در حدود صلاحيت آنهاو بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند مثل سندي که در دفترخانه ها  تنظيم مي شوند و شناسنامه، گواهينامه، احکام استخدام و...

از ويژگيهاي اسناد رسمي در آيين دادرسي دادگاهها و مراجع رسيدگي کننده ي غير دادگستري اين است که نميتوان نسبت به اين اسناد, اظهار انکار يا ترديد کرد و تنها ميتوان مدعي جعلي بودن شد. همچنين از ديگر ويژگيهاي اين اسناد, قابليت اجراي مفاد اين اسناد از راه حاکميت دولتي از قبيل دواير اجرايي اداره ي ثبت اسناد و املاک است. [5]

  1. سند عادي: برابر ماده 1289 قانون مدني غير از اسناد مذکور در ماده 1287 ساير اسناد, عادي است به عبارت ديگر, سند عادي عبارت است از سندي که از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت مامورين رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتي نظير دفتر روزنامه ، دفتر دارايي ، دفتر کل . اگر چه اسناد تجارتي ياد آوري شده در بالا, داراي تشريفاتي تقريباً مشابه سند رسمي ميباشند, از آن جهت که شماره گذاري و پلمپ آنها توسط مإمورين رسمي دولتي انجام ميپذيرد, ولي اين اسناد نيز سند رسمي محسوب نشده پس سند عادي هستند.

انواع سند از نظر درجه حساسيت

اسناد, از حيث اهميت در نگهداري و انتشار, (از کم به زياد) شامل طبقات زير ميشود:

  1. اسناد عادي

  2. اسناد محرمانه

  3. اسناد سري

  4. اسناد به کلي سري

در هر سامانه اي, دايره ي شمول هر يک از طبقات فوق, متغير است. ممکن است به جهت اهميت موضوع برخي از اسناد, تصدي در بايگاني آنها يا انتشار آنها توسط قانون يا آييننامه اي محدود شده باشد. براي نمونه در سال 1365 خورشيدي, آييننامه اجرايي قانون انتشارات اسناد طبقه بندي شده توسط هيإت وزيران از نمونه ي آييننامه هايي است که انتشار اسناد را مطابق با همين طبقه بندي مذکور در فوق, محدود ميکند. [6]

انواع سند از حيث محتوا و موضوع

اسناد و مدارک از حيث محتوا و موضوع به گروههاي گوناگون قابل تقسيم مي‌باشند. با وجود اين که در هر يک از اين اسناد, به موضوع ويژه اي پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانشهاي انساني با يکديگر اسناد مربوط به يک موضوع مي‌تواند در ساير بخشها مورد استفاده قرار گيرد.از نظر موضوعي اسناد تنوع گسترده اي را در بر مي‌گيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است :

  1. اسناد اداري : سند اداري سندي است که داراي ارزش ادراري بوده و سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمانهاي اداري کشور و در حيطه وظايف و مسؤوليتهاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمانها ايجاد و تنظيم مي‌گردد. اين اسناد با توجه به خدمتي که ارائه مي‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم مي‌شود.

اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌هاي معمولي و يا اسنادي است که براي انجام امور شخصي کارکنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد مي‌گردد، که اين گونه اسناد به سرعت کامل مي‌شوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش مي‌گردند. اسناد بلند مدت اداري نيز نظير اساسنامه‌ها، قوانين، آيين نامه‌ها، قراردادها که در برگيرنده سياستها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليتهاي کلي سازمان مي‌باشد.

  1. اسناد مالي: يک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالي مي‌باشند. اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز مي‌گردند و بيشتر شامل اسناد بودجه مي‌شوند که چگونگي اختصاص هزينه‌ها به امور متفاوت سازماني را نشان مي‌دهند، نظير پرونده ضمانت مالي افراد، پرونده‌ها هزينه‌ها به اشکال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و ساير تعهدات مالي سازمان که اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يک فعاليت معين را نشان مي‌دهد.

  1. اسناد علمي و فني: اسنادي که داراي ارزشهاي علمي و فني بوده و شامل مقادير معتنابهي از اطلاعات تخصصي و فني مي‌باشند که در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشهاي مربوط به انجام پروژه‌هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمانها.

  1. اسناد قانوني : قانون به قواعدي گفته مي‌شود که يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در مجلس شوراي اسلامي وضع شده و يا از راه همه پرسي به تصويب مي‌رسد. [7] همان گونه که ملاحظه مي‌شود واژه قانون مفهوم ويژه‌اي دارد که با تصميمات قوه مجريه  متفاوت بوده پس بنا بر اين آنها را نبايد به جاي هم بکار برد. بر همين اساس است که برخي از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصميماتي که مقامات صلاحيتدار در حدود وظايف و به حکم قانون اتخاذ مي‌کنند، مثل آئين نامه‌هاي دولتي، بخشنامه‌ها به جاي کلمه قانون از متون قانوني يا اسناد قانوني استفاده مي‌کنند. اسناد قانوني اسناد لازم‌الاجراي هستند که در اختيار مدير قرار داشته و کليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. با اين همه, همه ي متون و اسناد قانوني از اعتبار يکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبي بين متون قانوني يا اسناد قانوني وجود دارد مانند:

  • قانون اساسي

  • قانون عادي

  • تصويب نامه‌هاي (مصوب دولت يا کميسيونهاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس)

  • عهدنامه‌هاي بين‌المللي

  • آئين نامه‌هاي دولتي

  1. اسناد تاريخي: کليه پرونده‌ها و سوابق پس از طي مرحله جاري و نيمه جاري چنانچه داراي يکي از ارزشهاي پيش گفته باشند اسناد تاريخي محسوب مي‌گردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه پژوهشگران قرار مي‌گيرند مانند عهدنامه ترکمنچاي ، فرمان صدور مشروطيت  و...

  1. اسناد فرهنگي: اسنادي که حاوي نکات فرهنگي بوده و يا ايجاد کننده اين اسناد از چهره‌ها و شخصيت‌هاي فرهنگي باشد اين اسناد عرصه‌هاي متنوع هنر را از شعر، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر مي‌گيرند.

  1. اسناد سياسي: اسنادي هستند که توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوي سياستها و خط و مشي‌هاي سياسي يک کشور از نظر داخلي و خارجي مي‌باشند نظير پروتکلها، معاهدات، قراردادهاي بين‌المللي، يادداشتهاي سياسي، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره که بيانگر نحوه برقراري روابط بين کشورها و استراتژي‌هاي سياسي دولت مي‌باشد. اسناد سياسي از نظر ماهوي ممکن است يک طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلام جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين‌المللي. در حدود قانون اساسي کشورها تشريفات خاصي براي لازم‌الاجرا شدن معاهدات بين‌المللي پيش بيني شده‌است. بر اساس اصل 77  قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران :

"معاهدات بين‌المللي در صورتي لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شوراي اسلامي ارائه و در آنجا به تصويب مجلس برسد يعني در صورت مطابقت با قانون اساسي و مصالح کشور به تشخيص مجلس رسميت و اعتبار پيدا مي‌کند."

  1. اسناد نظامي: اسنادي هستند که حاوي جهت‌گيريها و سياست‌گذاريهاي نظامي کشورها در راستاي تأمين امنيت ملي، منطقه‌اي و بين‌المللي بوده و مبتني بر اصول قانون اساسي آن کشورها مي‌باشند اين اسناد از آنجايي که در برگيرنده معاهدات نظامي بين‌المللي نيز هستند لذا مي‌توانند جزء اسناد سياسي نيز محسوب شوند مانند اسناد همکاريها و مشارکتهاي نظامي و دفاعي کشورها.

  1. اسناد اقتصادي، عمراني:اسنادي که داراي ارزش اقتصادي مي‌باشند و فعاليتهاي کشور را در امر توسعه اقتصادي بيان مي‌کنند.

بايگاني اسناد

بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته مي‌شود:

  1. مجموعه روشهاي علمي و استاندارد (نحوه تشکيل پرونده، تنظيم بازرگاني، کدگذاري، دستيابي به پرونده، تفکيک پرونده‌ها به جاري، نيمه جاري و راکد و...)

  2. محل نگهداري و حفظ اسناد

  3. مجموعه پرونده‌هاي موجود در بايگاني

انواع بايگاني

  • بايگاني جاري: به روشهاي مورد عمل در مورد پرونده‌هاي جاري و محل حفظ و نگهداري اسنادي است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند است.

  • بايگاني نيمه جاري: محل نگهداري اسنادي است که گهگاهي مورد استفاده دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده قرار مي‌گيرد محل آن در دستگاه ايجاد کننده يا به کار برنده ي سند و دور از اسناد جاري است و با همان روش بايگاني جاري، بايگاني نيمه جاري نيز عمل مي‌نمايد.

  • بايگاني راکد: محل نگهداري اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بايگاني جاري و نيمه جاري در اين بايگاني استفاده‌اي ندارد. در واقع اين بايگاني مورد استفاده اداره ايجاد کننده و محقق نمي‌باشد و فقط در اين محل پرونده‌ها از نظر آرشيوي و امحايي مورد ارزشيابي قرار مي‌گيرند. به "بايگاني راکد" انبار "پيش آرشيوي" نيز مي‌گويند. معمولاً اين حل در جاهايي که زمين ارزانتر است ساخته مي‌شود مثل انبار پيش آرشيوي آرشيو فرانسه در پاريس در حومه پاريس در محلي به نام "فونتن بلو" مي‌باشد و يا در انگلستان به آن "Limbo" يا " مکان فراموش شده " مي‌گويند. اين محل در واقع محل کار "ارزشيابان" مي‌باشد.

ارزشيابي اسناد

تشخيص ارزش اسناد (اداري و آرشيوي) را از اوراق زائد, ارزشيابي مي‌گويند. اوراقي که فاقد ارزشهاي اوليه و ثانويه باشند اوراق زائد هستند.

انواع ارزشيابي

  1. ارزشيابي اداري : با توجه به قوانين و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاکم بر دستگاه ايجاد کننده سند ارزش اسناد داراي و مدت زمان اعتبار آن (جدول زماني) مشخص مي‌شود.

  2. ارزشيابي آرشيوي: با توجه به محتواي اسناد در زمينه‌هاي سياسي، فرهنگي، اقتصادي، قضايي، نظامي، اجتماعي و... و نياز پژوهشگران اسناد ارزشيابي مي‌شوند.

 

Tagged Document  EDMS  DMS  0 Comments

بازگشت سرمايه در مديريت اسناد

Monday, April 8, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

بررسي اجمالي تاثير فعاليتهاي ساماندهي الکترونيک اسناد بر کاهش هزينه هاي سازمان 

در وضعيت کنوني کشور مسئله کاهش هزينه براي سازمانها يک چالش جدي است . و اين چالش وقتي خودنمايي مي کند که يک سازمان براي بهره وري خود و کاهش هزينه ها نيازمند صرف هزينه باشد .

در اين مقاله  با رويکردي سازماني و بومي و در حوزه ساماندهي و مديريت اسناد به مسئله کاهش هزينه و تقابل آن با پرداخت هزينه هاي حوزه آرشيو اسناد پرداخت شده است .

اساسا واقعيت مشهود در سازمانهاي کشور حاکي از آن است که بحث آرشيو اسناد يک اولويت مقطعي است . به اين معنا که هر گاه مديران سازمان براي پيشبرد اهداف خود و در مقطع زماني خاص با مشکلي مواجه شوند که رفع آن نيازمند دسترسي به اسناد باشد ، ايجاد آرشيو الکترونيک اسناد به عنوان يک اولويت اصلي در دستور کار سازمانها قرار خواهد گرفت .

با گذر از اين دوره ، آرشيو ديجيتال اسناد از اولويت خارج شده و مجددا براي دستيابي به مدارک مي بايست به انبوه قفسه ها در بخشهاي مختلف يک سازمان مراجعه کنيم .

صرف نظر از  هزينه هايي که يک سازمان در اثر فقدان سيستم مناسب مديريت اسناد ممکن است متحمل شود در اين فرصت قصد داريم صرفا به مبحث ROI يا بازگشت سرمايه بپردازيم . و اينکه مديريت اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال از اسناد و مدارک چطور ضمن بازگشت سرمايه پرداخت شده مي تواند براي سازمان در بلندمدت سود آور باشد .

طي مطالعاتي که موسسه Gartner صورت داده است  ، از جمله فعاليتهاي اين شرکت فعاليتهاي پژوهشي و تحقيقاتي است و در 85 کشور جهان داراي نمايندگي است و سهام آن در بازار بورس نيويورک معامله مي شود .

طي مطالعاتي که اين موسسه به عمل آورده است با ايجاد نسخ الکترونيکي از اسناد کاغذي ، کاهش هزينه ( Cost Reduction ) يکي از صدها نتايج مثبت براي يک سازمان خواهد بود .

از آنجا که بررسي هاي صورت گرفته بر مبناي هزينه و درآمدهاي ايالات متحده آمريکا صورت گرفته است در اين بخش سعي شده است ميزان صرفه جويي با موقعيت کنوني سازمانهاي متوسط ايران مطابقت داده شود : 

1- هزينه نگهداري :

هزينه نگهداري سالانه هر قفسه يا فايل (صرف نظر از قيمت خريد آن ) در حدود16,800,000ريال مي باشد .

50 متر فضاي اداري در شهر تهران ماهانه 60،000،000 ريال است :

بنابر اين اجاره هر متر در هر سال 50 ÷60،000،000 = 1،200،000 ريال

يک متر فضاي مفيد براي هر قفسه حداقل متراژي خواهد بود که به خود اختصاص مي دهد

در طول سال ( 12 ماه ) هزينه اجاره فضاي اشغال شده هر قفسه برابر خواهد بود با :

 12* 1،200،000 = 14،400،000ريال

اگر هزينه زونکن و ساير ملزومات ، نظافت ، نور و تهويه را براي هر متر مربع 200،000 ريال در نظر بگيريم .

در طول سال (12 ماه ) اين هزينه به 2،400،000 خواهد رسيد . 12*200،000

شرح هزينه

مبلغ (ريال)

واحد

تعداد

مبلغ کل (ريال)

ارزش اجاره هر متر مربع فضاي اداري

1,200,000

در هر ماه

12

14،400،000

هزينه ملزومات ، نظافت و نگهداري هر متر مربع

200،000

در هر ماه

12

2,400,000

جمع کل

16,800,000

2-هزينه نيروي انساني

طي بررسي هاي انجام شده موسسه گارتنر هر کارمند به طور متوسط 150 ساعت در هر سال را صرف يافتن سندهاي مورد نياز خود مي کند اگر اين آمار در ايران نيز صدق کند با در نظر گرفتن حداقل حقوق يک کارمند اداري سازمان (با درآمد سالانه180،000،000 ريال ) هزينه سالانه ساعاتي که صرف يافتن اسناد مي شود  13،050،000 ريال خواهد بود.

87،000   ريال  =  (  8 ساعت×260روزکاري) ÷ 180،000،000

87,000×150=13,050,000

                         

شرح هزينه

واحد

مبلغ (ريال) هر ساعت حقوق

تعداد 

جمع کل (ريال)

زمان صرف شده براي يافتن اسناد درسال

ساعت

87،000

150

13،050،000

در واقع هر کارمند يک ماه از سال را بدون بازدهي طي خواهد کرد .

با تعداد 50 کارمند به طور متوسط و 20 قفسه در تمام سازمان به هزينه ذيل مي رسيم :

رديف

شرح هزينه

تعداد

هزينه محاسبه شده براي هر مورد

هزينه کل (ريال)

1

نيروي انساني مرتبط با اسناد

20 نفر

130،050،000

261،000،000

2

نگهداري اسناد در فضاي اداري

20 قفسه

16،800،000

336،000،000

جمع کل

597،000،000

در اين ارقام هزينه هاي ذيل محاسبه نشده است :

1- هزينه بايگاني هر سند کاغذي: هر سند کاغذي براي بايگاني به طور ميانگين 6 دقيقه زمان به خود اختصاص مي دهد . و در هر روز کاري در يک سازمان متوسط حداقل 200 سند جديد بايگاني مي شوند .

6×200=1200 دقيقه در هر روز کاري

1200 دقيقه برابر است با 20 ساعت در هر روز

اگر هر نفر ساعت در بخش اداري8700 تومان محاسبه شود : 20×8700=174000 تومان

و چنانچه رقم فوق در 260 روزکاري هر سال ضرب شود به مبلغ45,240,000تومان خواهيم رسيد .

مي بينيم که علاوه بر هزينه اشاره شده براي دستيابي به اسناد در حدود 45 ميليون تومان نيز براي بايگاني يک سازمان در هر سال صرف خواهد شد .

2- هزينه خريد تجهيزات و ملزومات مصرفي بايگاني

3-هزينه خريد کاغذ

4- تاثيرات زيست محيطيجلوگيري از تکثير بي رويه مدارک کاغذي : براي توليد هر تن خمير کاغذ سه تن چوب جنگلي مورد استفاده قرار مي گيرد و بديهي است با استفاده از آرشيوهاي الکترونيک و عدم تکثير بي رويه اسناد روزانه چندين هزار اصله درخت باقي خواهند ماند .

5- هزينه هاي قابل توجه مفقود شدن اسناد يا آسيب هاي احتمالي از ديگر مواردي است که در اين بخش به آن اشاره نشده است

در مجموع با توجه به هزينه هاي نگهداري و بايگاني مي توان گفت به طور متوسط در هر سازمان با 50 نفر پرسنل و بايگاني شامل 20 قفسه ، (بدون در نظر گرفتن هزينه خريد قفسه ها و حتي کاغذ ) هزينه سالانه بالغ بر 100،000،000 تومان در سال خواهد بود . و چنانچه اين عدد در سالهاي فعاليت سازمان شود اعداد حاصله بسيار قابل تامل خواهد بود .

به عنوان مثال يک سازمان در يک دوره 10 ساله در حدود يک ميليارد تومان به خاطر نداشتن سيستم مديريت اسناد هزينه کرده است در حاليکه اين هزينه کماکان ادامه يافته و افزايش نيز خواهد داشت .

 علاوه بر تحليل فوق تحليل هاي بسيار وجود دارد که ضرورت ساماندهي اسناد را بيش از پيش نشان مي دهد در اين مقاله اما تمرکز بر بازگشت سرمايه صرف شده در خصوص مديريت اسناد است .

و اين مهم که چنانچه سازماني در تکاپوي کاهش هزينه هاي خود باشد نيز نمي تواند نسبت ضرورت سازماندهي اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال بي تفاوت باشد


Tagged DMS  EDMS  ROI  Gartner  Document  0 Comments

مروري بر تاريخچه آرشيو اسناد

Monday, May 13, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

روند «مديريت اسناد» پروسه اي بلند مدت و طولاني است. وظيفه مديريت اسناد به قرنها پيش باز مي گردد.
از دوره اي که انسان در تعاملات خود توانايي نوشتن و نگهداري اطلاعات را يافت مي توان گفت مديريت اسناد و آرشيو اسناد جاي خود را در ميان زندگي انسان يافت .
در تعاملات مالي بين افراد و حاکمان اقليمهاي مختلف همواره يک سند در ميان بوده است .
توليد سند به قدمت امپراطوريهاي بابل و هخامنشي به سه هزار سال پيش از ميلاد بر مي گردد .
اولين آرشيو اسناد را شايد بتوان لوح هاي چوبي و گلي جمع آوري شده در ديوان ها دانست .
مفهوم بايگاني اما بيشتر با ايجاد دستگاههاي دولتي شکل گرفت در ايران نيز بايگاني هاي اداري ، زيرزمين هايي با انبوه کاغذ يک جزء جدا ناشدني از پيکره هر اداره بوده است .
سازمان اسناد ملي ايران از سال 1349 در قالب يک سازمان دولتي آغاز فعاليت کرد . هدف اين سازمان شامل موارد ذيل است :

  • ايجاد آرشيو متمرکز اسناد
  • جمع آوري اسناد دولتي
  • امحاء اسناد زائد
  • آرشيو مناسب اسناد مفيد
  • امکان دسترسي به اسناد با ارزش براي محققان و پژوهشگران


در دو دهه اخير مديريت اسناد  با ورود تجهيزات و تکنولوژي جديد وارد فضاي جديدي از ماهيت و ساختار شد.

اسناد توسط دستگاههاي اسکنر تبديل به تصاوير ديجيتال شدند اين تصاوير با فرمهاي مختلف طبيعتا نياز به ديتايي داشتند که دسترسي به آنها را ميسر نمايد .

از اين رو ورود اطلاعات يا Data Entry بخش مهمي از فرآيندهاي ايجاد آرشيو ديجيتال اسناد شدند .

قبل از اين دوره اگرچه  Data Entry براي يافتن اسناد فيزيکي و کاغذي به کار مي رفت اما با ايجاد تصاوير ديجيتال اين فرايند جاي خود را به داده اي براي بازيابي اسناد ديجيتال داد .

موج توليد آرشيو ديجيتال اسناد با ورود نرم افزارهاي تخصصي مديريت اسناد ارتفاع بيشتري گرفت و نرم افزار مديريت اسناد يا همان نرم افزار آرشيو اسناد به عنوان EDMS ياSystem  Electronic Document Management روز به روز گسترش يافت .

نرم افزار آرشيو اسناد KeyDoc نيز به عنوان يک سيستم مديريت اسناد با قابليتهاي متعددي که دارد تا کنون کمک شاياني به پيشبرد اهداف سازمانها براي ايجاد آرشيو اسناد و همچنين مديريت اسناد خود نمود .

مرجع خبر : واحد تحقيق و توسعه دانش هم آرا


Tagged EDMS  Keydoc  0 Comments