بازگشت سرمايه در مديريت اسناد

Monday, April 8, 2019 Posted by admin under General  ARCHIVE 

بررسي اجمالي تاثير فعاليتهاي ساماندهي الکترونيک اسناد بر کاهش هزينه هاي سازمان 

در وضعيت کنوني کشور مسئله کاهش هزينه براي سازمانها يک چالش جدي است . و اين چالش وقتي خودنمايي مي کند که يک سازمان براي بهره وري خود و کاهش هزينه ها نيازمند صرف هزينه باشد .

در اين مقاله  با رويکردي سازماني و بومي و در حوزه ساماندهي و مديريت اسناد به مسئله کاهش هزينه و تقابل آن با پرداخت هزينه هاي حوزه آرشيو اسناد پرداخت شده است .

اساسا واقعيت مشهود در سازمانهاي کشور حاکي از آن است که بحث آرشيو اسناد يک اولويت مقطعي است . به اين معنا که هر گاه مديران سازمان براي پيشبرد اهداف خود و در مقطع زماني خاص با مشکلي مواجه شوند که رفع آن نيازمند دسترسي به اسناد باشد ، ايجاد آرشيو الکترونيک اسناد به عنوان يک اولويت اصلي در دستور کار سازمانها قرار خواهد گرفت .

با گذر از اين دوره ، آرشيو ديجيتال اسناد از اولويت خارج شده و مجددا براي دستيابي به مدارک مي بايست به انبوه قفسه ها در بخشهاي مختلف يک سازمان مراجعه کنيم .

صرف نظر از  هزينه هايي که يک سازمان در اثر فقدان سيستم مناسب مديريت اسناد ممکن است متحمل شود در اين فرصت قصد داريم صرفا به مبحث ROI يا بازگشت سرمايه بپردازيم . و اينکه مديريت اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال از اسناد و مدارک چطور ضمن بازگشت سرمايه پرداخت شده مي تواند براي سازمان در بلندمدت سود آور باشد .

طي مطالعاتي که موسسه Gartner صورت داده است  ، از جمله فعاليتهاي اين شرکت فعاليتهاي پژوهشي و تحقيقاتي است و در 85 کشور جهان داراي نمايندگي است و سهام آن در بازار بورس نيويورک معامله مي شود .

طي مطالعاتي که اين موسسه به عمل آورده است با ايجاد نسخ الکترونيکي از اسناد کاغذي ، کاهش هزينه ( Cost Reduction ) يکي از صدها نتايج مثبت براي يک سازمان خواهد بود .

از آنجا که بررسي هاي صورت گرفته بر مبناي هزينه و درآمدهاي ايالات متحده آمريکا صورت گرفته است در اين بخش سعي شده است ميزان صرفه جويي با موقعيت کنوني سازمانهاي متوسط ايران مطابقت داده شود : 

1- هزينه نگهداري :

هزينه نگهداري سالانه هر قفسه يا فايل (صرف نظر از قيمت خريد آن ) در حدود16,800,000ريال مي باشد .

50 متر فضاي اداري در شهر تهران ماهانه 60،000،000 ريال است :

بنابر اين اجاره هر متر در هر سال 50 ÷60،000،000 = 1،200،000 ريال

يک متر فضاي مفيد براي هر قفسه حداقل متراژي خواهد بود که به خود اختصاص مي دهد

در طول سال ( 12 ماه ) هزينه اجاره فضاي اشغال شده هر قفسه برابر خواهد بود با :

 12* 1،200،000 = 14،400،000ريال

اگر هزينه زونکن و ساير ملزومات ، نظافت ، نور و تهويه را براي هر متر مربع 200،000 ريال در نظر بگيريم .

در طول سال (12 ماه ) اين هزينه به 2،400،000 خواهد رسيد . 12*200،000

شرح هزينه

مبلغ (ريال)

واحد

تعداد

مبلغ کل (ريال)

ارزش اجاره هر متر مربع فضاي اداري

1,200,000

در هر ماه

12

14،400،000

هزينه ملزومات ، نظافت و نگهداري هر متر مربع

200،000

در هر ماه

12

2,400,000

جمع کل

16,800,000

2-هزينه نيروي انساني

طي بررسي هاي انجام شده موسسه گارتنر هر کارمند به طور متوسط 150 ساعت در هر سال را صرف يافتن سندهاي مورد نياز خود مي کند اگر اين آمار در ايران نيز صدق کند با در نظر گرفتن حداقل حقوق يک کارمند اداري سازمان (با درآمد سالانه180،000،000 ريال ) هزينه سالانه ساعاتي که صرف يافتن اسناد مي شود  13،050،000 ريال خواهد بود.

87،000   ريال  =  (  8 ساعت×260روزکاري) ÷ 180،000،000

87,000×150=13,050,000

                         

شرح هزينه

واحد

مبلغ (ريال) هر ساعت حقوق

تعداد 

جمع کل (ريال)

زمان صرف شده براي يافتن اسناد درسال

ساعت

87،000

150

13،050،000

در واقع هر کارمند يک ماه از سال را بدون بازدهي طي خواهد کرد .

با تعداد 50 کارمند به طور متوسط و 20 قفسه در تمام سازمان به هزينه ذيل مي رسيم :

رديف

شرح هزينه

تعداد

هزينه محاسبه شده براي هر مورد

هزينه کل (ريال)

1

نيروي انساني مرتبط با اسناد

20 نفر

130،050،000

261،000،000

2

نگهداري اسناد در فضاي اداري

20 قفسه

16،800،000

336،000،000

جمع کل

597،000،000

در اين ارقام هزينه هاي ذيل محاسبه نشده است :

1- هزينه بايگاني هر سند کاغذي: هر سند کاغذي براي بايگاني به طور ميانگين 6 دقيقه زمان به خود اختصاص مي دهد . و در هر روز کاري در يک سازمان متوسط حداقل 200 سند جديد بايگاني مي شوند .

6×200=1200 دقيقه در هر روز کاري

1200 دقيقه برابر است با 20 ساعت در هر روز

اگر هر نفر ساعت در بخش اداري8700 تومان محاسبه شود : 20×8700=174000 تومان

و چنانچه رقم فوق در 260 روزکاري هر سال ضرب شود به مبلغ45,240,000تومان خواهيم رسيد .

مي بينيم که علاوه بر هزينه اشاره شده براي دستيابي به اسناد در حدود 45 ميليون تومان نيز براي بايگاني يک سازمان در هر سال صرف خواهد شد .

2- هزينه خريد تجهيزات و ملزومات مصرفي بايگاني

3-هزينه خريد کاغذ

4- تاثيرات زيست محيطيجلوگيري از تکثير بي رويه مدارک کاغذي : براي توليد هر تن خمير کاغذ سه تن چوب جنگلي مورد استفاده قرار مي گيرد و بديهي است با استفاده از آرشيوهاي الکترونيک و عدم تکثير بي رويه اسناد روزانه چندين هزار اصله درخت باقي خواهند ماند .

5- هزينه هاي قابل توجه مفقود شدن اسناد يا آسيب هاي احتمالي از ديگر مواردي است که در اين بخش به آن اشاره نشده است

در مجموع با توجه به هزينه هاي نگهداري و بايگاني مي توان گفت به طور متوسط در هر سازمان با 50 نفر پرسنل و بايگاني شامل 20 قفسه ، (بدون در نظر گرفتن هزينه خريد قفسه ها و حتي کاغذ ) هزينه سالانه بالغ بر 100،000،000 تومان در سال خواهد بود . و چنانچه اين عدد در سالهاي فعاليت سازمان شود اعداد حاصله بسيار قابل تامل خواهد بود .

به عنوان مثال يک سازمان در يک دوره 10 ساله در حدود يک ميليارد تومان به خاطر نداشتن سيستم مديريت اسناد هزينه کرده است در حاليکه اين هزينه کماکان ادامه يافته و افزايش نيز خواهد داشت .

 علاوه بر تحليل فوق تحليل هاي بسيار وجود دارد که ضرورت ساماندهي اسناد را بيش از پيش نشان مي دهد در اين مقاله اما تمرکز بر بازگشت سرمايه صرف شده در خصوص مديريت اسناد است .

و اين مهم که چنانچه سازماني در تکاپوي کاهش هزينه هاي خود باشد نيز نمي تواند نسبت ضرورت سازماندهي اسناد و ايجاد آرشيو ديجيتال بي تفاوت باشد


Tagged DMS  EDMS  ROI  Gartner  Document  0 Comments